foto gemaakt in het Evoluon tijdens de expositie Next Future. Snel schakelen.
Inleiding
We moeten vergroenen. Op meerdere gebieden zoeken we naar
manieren om onze aarde minder schade te berokkenen. Dit gaat met heftige
confrontaties gepaard. Sommige bedrijfstakken blijven daarbij buiten schot,
terwijl zij een grote bijdrage leveren aan de vervuiling van het milieu. Een
daarvan is de IT-industrie en de digitalisering, die qua CO2-uitstoot een even
grote bijdrage leveren als de vliegtuigindustrie. We zijn van een economie die
op schaarste van gegevens was gebaseerd terechtgekomen in een overvloed aan
data, waarmee we geen weg meer weten. Overal zijn data te vinden, van
navigatiesystemen tot beveiligingscamera’s, van mediabedrijven tot
reclamezuilen, van privéchats tot chatboxen. Meta, het bedrijf van Facebook,
stelt zich tot doel om alle gegevens die een persoon ooit heeft gepubliceerd op
Facebook, eeuwig te bewaren. Filmstudio’s maken hun films tegenwoordig digitaal.
Door een toenemend gebrek aan opslagcapaciteit zijn er steeds meer verloren films. En ook
overheden doen hieraan mee, denk bijvoorbeeld aan de videotulen van
raadsvergaderingen die eeuwig moeten worden bewaard voor ons nageslacht.
We moeten ons bezinnen op de vraag wat we willen bewaren en
waarom, wie bewaart, waar en voor wie toegankelijk, hoe lang we dat willen
doen, in welke vorm en welk formaat, op welke media, met welke veiligheid
omgeven. Over de kosten van bewaring -en
dan met name de milieukosten- gaat dit artikel. Het is tijd voor bewustwording
over de rol van de informatieprofessional in de informatiemaatschappij, waarin
we nu leven.
Eerst wat definities
Wat is infonomics?
Slechts weinigen zien informatie die zij produceren en verwerken als het
belangrijkste bedrijfsmiddel waarmee je waarde kunt creëren, maar ook je
imago in één actie om zeep kunt helpen (dus: waarde kunt vernietigen). Als je
het bedrijfsmiddel informatie, via een weldoordacht ingerichte
informatiehuishouding hebt georganiseerd, kun je jezelf beter presenteren en
acteer je beter in de sterk concurrerende samenleving. Dit levert
concurrentievoordeel en/of waardering van de klant op. Door de gegevens slim te
organiseren bereiken we sneller onze klanten, geven we ze een stem in het
productieproces en vergemakkelijken we de beslissing van de klant om voor ons
product te kiezen. Het goed organiseren van informatie bezorgt de organisatie
én de klant tijdwinst, vermijdt irritaties en kan dus cruciaal zijn voor het
imago van de organisatie: kijk naar de recente problemen bij de
Belastingdienst. Mensen die ooit les van mij hebben gehad kennen infonomics
waarschijnlijk nog als information resources
management. In de jaren tachtig bedacht door Forest W. Horton jr. en
Cornelius F. Burk jr., die er twee boeken over schreven: InfoTrends
en InfoMap:
A Complete Guide to Discovering Corporate Information Resources: er is een
nieuwe en pakkende naam op geplakt.
Wat is datahygiëne?
Het proces van het actueel, geordend, accuraat en daardoor optimaal bruikbaar
houden van gegevens. Het ongeorganiseerd laten verouderen van opgeslagen
gegevens getuigt van slecht gegevensbeheer en leidt tot fouten, misverstanden
en irritaties. Fouten kunnen ontstaan bij een eerste invoer, bij een wijziging
tijdens het verwerken van records of bij het abusievelijk verwijderen van
records. Opschoning is een goede eerste stap in de richting van datahygiëne.
Voor een bedrijf dat een opschoning nodig heeft zijn er verschillende
belangrijke stappen die moeten worden uitgevoerd:
- 1.
Dubbele gegevens vinden en ontdubbelen;
- 2.
Verouderde en irrelevante gegevens verwijderen;
- 3.
Ongewenste gegevens filteren om fouten en duplicaten te voorkomen;
- 4.
Ontbrekende gegevens aanvullen door waarden in te voeren of door
records samen te voegen;
- 5.
Valideren van de gegevens en parameters voor de
gegevensverzameling om de kwaliteit te waarborgen.
Wat is CO2? Koolstofdioxide is een gas dat van nature in
de atmosfeer aanwezig is. Door de verbranding van fossiele brandstoffen is de
hoeveelheid CO2 in de atmosfeer in de laatste 150 jaar extreem toegenomen. De toename van dit voornaamste broeikasgas
verandert het klimaat van de aarde. Reden genoeg dus om onze CO2-uitstoot flink
omlaag te brengen. 1 ton CO2 uitstoten doe je bijvoorbeeld wanneer je 319 liter
diesel verbrandt of 500 dagen en nachten ademhaalt. Het ziet eruit als een
luchtballon van 200 kubieke meter.
Green IT
staat voor Green Information Technology. Het wordt ook wel Green Computing,
Green ICT of ICT sustainability (= duurzaamheid) genoemd. Green IT is een
verzamelnaam voor alle vormen van ecologisch verantwoord werken binnen de
informatietechnologie. Het doel van Green IT is om de negatieve impact van
ICT-oplossingen op het milieu te beperken. Deze gevolgen worden immers vaak
onderschat. De informatie zit immers in de cloud? En het gebruik van Google is
gratis, je krijgt er zelfs 15BG aan ruimte bij!
Is een elektrische fiets duurzaam?
Iedereen is het er wel over eens dat de
fiets een van de meest duurzame vormen van transport is. Als we meer fietsen
vermindert dit het verbruik van fossiele brandstoffen en vervuiling, bespaart het
ruimte en verbetert de volksgezondheid. De fiets heeft een positief imago, en
de elektrische fiets deelt in dat imago. In vergelijking tot de auto wordt de
fiets dan ook als duurzaam beschouwd.
Zo begint een zeer lezenswaardig artikel
van Kris De Decker over de elektrische fiets. Hij noemt ook een aantal nadelen
in het productieproces. Zo zijn de accu’s weinig inwisselbaar, zelfs zodanig
dat bij een kapotte accu in sommige gevallen geen nieuwe geleverd kan worden,
omdat het model al niet meer bestaat. Voor een lange levensduur moeten sommige
onderdelen van een fiets af en toe worden vervangen. Dit zijn typisch kleinere
onderdelen zoals versnellingen, kettingen en remmen. Tot een paar decennia
geleden was standaardisatie, dus vervangbaarheid van onderdelen een kenmerk van
de fietsfabricage. Dit maakte onderhoud en reparatie makkelijk: iedere
fietsenmaker kon elke fiets repareren en zelf had je een reparatiedoosje voor
de meest eenvoudige reparaties onderweg. De opkomst van merkgebonden onderdelen
maakt het echter steeds moeilijker om een fiets te onderhouden. Naarmate het
aantal niet gestandaardiseerde
onderdelen toeneemt, wordt het voor de fietsenmaker onmogelijk om een
complete voorraad reserveonderdelen te hebben. Zie ook de inspanningen van
de Europese Commissie om artikelen repareerbaar te maken.
Het is dus niet zo dat een elektrische
fiets per definitie duurzaam is. Voor duurzaamheid gelden veel meer
aspecten, maar vooral de context waarin een object waaraan wij
duurzaamheidsaspecten willen toekennen, wordt toegepast.
Is de toepassing van digitale informatie duurzaam?
Zo kan een website CO2-uitstoten, maar
tegelijkertijd heel veel CO2-vervuiling besparen als we kijken welke reisbewegingen
ermee worden voorkomen. Wanneer iemand vanuit Sint-Annaland naar het Nationaal
Archief in Den Haag moet reizen om daar een bepaald archiefstuk in te zien,
stoot hij of zij uiteraard CO2 per kilometer uit, afhankelijk van het
vervoermiddel. Op zo een moment is het raadplegen van de website waarschijnlijk
milieuvriendelijker.
We moeten onszelf dus steeds de vraag
stellen of we voor een bepaalde activiteit de beste middelen inzetten. Dit
betekent dat we die middelen moeten optimaliseren om het gebruik ervan zo
duurzaam mogelijk te laten zijn. Met andere woorden: alle onderdelen die we
gebruiken dienen op zich duurzaam te zijn.
We produceren steeds meer digitale
informatie en maken analoge informatie digitaal, dus algemeen beschikbaar en
bruikbaar. Digitale informatie kost energie, water en levert vervuiling op door
de grondstoffen die we gebruiken voor servers, gebouwen, verbindingen voor het
oproepen van, zoeken naar, downloaden en gebruiken van informatie. We kunnen
weinig anders dan de digitale samenleving verder uitbouwen, maar dan wel
gebaseerd op de behoeften van onze klanten. Die kennen we nog niet goed: de generatie Z
werkt en denkt anders dan de generaties daarvóór en is van de wieg af gewend om
met disruptie en digitale informatie om te gaan.
Gerry McGovern schreef hierover in World Wide Waste het volgende: Digitaal is fysiek. Digitaal
is niet groen. Digitaal put de aarde uit. Elke keer dat ik een e-mail download draag
ik bij aan de globale opwarming. Iedere keer dat ik tweet, een zoekactie
uitvoer, een webpagina zoek, zorg ik voor vervuiling. Datacentra bevinden zich
niet in de cloud. Ze staan op land in enorme fysieke gebouwen vol computers die
hongeren naar energie. Het lijkt onzichtbaar. Het lijkt goedkoop en gratis. Dat
is het niet. Digitaal gaat ten koste van de aarde.
Hoe maken we digitale informatie duurzaam
We moeten wel aan de slag om ICT groener
te maken, minder vervuilend. We produceren steeds meer digitale informatie en
maken analoge informatie digitaal, dus algemeen beschikbaar en bruikbaar, maar
wel digitaal.
De voordelen van digitalisering zijn
legio. IT-systemen kunnen gebruikt worden om productdesign te verbeteren,
transport te verminderen, om mensen beter te informeren. Met IT kunnen we de
klimaatregeling in huis verbeteren door apparaten pas in te schakelen als we ze
nodig hebben. We kunnen van op afstand de verlichting en verwarming regelen in
ruimten. We kunnen productieprocessen bewaken, zelfs vanuit satellieten. Maar
het kan groener, het kan slimmer.
Groener en slimmer noemden we vroeger
zuinig, er was zelfs een spreekwoordelijk gezegde voor: zuinigheid met vlijt
bouwt huizen als kastelen. Bij IT zijn dat die kastelen de computercentra, wat
we ook wel ‘de Cloud’ noemen, want een datacenter is de meest efficiënte manier
van dataopslag. Het is de enorme hoeveelheid gegevens die we opslaan en
dagelijks gebruiken die tot deze datacenters hebben geleid. Het is bewaarzucht
en de wil tot beschikbaarstelling die ertoe leidt dat de informatieberg steeds
hoger wordt. Hoe kunnen we dan toch onze ICT vergroenen en meteen het
laaghangende fruit incasseren?
Bedrijven die zich met Green IT bezighouden
ontwikkelen of kopen hardware die zo weinig mogelijk schadelijke
(chemische) stoffen bevat en die (deels) hergebruikt, biologisch afgebroken of
gerecycleerd kan worden. Ook wordt er binnen de Groene ICT gestreefd naar
langdurig gebruik van dezelfde hardware en een zo laag mogelijk
energieverbruik. Er wordt gezocht naar nieuwe mogelijkheden om informatie op te
slaan, in tape- en glasplatenbibliotheken en in DNA-structuren. Onlangs hebben
we hiernaar nog een studie gedaan in opdracht van KIA, de resultaten kunt u
lezen in een blogserie.
Maar ook software kan aan vergroening
bijdragen: minder zware softwarepakketten besparen op energieverbruik. We kunnen
onze vervuiling compenseren: de zoekmachine Ecosia probeert de CO2-uitstoot van de
servers in haar datacenters te neutraliseren door per aantal zoekopdrachten een
boom te planten.
Goede voorbeelden van vergroening (en
andere tips die lager grondstoffenverbruik mogelijk maken) geeft Low
Tech Magazine, de website van
Kris de Decker in Barcelona. Kris stelt dat het laden van een webpagina
gemiddeld drie keer meer dataverkeer vraagt dan in 2010, dit komt door hogere
resoluties en verfraaiingen. Samen met websdesigner Marie Otsuka en kunstenaar
Roel Oskam Abbing heeft hij een website gemaakt die drie keer minder energie
vraagt dan de gemiddelde webpagina van 2018. Hij gebruikt al jarenlang dezelfde
computer en legt in een van zijn blogs (waarom ik geen nieuwe laptops meer koop) uit waarom hij dit doet. De website kan 1500
bezoekers per uur aan, werkt op zonne-energie, waardoor het gebeurt dat bij
veel raadplegingen en bij slecht weer de site dus off-line kan zijn. Hoe je zo
een website bouwt is op de site zelf te lezen; we gaan er nu niet verder op
in.
Green IT en de invloedsfeer van de informatieprofessional
Eerst moeten we eens kijken waar de
kosten van onze ICT-activiteiten zich bevinden. We hebben de hardware:
gebouwen, apparatuur en verbindingen. Dan is er de software met de
onderhoudslicenties. Er is het personeel dat alle systemen en databestanden
laat werken. Dan zijn er de databestanden zelf en deze groeien enorm de laatste
jaren. Als laatste zijn er energie- en watergebruik. Dit zijn grofweg enkele
categorieën waar we mee te maken hebben.
Waar hebben we invloed op als
informatieprofessional? Als eerste op de data- of gegevensbestanden. We zullen
de databestanden in ons selectiebeleid moeten betrekken. Wanneer we gaan kijken
naar de informatie die ICT beheert, zullen we zien dat alles bewaard wordt in
optimale staat tot een gebruiker aangeeft dat iets weg kan: een signaal dat
doorgaans niet wordt gegeven. We zullen eerst een beeld moeten krijgen van wat
er is voordat we kunnen beslissen wat we willen bewaren, in welke vorm en onder
welke condities. Diverse wetten geven richtlijnen over bewaartermijnen van
gegevens; die zullen we moeten respecteren en toepassen. We kunnen analyseren
hoe onze informatie wordt gebruikt. Welke zoekacties voeren onze klanten uit en
met welk succes, welke zoektijden zijn daarbij gerealiseerd?
Als we de informatiehuishouding in
beeld hebben maken we een groen recordsmanagementplan. Per collectie maken we
een afweging in welke vorm en onder welke voorwaarden we deze willen bewaren en
voor hoe lang. Niet alles hoeft digitaal
te zijn; er kunnen ook delen uit een bestand digitaal worden gemaakt, afhankelijk
van het verwachte gebruik. We kunnen er ook aan werken om collecties beter
doorzoekbaar te maken: dit brengt het surfgedrag terug met bijbehorende
zoektijden en kosten
Dit zul je moeten inventariseren. De
uitkomst van de inventarisatie zou zijn hoeveel dubbelen zich bevinden in de
dataverzamelingen, de ouderdom en de omvang van bestanden, met welke software
de bestanden zijn gemaakt, in welke formaten ze zijn opgeslagen en of de
bestanden nog de moeite waard zijn om te bewaren.
Weten we wat er is, dan kunnen we een
doel stellen om tot besparingen te komen. Bij een woningcorporatie bleek dat
1,5 TB aan gegevens aanwezig was op de afdelingsschijven. Wat we daarbij in
beeld brachten was hoeveel CO2-uitstoot dit betekende: de compensatie per
terabyte kan vergeleken worden met de aanplant van 100 jonge boompjes. Elk jaar
opnieuw! Daarna zijn we met de medewerkers aan de slag gegaan om de data op te
schonen. Dit betekende dat we binnen enkele maanden 65% van de data konden
opruimen, een besparing van enkele miljoenen documenten die onnodig werden
bewaard.
Communiceer en maak vrienden: doe het samen
Je zult dit
niet alleen kunnen. Het is nodig om je plannen bekend te maken bij alle
belanghebbenden. Bewustwording is daarbij het sleutelwoord: de meeste mensen
beseffen niet hoeveel energie het versturen van een bericht kost. Opruimen
wordt de boodschap: documenten daar brengen waar ze nodig zijn en delen waar
dit mogelijk is. Het management kun je blij maken met
duurzaamheidsdoelstellingen en door besparingen aan te geven, niet alleen in bespaarde
Terabytes, maar ook in zoektijden. Collega’s worden blij als ze weten welke
collecties zij beheren en welke niet (meer), wanneer zij hun informatie sneller
kunnen terugvinden. De afdeling Communicatie kan een rol spelen in het vertalen
van je boodschap in een taal die iedereen begrijpt, ontdaan van vakjargon. Zij
kunnen zich bewuster worden van de kosten van het gebruik van de website, het
afbeeldingengebruik, de manier van communiceren. De afdeling ICT ten slotte moet
echt je vriend zijn in dit traject: je hebt elkaar hard nodig want hoe minder
data er te beheren is, des te beter er overwegende keuzes kunnen worden gemaakt
om het IT-gebruik beter in te richten. Dat je, door nieuwe methoden en
technieken tot te passen ook nog eens efficiënter gaat werken is mooi: Nederland
heeft van de top 10-landen met de hoogste productiviteit de zwakste
productiviteitsgroei gehad in de periode 2009-2022.
Maak het praktisch
Belangrijk
is: duidelijkheid over wat je gaat doen. Als je afspraken hebt gemaakt, kom ze
dan ook na. Voer een stringent bewaar- en vernietigingsbeleid in, waarin buiten
de gemaakte afspraken niets wordt bewaard of weggegooid. Het vernietigen en
verplaatsen van je data moet onderdeel worden van je plannings- en
kwaliteitscyclus. Begin met kleine stappen, maar zet stug door en wees tevreden
met elke mijlpaal. Stel ook prioriteiten: moet alle informatie met dezelfde
zorg worden omgeven, of mag je voor bepaalde bestanden minder strenge
preserveringseisen stellen? Een voorbeeld is het uitvoeren van checksums op
bestanden. Dit kost veel computercapaciteit, en dus energie. Met welke
frequentie worden de checksums uitgevoerd? Zou een lagere frequentie ook
voldoen? Bereken je winst, deel de resultaten ruimhartig met alle betrokkenen;
elke Terabyte die je niet hoeft te beheren scheelt je kosten. Maak zichtbaar
wat je hebt gedaan in sprekende voorbeelden. Zoals Delpher heeft onderzocht: de totale impact in 2021 was 53 ton
aan CO2-equivalenten. Dat zegt niet zoveel, maar is gelijk aan de opname van
2.650 bomen gedurende een jaar. Of 53 luchtballonnen van 200m3 gevuld met CO2.
Te verwachten resultaten
Welke
resultaten mogen we nu verwachten van onze inspanningen om de omvang van
gegevens terug te dringen en het gebruik te verminderen? De resultaten liggen
op meerdere terreinen. Niet alleen krijgen we een betere energie-afficiency,
maar we gaan ook minder schadelijke materialen gebruiken. Er zal meer aandacht
komen voor recycling, reparatie en hergebruik. De duurzaamheid van de
organisatie neemt toe, evenals het bewustzijn in de organisatie. Er komt een
gedragsverandering op gang in de omgang met data en digitale erfgoedcollecties.
Samenvattend
We hebben
onze tips voor je samengevat:
·
Maak een gedegen digitaliseringsplan. Heroverweeg je
selectiecriteria en zorg ervoor dat je
afscheid neemt van alles wat niet tot je collectie behoort, inclusief ROT-data
(redundant, obsolete en trivial, oftewel: dubbel, overbodig en onbekend). Dit
betekent dat we wederom de missie-visie-doelstellingen van de organisatie
overwegen. Past een collectie daarin? Bespreek dit plan uitvoerig met alle
betrokkenen zodat geen overwegingen worden vergeten.
·
Kijk kritisch welke bestanden de moeite waard zijn om te
digitaliseren. We kennen een organisatie die het digitaliseren van collecties
laat afhangen van een risicoanalyse en daarmee goede resultaten behaalt. Zijn
bestanden digitaal gemaakt, dan is er minder risico en verkrijgt de collectie
een lagere urgentie in het calamiteitenplan. Ook worden bij organisaties keuzes
gemaakt over de uitvoering van checksumcontroles. De baseline hierbij is: ga
niet uit van one size fits all, maar bezie collecties op hun eigen merites, en
wellicht zelfs deelcollecties. Vaak kan met de publicatie van de inventaris of
index al een goede start worden gemaakt en kan scanning op aanvraag de volgende
stap zijn. Analyseer de vragen van je klanten: waar is belangstelling voor?
Welke belangrijke gebeurtenissen, herdenkingen of festiviteiten liggen in het
verschiet?
·
Neem bij aanschaf van software en/of hardware altijd green IT mee
in je overwegingen.
·
Maak van klimaatbewustzijn een businesscase die aantoont wat jouw
aanpak aan besparingen oplevert.
·
Houd de (inter)nationale ontwikkelingen in de gaten via de
Preservation Watch op het Kennisnetwerk
Informatie en Archief (KIA). Blijf lezen over je vakgebied, verrijk
je kennis, onder andere via het Netwerk Digitaal Erfgoed
en Digitaal Erfgoed Nederland.
·
Volg de normen die (inter)nationaal gelden voor opslagformaten,
software e.d. Deze worden ook op nationaal niveau vertaald en beschikbaar
gesteld in opleidingen. Afwijking van een norm brengt verhoogde kosten met zich
mee.
Het
is een begin. Dat kan voorzichtig zijn, maar naar mate je er meer mee aan de
slag gaat, zal het beter en gemakkelijker gaan. Alle begin is moeilijk, maar
beginnen met omdenken
helpt je al voorzichtig op stap. Het begin van een mooie reis.
