Records management- de norm nen-iso 15489 uitgelegd

Eén norm voor archiveren die overal ter wereld wordt gebruikt? Het lijkt een droom, maar het is werkelijkheid. De kwaliteitsnorm voor informatie- en archiefmanagement werd gepubliceerd in 2001 en heet NEN-ISO 15489. De norm werd ontwikkeld om de beste werkmethoden op het gebied van recordsmanagement vast te leggen. In deze bijdrage kijken we welke inhoud deze norm heeft en welke consequenties deze kan hebben voor het werkgebied van de informatiebeheerder.

Laten we beginnen met het begrip record nader te beschouwen. In Angelsaksische landen wordt onderscheid gemaakt tussen documenten, records en archives. Naar Nederlandse begrippen staan records gelijk aan archiefbescheiden en wordt recordsmanagement vertaald met documentaire informatievoorziening, al zou het beter zijn hiervoor het begrip informatiebeheer in te voeren.

De term record is op zich een hele mooie benaming voor iets wat is “recorded” oftewel vastgelegd en wat later moet dienen voor bewijs of verantwoording. Dus alles wat moet dienen tot bewijs leggen we vast in records, ongeacht de vorm. Het kan dat je bewijs moet leveren door een brief, een mail, een opname van een bewakingscamera, een foto die op een onbewaakt moment is genomen, een contract.

Er zijn records en non-records. Dit onderscheid is van groot belang. Onder de laatste categorie worden verstaan de documentatie (voorbeelden die in de organisatie gebruikt worden, blanco formulieren die op voorraad worden gehouden), dubbelen, kopieën, kladstukken, afschriften en concepten van documenten die geen “officieel” karakter hebben, maar die tijdelijk worden bewaard op werkniveau. Natuurlijk kunnen deze documenten ook de status van record krijgen, wanneer zij het enige zijn aan de hand waarvan bewijs kan worden geleverd: beter half bewijs dan geen bewijs. Dat maakt ons werk ook zo mooi: waar een origineel, officieel tot record verklaard gegeven ontbreekt, moeten we zorgen voor vervangend bewijs. Non-records mogen worden vernietigd indien daaraan geen belang meer wordt gehecht én er een record aanwezig is. Zodra bepaald is dat van de stukken een bewaarde versie aanwezig is in een beheerde omgeving, kunnen overtollige

exemplaren worden verwijderd.

Records zijn de informatieobjecten die omwille van bewijs in de organisatie worden bewaard. Taak van de informatiebeheerder is om deze stukken te beheren en ze in een zo vroeg mogelijk stadium te scheiden van non-records. Het beheer dient te geschieden op een zo doelgericht en efficiënt mogelijke manier: de zoektocht naar records mag zo weinig mogelijk tijd kosten. Records moeten een zo beperkt mogelijke ruimte in beslag

nemen en het beheer hoort een beperkte werkinspanning op te leveren. Daarom dienen bewijsstukken direct wanneer dit mogelijk of noodzakelijk is, te worden vernietigd. Aldus worden de kosten van het beheer nu en in de toekomst tot het minimum beperkt en worden ook belangen van derden - uit oogpunt van privacy bijvoorbeeld - gewaarborgd.

Wanneer we weten welke kosten gepaard gaan met geautomatiseerde en handmatig bijgehouden systemen, dan zien we al snel de noodzaak van een effectief en zo economisch mogelijk informatiebeheer. De kosten worden doorgaans onderschat!

Records blijven dus bewaard tot het moment dat zij niet meer nodig zijn voor de administratieve verslaglegging en de recht- en bewijsvoering. Bepaalde records hebben ook historisch belang. Zij worden uiteindelijk opgenomen in het archief oftewel de archiefbewaarplaats en zijn dan in principe openbaar, tenzij beperkende bepalingen zijn gesteld.

De standaard NEN-ISO 15489 is mede bedoeld om het informatiebeheer te brengen binnen het raamwerk van het kwaliteitsmanagement, de ISO-standaarden 9001, 9002 en 14001. De standaard vormt een algemeen kader voor het informatie- en archiefmanagement in de organisatie. Het is een norm die de totale informatiehuishouding van een organisatie omvat, en dus gaat over alle systemen waarin gegevens worden beheerd die dienen voor bewijs en verantwoording. Het begrip systeem dient hierbij breed te worden opgevat: er zijn zowel papieren als digitale informatiedragers die als bewijs dienen. De nadruk ligt de laatste jaren op het volledig digitaal maken van het informatiecircuit, van de communicatie binnen de organisatie zowel als de communicatie met andere organisaties. Om te kunnen onderscheiden of een systeem inderdaad voldoet aan de

vereisten om betrouwbare gegevens te kunnen leveren, zijn raamwerken opgesteld waaraan de systemen kunnen worden getoetst. Een heel belangrijk toetsingskader is afkomstig van de Amerikaanse overheid: de DoD 5015-2 standaard. In Nederland is ook een standaard ontwikkeld om software te toetsen, dit is de NEN 2082-norm.

Volgens de NEN 2082 moeten alle organisaties nagaan welke regels het nodig maken om hun activiteiten te documenteren. Voor Nederlandstalige bedrijven is dit bijvoorbeeld de belastingwetgeving. Er zijn daarnaast vele wetten en besluiten die voorschrijven dat dossiers worden aangelegd: zo dient een ondernemer een personeelsadministratie bij te houden, met kopieën van identiteitsbewijzen van de werknemers. Bedrijven dienen in sommige gevallen een milieulogboek bij te houden, of een veiligheidsdossier. Contracten dienen bewaard te worden om te bewijzen wat is afgesproken, gedurende de looptijd en ook nog een periode daarna. Zo zijn er tal van regels die leiden tot archiefvorming: indien deze regels worden overtreden, kan dit tot boetes leiden. Een organisatie dient volgens de norm adequaat bewijs te leveren dat zij in overeenstemming met wet- en regelgeving functioneert bij het vastleggen van haar activiteiten.

Wanneer een organisatie de internationale standaard wil volgen dient zij beleid te ontwikkelen met procedures en praktische richtlijnen voor het recordsmanagement, om er zo voor te zorgen dat steeds bewijs kan worden geleverd van alle activiteiten die worden uitgevoerd. Dit beleid dient door het hoogste managementniveau binnen de organisatie te worden ondersteund en in de hele organisatie bekend te worden gemaakt; iedereen

dient ernaar te handelen. Ditzelfde geldt eigenlijk voor de verantwoordelijkheden op het gebied van informatiebeheer. Deze dienen te worden vastgelegd, zodat duidelijk is wie verantwoordelijk is voor bepaalde activiteiten. Een voorbeeld:

- De proceseigenaren zijn verantwoordelijk voor het goed documenteren van de door hun uitgevoerde activiteiten. Zij moeten daarin worden getraind en bijgestaan, want het is een nieuwe activiteit die zij moeten leren. Er zullen bijvoorbeeld afspraken moeten worden gemaakt hoe documenten een naam wordt gegeven, op welk moment een document ‘rijp’ is om te dienen als bewijsstuk, hoe het moet worden vastgelegd zodat het terug te vinden is en hoe documenten aan elkaar gerelateerd moeten worden.
- De informatiebeheerder is verantwoordelijk voor alle aspecten van het recordsmanagement, zoals het ontwerp, de invoering en het onderhoud van de recordsystemen en de activiteiten die met het recordsmanagement samenhangen.
- ICT is ervoor verantwoordelijk dat de infrastructuur op orde is en dat gegevens op elk moment kunnen worden teruggevonden als bewijs.

- Het management ziet er op toe dat dit alles goed gebeurt, volgens het beleid dat op het hoogste niveau in de organisatie is vastgesteld.

Dit betekent eigenlijk dat de hele organisatie, van hoog tot laag, in informatiebeheer getraind moet worden. En dat dient te gebeuren door de informatiebeheerder, die immers weet hoe informatie toegankelijk is gemaakt, waar deze te vinden is en wanneer deze is of wordt vernietigd. Zo zijn nieuwe competenties vereist waar dit eerst niet nodig bleek en verandert het vakgebied van het informatiebeheer in positieve zin.

Een normenkader voor digitaal archiefbeheer

Er zijn voor het digitaal archiefbeheer verschillende normen beschikbaar. De toepassing van deze (particuliere) normen is niet wettelijk verplicht. De normen geven echter wel een handig en uitgewerkt kader voor eisen die in de Archiefwet alleen op globaal niveau zijn beschreven.
Ze zijn te vinden op de site van de Erfgoedinspectie. Volg de link. Ook het Nationaal Archief levert veel informatie over records management.

Trends voor informatiemanagement

Onlangs vroeg men mij om een verhaal te houden over trends op het gebied van de informatievoorziening. Afgezien van de vraag of de toekomst wel te voorspellen is (lees hierover The Black Swan van Nassim Nicholas Taleb, wat eigenlijk een oproep is om voorspellers te negeren, want de toekomst wordt steeds doorkruist door onverwachte wereldschokkende gebeurtenissen, echt een aanrader) heb ik toch enkele trends op een rij gezet die macro-economisch volgens mij de komende tien jaar sterk gaan bepalen. Het zijn open deuren, maar toch: wie weet inspireren ze u tot een andere kijk op zaken.

Trend 1. De komende jaren minder mensen en anders werkende, denkende mensen. Er komt een grote uittocht van ouderen die het arbeidsproces verlaten. In 2020 zijn er nog maar drie van de tien huidige ambtelijke medewerkers over. Er komen op dat moment ook beduidend minder mensen op de arbeidsmarkt. Dit gat moet worden opgevuld door te automatiseren, waardoor routinetaken komen te vervallen enhierdoor ook het overblijvende werk aantrekkelijker wordt.
Tegelijkertijd is er onder invloed van de economische malaise een werkloosheidsprobleem. In Spanje is nu al één op de vier mensen zonder werk, in Nederland nemen 3,6 miljoen mensen geen deel aan het arbeidsproces. De reden werd onlangs in Trouw aangegeven (1 mei, pag. 17): 1.052.000 volgt een opleiding, 649.000 zijn arbeidsongeschikt, 445.000 is met vervroegd pensioen, 419.000 is werkloos, 398.000 wil wel werk, maar zoekt niet of is niet beschikbaar (?), 326.000 zorgt voor het gezin en 313.000 heeft een andere reden. Dus algemene trend: minder mensen in het arbeidsproces betekent harder werken voor wie achterblijven, of automatiseren.

Trend 2. Small is beautiful. De laatste jaren heeft Nederland ongekende schaalvergrotingen gekend. Ziekenhuizen, scholen, overheidsorganisaties werden geclusterd en gemaakt tot fabrieken waarin de menselijke maat vaak verdween. Schaalvergroting levert geld op, is de leidende gedachte. De vaste kosten kunnen worden omgeslagen over meer geproduceerde eenheden, specialisatie wordt mogelijk. Dit geldt totdat een bepaald optimum is bereikt, daarna kost het alleen maar geld.
Dit is niet het enige nadeel. De organisatie komt verder af te staan van de klant (om wie het toch allemaal begonnen is), en doordat de span of control beperkt is, zullen er managmenttussenlagen moeten worden ingevoerd, die duur zijn en leiden tot een groter informatieverlies in de top, omdat informatie nu eenmaal door elke laag die het passeert, gekleurd wordt.
Schumacher houdt een pleidooi voor kleinschalige productie, waarin mensen weer zichtbaar worden in plaats van dat het anonieme arbeidskrachten zijn. De kunst is dus het optimum te zoeken en te bereiken en verder te werken aan het verminderen van wat Amerikanen de "red tape" noemen, de administratieve lastendruk; op Curacao hoorde ik een organisatie die "van red tape naar red carpet" ging, een mooi idee. Wat we dus krijgen de komende tien jaar is down sizing en down scaling: grotere organisaties moeten worden opgesplitst in meerdere kleinere: een ontwikkeling die jaren geleden werd voorspeld door de econoom Claudio Ciborra in zijn Teams, Markets, Systems. Waar dit niet wenselijk is zal een verdergaande decentralisatie in de organisatie worden doorgevoerd.

Trend 3: Information Governance. Maatschappelijke ontwikkelingen en governancevereisten (eenvoudig te vertalen als: beginselen van behoorlijk bestuur) stellen een toenemende vraag naar een kader voor information governance binnen bedrijven en organisaties. Over Information Governance publiceerden wij eerder twee onderzoeken in trendrapportages, de DIV-Monitor. Het onderzoek vond plaats onder gemeenten. Uitkomsten hiervan waren:
- het governancebegrip leeft nog weinig in gemeenten (dit terwijl er door de centrale overheid toch behoorlijk in wordt geinvesteerd,
- 42% van de respondenten vindt de bedrijfskritische informatie goed toegankelijk (dus: 58% niet);
- 40% meent dat de bedrijfskritische informatie onvoldoende wordt beschermd;
- 30% meent dat de kosten van informatie onvoldoende worden beheerst;
- 71% haalt onvoldoende waarde uit de eigen informatiebronnen van de informatie;
- 83% geeft aan de eigen informatiebronnen onvoldoende te gebruiken binnen de organisatie;
- 85% is ontevreden over het delen van informatie met partners buiten de organisatie.

Trend 4: Er komt een nieuwe generatie op die van kinds af aan vertrouwd is met de computer, die geen omslag van papier naar digitaal meer hoeft te maken omdat de digitale wereld voor hen de realiteit is. Adviseurs slaken om het hardst kreten om op te vallen in de markt met het nieuwe werken, het andere werken, het betere werken, het slimmere werken, het doordachte werken.... of het nodig is? We steken veel tijd in het opleiden van mensen, maar ook zijn we bezig met het opjutten, opjagen van mensen in een nieuw digitaal keurslijf. Stel nu toch eens dat u dit tempo wat vertraagt, dan lossen problemen zich grotendeels vanzelf op. We ontkomen niet aan dit marketingjargon, maar probeer te relativeren en laat u het hoofd niet op hol brengen: neem ook in deze ontwikkelingen de menselijke maat.
Het nieuwe werken is wel degelijk een trend en zou waar dan ook in de organsiatie zeker onder de aandacht gebracht moeten worden. Professor Volberda (Erasmus Universiteit) geeft voor het nieuwe Samenwerken de volgende definitie: het samenspel tussen het ontwikkelen van nieuwe managementvaardigheden (dynamisch managen), het hanteren van innovatieve principes (flexibel organiseren) en het realiseren van hoogwaardige arbeidsvormen (slimmer werken) om het concurrentievermogen en de productiviteit te verbeteren.
Of de huidige ingevoerde nieuwe-werkenprincipes zoveel efficiënter zijn- ik waag het te betwijfelen. Alle medewerkers in de organisatie worden generalist gemaakt in administratieve taken. Dat betekent dat zij niet meer ondersteund worden door mensen die zich kunnen specialiseren in deze taken, die doorgaans afwijken van de taken waarvoor iemand is aangenomen. Veel tijd gaat verloren aan het zelf opzoeken van informatie, het zelf uitvoeren van administratieve handelingen, tot wel 2 uur per dag (blijkt uit eigen onderzoek in tientallen organisaties). Centraal zou de vraag moeten staan: hoe verbeteren we de productiviteit en waar ligt ook hier het optimum op de schaal tussen zelf de administratieve taken uitvoeren of hiervoor specialisten aan te stellen.

Trend 5: Platforms as a service, SAAS: Bring your own device: mensen willen werken met de hulpmiddelen waarmee ze vertrouwd zijn. BYOD begint al in te burgeren op beperkte schaal. Hierin zit een probleem voor de toekomst: BYOD betekent: Manage (and control, beheer) Your Own Information! Wanneer medewerkers informatie gaan delen via G-docs, Dropbox, Windows LiveSpace, PBworks en andere pakketten, is die informatie -door de organisatie althans- niet meer controleerbaar en kan deze niet dienen ter verantwoording en bewijs; hiervoor zullen dus nieuwe oplossingen moeten worden bedacht.

Trend 6: interoperabiliteit, standaardisatie. Hierover is onlangs een dik boek uitgebracht (ook verkrijgbaar als pdf), kort samengevat: waar geautomatiseerd wordt, neemt het belang van standaarden toe; zonder standaarden is uitwisseling van informatie niet mogelijk. Wat ons brengt tot de volgende trend:

Trend 7: metadata horen tussen organisaties bruikbaar te zijn en moeten daarom om een informatie-object heen worden gelegd. Metadata zijn gegevens over gegevens. Ze geven de kenmerken van documenten weer, waardoor deze zijn terug te vinden, alleen of in samenhang. Documenten vormen in organisaties vaak de basis van het handelen, de metadata beschrijven de elementen van deze documenten, zodat ze koppelbaar zijn - aan elkaar en aan systemen.
Deze metadata horen aan het document zelf gekoppeld te worden in, wat we noemen, een wrapper. Spreken we over archiefdocumenten, dan is de plaats van een archiefdocument in een mappenstructuur (= het pad) het belangrijkste metagegeven van het document. Archief is immers procesgebonden informatie.

Trend 8: beter informatie organiseren in plaats van meer servers bij te plaatsen. Ik was deze maand in een organisatie waar de afdeling ICT weer een verzoek kreeg tot serveruitbreiding. Nee, zei het hoofd ICT, ga eerst maar schonen. En als je dat hebt gedaan, kom dan maar terug. De afdeling in kwestie schoonde met behulp van informatiebeheerders de documenten op en kwam niet meer terug, ze konden nog jaren vooruit met de opgeschoonde ruimte! Er staat zo veel redundant materiaal op de servers waarop de informatie is opgeslagen... Informatiebeheerders hebben tot nu toe nauwelijks dienstverlening ontwikkeld om de digitale informatiehuishouding te beheersen.
Om een voorbeeld te geven: papieren archieven worden in bewaring gegeven tegen een strekkende meterprijs die ligt tussen de 250 en 350 euro per jaar. Een meter papieren archief geschoond betekent dus een duidelijk aanwijsbare structurele winst. Dit geldt ook voor digitale archieven. Een Terabyteschijf aan informatie koop je tegen een laag bedrag, maar dan zijn de kosten van onderhoud en beheer nog niet gerekend. Reken maar, die tellen ook door!

Trend 9: Daarbij doet zich ook de vraag voor die ik de "licentiekwestie" noem. De licentiekwestie is een centenkwestie. Tot nu toe was er vaak een "alles of niets"-idee over welke functies in de organisatie welke software tot hun beschikking kregen en dat is verkeerd in mijn ogen: iemand hoort geen hulpmiddelen te krijgen die hij of zij niet gebruikt. Elke licentie kost geld maar dat niet alleen: hoe minder je een bepaald pakket gebruikt, des te moeilijker zal dit gebruik worden.
Ik denk dan ook dat de komende jaren organisaties gaan nadenken wie welke software voor welke toepassingen nodig heeft en hun licentiebeleid daarop gaan afstemmen. Minder licenties betekent minder kosten, minder beheer. Een licentie kost immers niet alleen aanschafkosten, maar ook onderhoud, dit bedraagt in de meest gunstige gevallen 15%. Dus hoe minder licenties, des te minder kosten.
Dan blijft de vraag wat organisaties gaan doen met Office-vergelijkbare pakketten, zoals Office zelf is, GoogleDocs en er nog andere oplossingen zijn. In zichzelf hebben deze pakketten mogelijkheden om samen te werken, om taken toe te wijzen, termijnen in de gaten te houden, om documenten in een gemeenschappelijke structuur op te slaan. Als dat allemaal kan, waarom zou je daar dan specialistische pakketten voor nodig hebben, die wellicht meer functionaliteit hebben, maar waarvan je deze functies maar weinig gebruikt? De vraag is daarbij: moeten we niet ook op dit gebied downsizen naar de veel uitgevoerde werkzaamheden en de uitzonderingen op de koop toenemen, waar we nu pakketeisen baseren op de uitzondering ("stel je eens voor dat....."), wat pakketten ingewikkeld maakt en duurder in aanschaf, dus ook in onderhoud.

Ben ik toch weer tot negen trends gekomen... zoals in 1980 en 1990... ik heb uiteraard niet alle trends genoemd, er zullen er ongetwijfeld meer zijn. Daarvoor kunt u reageren, en samen komen we zo tot een mooi overzicht. Voor eventuele reacties dank ik u bij voorbaat hartelijk!

SMS als bewijs en verantwoording

In een krant die was blijven liggen: woensdag 25 april, Volkskrant: BP'er verdacht van wegmaken bewijs. Een ex-werknemer van oliemaatschappij BP opgepakt op verdenking van het vernietigen van bewijsmateriaal over de olieramp in de Golf van Mexico. Het gaat om "honderden sms-jes van het overleg tussen hem en een supervisor over de olieramp", die zouden aantonen dat BP veel eerder op de hoogte was van de omvang van de ramp dan werd beweerd. Zie het bijgaande NOS-bericht.

Informatie in business rules in systemen- of in organisatieregels?

Wij stoppen informatie in systemen. Daarmee geven we de leverancier van dat systeem macht over ons. De leverancier bepaalt wanneer en hoe het systeem wordt onderhouden en welke prioriteiten daarin worden gevolgd.

De leverancier volgt hierin een bepaald patroon. Is een wijziging van een systeem gewenst door de klant, dan zal hij deze wijziging pas aanbrengen wanneer daaruit een zo groot mogelijke winst kan worden behaald, dus wanneer meerdere klanten warm lopen voor de verandering, of door maatwerk te bedingen.

De leverancier heeft er ook baat bij om steeds wijzigingen aan het pakket aan te brengen. Zo kunnen de kosten van een onderhoudsabonnement worden verdedigd, zo wordt de klant steeds opnieuw naar de winkel gelokt om toch weer een nieuwe versie van software te kopen.

Denk bijvoorbeeld aan Windows. We hadden 2003, 2007 en nu 2010. Er wordt steeds meer mogelijk, maar steeds meer functies blijven onbenut. Er ontstaat een overwaarde aan mogelijkheden; we betalen die, maar gebruiken ze nooit. Omdat de kosten over alle kopers worden omgeslagen en omdat het niet meer uitmaakt of je duizend keer iets kopieert of tienduizend keer –de meerkosten zijn verwaarloosbaar- wordt software berekend naar de prijs die de klant ervoor zou willen geven.

Het mooie van deze tijd is dat er zo veel alternatieven komen voor wat mogelijk is. Er is niet alleen Windows, maar ook Open Office, Google Docs, Adobe Buzzword, Zoho en nog vele anderen. Ze doen in wezen allemaal hetzelfde.

Het vervelende van deze tijd is dat er zo veel alternatieven komen voor wat mogelijk is. Welke keuze moet je maken, aan welke partij lever je je informatie over, pas je nog wel in de mainstream.

Weinig organisaties zijn bezig te kijken hoe ze op dit punt kunnen besparen, maar ook wordt er op koepelniveau niets gedaan, merkwaardigerwijze. Ik sluit hierbij de dikke Programma’s van Eisen uit, want die bedoel ik niet, dat is juist het tegenovergestelde van wat ik bedoel. Die gaan ook weer uit van alomvattende pakketten die binnen het geraamde budget en tijdsbestek niet te bouwen zijn.

We moeten allemaal besparen. We weten dat de kosten van onderhoud van een  pakket 15% of meer bedragen van de aanschafkosten. Dat je per licentie betaalt en dat zo een betaling eigenlijk pas gerechtvaardigd is wanneer iemand het pakket ook daadwerkelijk gebruikt.

Daarin zit volgens mij de mogelijkheid om een informatiehuishouding eens anders, én beter, op te zetten. Niet via de “alles of niets” methode, niet via de “alle functies in één” methode, maar volgens: “wat je nodig hebt neem je en verder niets.”

Vraagt dit om een andere opbouw van pakketten en een upgrading naar meer mogelijkheden? Het zou niet eens zo gek zijn. Stel dat ik alleen een brief wil kunnen typen, meer niet, dan heb ik geen tierelantijnen nodig. Die brief stuur ik naar een specialist en die maakt er het gewenste format van, zoals gevraagd door de organisatie.

Zo komt de specialist terug, waar we nu iedereen tot generalist aan het maken zijn Generalisten die gebruik maken van pakketten die alle functies tot in de gekste details hebben, waar je dus voor al die details voor alle medewerkers in je organisatie betaalt. De medewerker houdt zich weer bezig met waar hij of zij voor is aangesteld. De administratieve last is ondergebracht bij de specialist.

Zorg dat u specialist wordt op het gebied van de informatievoorziening, de organisatie van alle informatie-objecten waar uw organisatie baat bij heeft (en die dus ook kunnen liggen in informatiebestanden buiten uw organisatie!- en word een expert in het kennen van uw softwaresystemen.

Een overzicht van relevante normen voor het informatiemanagement

Dit overzicht is opgesteld door collega Joost van Koutrik van VHIC. Het zal regelmatig worden aangevuld met andere normen. Helaas is op de normen zelf het auteursrecht van toepassing. Hoe meer het vakgebied dus in normen wordt vervat, des te minder toegankelijk wordt de archieftheorie, wat ervoor pleit om de normen beschrijvend te herbewerken.

ISO 2788 [Guidelines for monolingual thesauri]
ISO 14721:2003 en [Open archival information system - Reference model, alternatief: CCSDS 650.0-B-1 . Alternatief: CCSDS 650.0-P-1.1]
ISO/TR 15489-2:2001 [Records management - richtlijnen]
ISO/TR 15801:2009 en [Information stored electronically - Recommendations for trustworthiness and reliability]
ISO 19005-1 [Electronic document file format for long-term preservation - Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)]
ISO 16363:2012 [Audit and certification of trustworthy digital repositories, alternatief: CCSDS 652.0-M-1]
ISO 23081-1:2006 [Metadata for records – principles]
ISO 30302 [Management System for Records - Guidelines for Implementation]
ISO 30303 [Management Systems for Records - Requirements for bodies providing audit and certification]
ISO 30304 [Management systems for records – Assessment guide]
NEN 2082 [Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur]
NEN 2084:2011 [Taxonomie van documenttypen]
NEN-ISO 5127:2001 en [Informatie en documentatie - Woordenlijst]
NEN-ISO 15489-1:2001 [Informatie- archief- en documentmanagement. Zie voor alternatief: AS 4390]
NEN-ISO 23081-2:2009 en [Metadata for records - conceptual and implementation issues]
NEN-ISO 25964-1:2011 en [Thesauri en interoperabiliteit met andere woordenlijsten- Deel 1: Thesauri voor ondersteuning bij het zoeken naar informatie in systemen]
NEN-ISO 30300:2011 en [Managementsystemen voor archiefbescheiden - Grondbeginselen en verklarende woordenlijst]
NEN-ISO 30301:2011 en [Beheersystemen voor gegevens - Eisen]
NPR 2083+C1 [Geïntegreerde toepassing van ISO- en ISO/IEC normen in de informatiehuishouding]
NPR-ISO/TR 13028:2010 en [Implementatierichtlijnen voor digitalisering van bestanden]
NPR-ISO 23081-3:2011 en [Informatie en Documentatie- Beheren van metadata, deel 3: Zelf-beoordelingsmethode]
NPR-ISO/TR 26122:2008 [Analyse van de werkprocessen voor records, alternatief: AS 5090-2003]
NEN-ISO/IEC 27001 [Beveiligingstechnieken - Managementsystemen voor informatiebeveiliging - Eisen]
NEN-ISO/IEC 17799 [Informatietechnologie - Beveiligingstechnieken - Code voor informatiebeveiliging]

Bereikbaarheid

Digitaal archiveren is niet meer te stuiten en het zal niet lang meer duren of alle informatie is in principe digitaal aanwezig. Wat digitaal is aangemaakt, zal digitaal worden verspreid, opgeslagen, bewerkt en hergebruikt.
Steeds vaker vindt de opslag van informatie en software plaats in de cloud. Dit betekent dat software en bestanden opgeborgen zijn ergens, in een datacentrum of in meerdere datacentra, waar ook ter wereld. De manier waarop de informatie is opgeslagen, garandeert dat deze duurzaam toegankelijk is, wordt ons verzekerd.

Maar toch: in de cloud schuilt volgens mij een groot gevaar. De brand waardoor Vodafone is getroffen geeft aan hoe kwetsbaar de maatschappij wordt. Het taxibedrijf, nu al twee dagen dag zonder telefoonverbinding, is zonder inkomsten.
Wat gebeurt er wanneer uw organisatie twee dagen onbereikbaar is, en zowel software als gegevensbronnen niet kan bereiken?

Ik moet er niet aan denken!

Steeds afhankelijker worden we van techniek die weliswaar gebruikersvriendelijker wordt, maar daarmee ook steeds complexer “onder de motorkap”. Dit is ook bij informatiemanagement het geval. Er zijn goede maatregelen genomen voor backups en uitwijkcentra, hoewel: wat als de verbindingen uitvallen….

Steeds meer informatie wordt gekoppeld. Bij meerdere overheden vindt koppeling plaats van bestanden, waarbij eigenlijk regels nodig zijn uit oogpunt van information governance die aangeven wanneer wel en wanneer gegevens niet gekoppeld mogen worden en wie er van bepaalde databases onder welke omstandigheden gebruik mag maken.

En als laatste punt van zorg: steeds meer data wordt open toegankelijk. Waar vroeger de informatie ook openbaar was, maar dan wel met een loketbeambte die enigszins kon inschatten welk gebruik er van de informatie gemaakt zou gaan worden, is deze laatste barrière verdwenen. Zo hoorde ik onlangs van een serie inbraken die geraamd waren van achter de computer, waar de bouwtekeningen van een huizencomplex waren doorgenomen en zo de vluchtweg was uitgestippeld- over de platte daken naar een achterliggende steeg. De dieven wisten precies hoe ze in huis konden komen en hoe ze via de daken gemakkelijk andere huizen konden bereiken. Griezelig vind ik dat.

Digitaal archiveren: het is niet te stuiten. Dit betekent dat zaken na afhandeling direct opgeslagen kunnen worden in een e-depot. Op verschillende plaatsen zie je zulke depots ontstaan. De ED3-richtlijn hiervoor is onlangs opnieuw onder de loep genomen en is momenteel beschikbaar voor commentaar.
Als die e-depots er zijn en je doet eraan mee, hoef je dus als organisatie geen eigen voorziening (RMA) meer te hebben. Dit betekent dat er onderhandelingsruimte komt om de prijs van het DMS naar beneden bij te stellen. Of je slaat zaken dubbel op, waarmee je wel door kunt werken als de externe verbindingen wegvallen. Of dat een legitieme reden is? Ik geef u te denken.

Arabische lente en Facebook

Er is een boek uitgekomen over de Egyptische lente. Die werd vooral ondersteund door de manier waarop nieuwe media -waaronder Facebook- werd gebruikt. De jonge Egyptische Wael Ghonim (30) riep vorig jaar met zijn Facebookpagina op tot revolutie op het Tahrirplein. Ghonim werd held van de opstand. In 'Revolution 2.0' maakt hij nu de balans op van de Arabische Lente. Boek is nog nie tin het Nederlands vertaald en werd gisteren besproken in OBA Live. Bekijk het item, de boekbespreking van Chris van der Heijden. De moeite waard. Wat is de waarde van Facebook eigenlijk? Bekijk dit item, hoogst interessant.

Ted de records manager

Zoek je nog argumenten voor uitbouw van je functies? Ted de Records manager helpt je

Informatie met toekomstige kosten

... een server bijplaatsen is goedkoper dan archiefselectie? Volgens Amerikaanse schattingen bedragen de kosten voor ontsluiting, beheer, onderhoud van één terabyte ongeveer driehonderdduizend dollar per jaar. De verwachting is dat de komende jaren de kosten per eenheid digitale gegevens de kosten van opslag van papier zullen overtreffen. Zie het rapport Informatie met toekomstwaarde uit 2008. Records management/informatiebeheer blijft dus een belangrijke taak om de informatiechaos binnen de perken te houden. De belangrijke functies -de toegevoegde waarde, de winstfactor- van het records management wordt steeds duidelijker:
- zorgen dat één exemplaar van een informatie-object dat dient voor informatie, bewijs en verantwoording duurzaam toegankelijk blijft voor iedereen die hiertoe is geautoriseerd (beveiligingsaspect, autorisatie, metadatering, opslag);
- zorgen dat de opslag duurzaam gebeurt, dus zonder dat bestanden corrupt en daardoor onbruikbaar kunnen raken;
- zorgen dat deze informatie-objecten zo worden geoormerkt dat ze terug te vinden zijn, ook in de context die nodig is om de informatie ten volle te begrijpen;
- zorgen dat informatie, die niet nodig is voor raadpleging, bewijsvoering en verantwoording vernietigd wordt, in alle vormen waarin de informatie aanwezig is en schade kan toebrengen aan personen, de maatschappij of de organisatie;
- zorgen dat informatie die omwille van privacy-overwegingen vernietigd MOET worden, ook daadwerkelijk zodanig wordt verkruimeld, verwoest en volledig teniet gedaan -met alle toegangen die ooit tot de informatie hebben geleid- dat deze niet meer, met geen enkel middel, te herstellen is.

Netwerkschijven vallen merkwaardigerwijze buiten het archiefregime (zie hierover ook deze post. De afgelopen jaren is het aantal opgeslagen digitale bestanden in alle organisaties sterk gegroeid. Deze toename is het gevolg van:
- de opslag van overbodige data. Er wordt niet opgeschoond;
- dezelfde bestanden zijn op meerdere plaatsen opgeslagen;
- nieuwe media vragen grotere opslag, zoals video, audio en foto's.

Het beheer van deze informatie kost veel tijd. Zo kost het terugzetten van een "per ongeluk" verwijderd bestand soms meer dan een dag. Deze situatie blijkt te worden geaccepteerd als onvermijdelijk in de bedrijfsvoering. Verder zijn er uiteraard de kosten van hardware, software, energie, personeel, etc.

Het lijkt me dan ook van eminent belang dat alle digitale informatie, ongeacht de vorm, onder archiefregime worden gebracht.
De toekomst is aan het informatiebeheer- het is nu of nooit.

Mundaneum opnieuw in de belangstelling

Deze keer enige filmpjes. Over Colossus, het programma en de computer waarmee de Engelsen de Enigma Code kraakten...

Over Otlet en de samenwerking tussen het Mundaneum en Google. De indexkaarten die nog over zijn van het Repertorium van het Institut International de Bibliographie worden door Goodle gedigitaliseerd, waarmee de droom van Pul Otlet toch nog uitkomt.... Oftewel, zoals Google het zelf beschrijft: A short video prepared to highlight the pioneering work of Paul Otlet and Henri La Fontaine. Decades before the creation of the World Wide Web, they built a paper archival system of the world's information which they called Mundenaem. Their goal was to preserve peace by assembling knowledge and making it accessible to the entire world

een filmpje over de start van het Mundaneum en het bezoek van Carnegie, waarin Otlet en La Fontaine hem rondleiden. Dan mag natuurlijk de documentaire van Noorderlicht niet ontbreken.

Een uur college over Vannevar Bush, de bouwer van de Memex, over informatiemanagement en hypertext. Het is dan 1945. Hoe die Memex eruit zag en werkte, zie je hier, maar ook in deze animatie. Hier is Vannevar Bush zelf aan het woord.

Een eerste vorm van automatisering bij Lyon's, in de jaren dertig revolutionair. Over de passie die je werk tot een belevenis kan maken.

Het Mundaneumproject van Google

Internet avant la lettre en het internet volgens Google gaan een project uitvoeren. In dit bericht opvallende flmpjes over hoe het Mundaneum werkte, met een blik op het Repertorium dat de gehele menselijke kennis moest omvatten en zo wereldoorlogen in de toekomst zou voorkomen. Zou dat het Internet ook lukken?

Bekijk het eens anders.....

Hoe creatief kun je zijn tegenwoordig?

Eigenlijk kun je heel veel zonder daarin grote kosten te maken. Zo ben ik in een organisatie aan het werk, die het eens helemaal anders wil doen.
Geen DMS, maar gewoon: archiefbeheer op de gemeenschappelijke schijf.
Geen apart actiebewakingsysteem, maar: Outlook Taken.
Geen zakensysteem, maar heldere afspraken met de klant over de levertijd en verder geen volgstappen.
Digitalisering door het maken van pdf’s, die dan worden geplaatst in mappen.

Mappen?

Ja, mappen. Worden ook wel dossiers genoemd.

Eigenlijk is het weer terug naar de basis. Heb je een bepaalde zaak, dan maak je daar een map voor aan. De documenten worden in die map geplaatst.
Hé! Noemden we dat vroeger niet klasseren?
Jazeker! En het mooie is: iedereen in een organisatie kan de basistechnieken van het klasseren leren. Daarbij wel geholpen door informatiespecialisten, die we informatiebeheerders noemen. Dat is niet helemaal conform de theorie, maar records management en recordbeheerders- waarom het Engels noemen als het in het Nederlands kan.

Het is betrekkelijk eenvoudig. Je maakt een dossierstructuur voor de G-schijf in samenspraak met je gebruikers van de informatie. In die dossierstructuur plaats je de rechten van degene die de dossiers mag wijzigen en raadplegen.
Heeft iemand een document gemaakt, dan plaatst hij of zij dat in de dossierstructuur. De dossiers krijgen een duidelijke, herkenbare, unieke naam die ze onderscheidt van andere dossiers.
Is het dossier voltooid, dan wordt door informatiebeheerder en dossierverantwoordelijke de beslissing genomen hoe lang dit bewaard dient te worden, en het v-jaar wordt toegevoegd aan de naam van het dossier.
Eén keer per jaar lopen we de dossiers door op v-termijnen en worden de dossiers die te vernietigen zijn, daadwerkelijk vernietigd. Wat eeuwig te bewaren is, wordt overgeheveld naar het elektronische depot.

Eenvoudig he?

En belangrijker nog: het werkt! Als een tierelier! Iedereen snapt het!

Nu zijn er natuurlijk documenten die een bepaald proces volgen.Daarvoor heb je procesapplicaties. Je kunt er voor kiezen om de documenten in de procesapplicaties op te nemen, of gewoon op de g-schijf, gekoppeld aan die procesapplicatie.

Eigenlijk vreemd dat we vanuit ons vakspecialisme, het ordenen en toegankelijk maken van informatie, de G-schijf nooit als ons werkterrein hebben beschouwd. Die G-schijf was van de afdelingen; het archief, daarvoor zorgden wij.

Daarom: claim de G-schijf als je werkterrein. Gebruik daarbij wel wat diplomatie, zeker als je nog nooit jezelf ermee hebt bemoeid moet je even door wat weerstanden heen. Maar waarom de G-schijf niet tot hét centrale archief maken!

Oja, en de dossierstructuur die je maakt is redelijk eenvoudig over te hevelen naar Sharepoint. Maar dat is weer een ander verhaal!

Voor wie doen we het eigenlijk?

Als we spreken over de digitale burger, die behandeld wil worden alsof hij of zij zaken doet met een webwinkel, is enige relativering zeker op zijn plaats: in een rapport "de e-overheid vanuit gebruikersperspectief" van de Universiteit Twente, verschenen in juli 2011, staat te lezen dat –op het gebied van de digitale ontwikkelingen- onder burgers een kopgroep is van 10 à 20% (hoofdzakelijk mannen tussen de 35 en 55 jaar, dat daarna een peloton volgt van 70% van aarzelende volgers en uiteindelijk een groep van 10 à 20% die weigert gebruik te maken van een elektronische overheid. Er is dus nog tijd voordat de gehele maatschappij de digitale mogelijkheden zal omarmen (De overheid vanuit gebruikersperspectief, Center for e-Governmentstudies). Overigens stijgt het gebruik van Internet wel heel sterk, zoals mag blijken uit het in november verschenen rapport "Nederland eet, drinkt en internet" van hetzelfde onderzoeksinstituut.

Interoperabiliteit

Naast het prachtige boekwerk van Forum Standaardisatie -het tweede alweer, Interoperabel Nederland, is een mooie animatie over dit onderwerp verschenen. Je moet er wel even elf minuten de tijd voor nemen, maar dan begrijp je ook echt waar het om gaat....

De zin van opleiding

Wanneer iemand gitaar wil leren spelen, zal hij een gitaar kopen.
Maar dan?
Hoe stem je zo een ding?
Hoe krijg je er muziek uit die aangenaam klinkt?

Dus zal hij (of zij, maar voor het gemak…) misschien op zoek gaan naar lessen. Een vriend of vriendin opzoeken die al gitaar speelt en de vaardigheden leren. Een boekje kopen met cd “speel gitaar in vijf minuten per dag”.
Een muziekschool bezoeken. Elke dag een uurtje oefenen om het instrument in de vingers te krijgen.
En langzaam maar zeker komer er steeds mooiere klanken uit de gitaar! Terwijl het lijkt alsof het de speler geen moeite kost.

Kom je verder in je kennis en vaardigheden, dan zie je dat mensen die écht talent hebben, naar meesterspelers gaan om daar de kunst verder af te kijken.

Om instrumenten te kunnen gebruiken heb je kennis en vaardigheden nodig. Je moet elk instrument leren gebruiken, of het nu een troffel is, een zaag of een broodbakmachine.

Dat geldt ook voor informatiesystemen zoals een CMS, een DMS, of een Office suite. Die horen immers je productiviteit op te voeren?
En daar doet zich iets merkwaardigs voor.
Doorgaans koopt een organisatie een systeem en wordt aan training of opleiding, aan de kennis- zowel als aan de vaardighedenkant, nauwelijks aandacht besteed. Want ja, het systeem kost al zo veel, nu nog iedereen opleiden- dat is nadelig voor de productie en kost te veel geld, tijd dus: productie.
Als iemand al met twee vingers op een toetsenbord kan rammen, heeft ie genoeg kennis, lijkt het wel. De rest leert ie wel gaandeweg bij.

Een informatiespecialist krijgt hooguit een week opleiding om een systeem, wat tonnen kost, te leren bedienen. Of hij daarna nog veel doet om die kennis uit te breiden?

Oja, en de mensen op de Werkvloer, die er dagelijks mee gaan werken? Die mensen, die nauwelijks de functies van Office kennen, of Word, laat staan Excel of Powerpoint, die krijgen in een uurtje of twee te horen hoe het nieuwe DMS werkt, en daar moeten ze het mee doen.

Het wordt hoog tijd dat organisaties een visie op opleiden ontwikkelen. Bij instrumenten horen kennis en vaardigheden, anders heb je er niets aan. En, zo zijn we dan ook weer, het systeem krijgt dan de schuld.
Een tandarts die nooit een vulling heeft geplaatst, heb ik liever niet aan mijn gebit. Doet hij het verkeerd, dan ligt het echt niet aan zijn tandartsstoel hoor.

Ik hoor in organisaties heel veel mensen valse klanken voortbrengen uit hun instrumenten, en ze hebben het zelf niet in de gaten.
Tijd voor een nieuwe visie op een permanente vorm van opleiden….. wij denken graag met u mee.

lessen aan IDM Erasmus

We hebben de doelstellingen en inhoud van de lessen aan de postdoctorale opleiding IDM van de Erasmus Universiteit weer eens opgeschud...

Over dossiers

Met de archiefzorg gaat het niet goed, zo is mijn stellige overtuiging.
Organisaties maken nog steeds niet de keuze voor in principe éénvormige digitale opslag. Dossiers zijn er in papieren en in digitale vorm. De papieren dossiers zijn incompleet, de digitale ook.
Belangrijke documenten die onderdeel uitmaken van een dossier staan in mailboxen, op persoonlijke schijven, in g-mail en andere buitenbestanden en cloudoplossingen, op afdelingsschijven, maar niet waar ze horen- in het archief.

Ik gebruik met opzet het woord dossier, omdat de uitleg van informatici van het begrip zaak mij archieftechnisch met afkeer vervult. Een dossier is voor mij duidelijk: het is de schriftelijke neerslag van een complex (= een set) van handelingen, gericht op het realiseren van een bepaald doel. In die complexiteit is ordening aangebracht: het dossier als weergave van de werkelijkheid. De essentie van de informatie is gevangen in zo weinig mogelijk documenten, die samen –als een keten- het verhaal vertellen van de gebeurtenis. Er is compleetheid en de informatie presenteert zich als vanzelf, doordat het dossier een volledige en juiste titel heeft meegekregen. Niet een bepaalde hoeveelheid werk (het afhandelen van één vergunning, dat is zaakgericht werken), maar het eindresultaat (bijvoorbeeld: alle vergunningen voor de ontwikkeling van een winkelstraat). Dossiervorming is dus voor mij een methode van meta-tagging van documenten die een unieke combinatie oplevert van alle elementen die in een gebeurtenis, ten aanzien van een persoon of een object, hebben gespeeld. Wat die combinatie uniek maakt is het gebruik van de informatie en het doel waarvoor deze werd samengebracht. Uiteindelijk geschoond van alle niet-relevante documenten blijft een waardevolle kern over van informatie-objecten, die in de loop der tijd opnieuw kan worden gebruikt en daarmee –onder andere- tijd en kosten bespaart.Het goede dossier leest als een boek, is verdeeld in hoofdstukken en voorzien van de nodige indexen en kruisverwijzingen.

Daar moet ik nog eens goed over nadenken, over die definitie. Denkt u mee?

Informatiebeheerders die hun werk serieus nemen –het zo compleet mogelijk maken van de dossiers die door beleidsafdelingen onvolledig worden opgeleverd, als deze dat al doen- staan vaak met de rug tegen de muur. Ze worden uitgelachen door hun collega’s, want dat is toch niet meer van deze tijd, documenteren. Jazeker, zo heette het vroeger, de documentaire informatievoorziening: het zorgen dat de juiste informatie op het juiste moment wordt geleverd aan de juiste persoon of personen, en dat tegen een redelijke inspanning. Ik verzon de definitie ooit voor SOD-studiedagen, geinspireerd door een televisieuitzending over Deming.

Ik wens u allen een strijdbaar jaar toe waarin het belang van archiveren van informatie wordt ingezien. En waarin moeite wordt gedaan, door de hele organisatie, om dossiers compleet te krijgen. Waarin u als een terriër aan de broek hangt van iedereen die de dossiervorming aan zijn of haar laars lapt. Daarin gesteund door uw management en door het bestuur van de organisatie, die morele waarden hoog acht- en dus ook de neerslag van het morele handelen.
Want complete dossiers, een solide schriftelijke neerslag, dat is de kern van overheidshandelen. Het is een belangrijke toegevoegde waarde van de democratie.

2012- Een nieuw jaar, nieuwe voornemens

In De Volkskrant van zaterdag jl. stond een artikel over Ricardo Semler, nog steeds een groot inspiratiebron voor me. Naar aanleiding daarvan zocht ik bijgaand artikel op in Management Team. Als je bezig bent met vernieuwing, verandering, aanpassing, met een nieuwe vorm van werken die niet is gedreven door hypes maar die serieus iets toevoegt, is het zeker de moeite waard om te lezen: geef mensen de ruimte.
Om even aan te halen waar het bij Semler in zijn bedrijf om gaat:
- Weg met de bureaucratie
- Werknemers bepalen zelf salaris, werktijden, wie hun leidinggevende is;
- Managers moeten controle loslaten om creativiteit te sturen;
- Leidinggevenden krijgen geen speciale behandeling: geen eigen werkplek, geen secretaresse, geen parkeerplek;
- Elk half jaar worden leidinggevenden anoniem geëvalueerd;
- Voortdurend afvragen waarom vanzelfsprekendheden goed voor het bedrijf zouden zijn;
- Een leider moet geregeld afstand nemen van zijn bedrijf en onbereikbaar zijn;
- Leiderschap heeft niets met hiërarchie te maken, want iedereen kan leiderschap ontwikkelen.

Als dat niet een betere vorm van werken verwelkomt.....
Heb je trouwens ook het idee dat dit plaatje scheef staat, of is het mijn gemankeerde timmermansoog?

Archiefselectie is mappen verwisselen

Het is niet best gesteld met de archiefzorg in Nederland.

Ambtenaren handelen zaken af en het papier dat bij die zaken hoort, stoppen ze in een map. Vaak is dat een papieren map, maar ook worden digitale documenten gemaakt, die ergens op een schijf worden geplaatst. Soms is er alleen een digitale map, of zijn er digitale documenten verspreid over verschillende bronnen.
Hebben ze de digitale map niet meer nodig, dan wordt deze gewoon niet meer gebruikt.
Wordt die papieren map overbodig, dan wordt deze gestuurd naar –wat de ambtenaar zelf noemt- het archief. Daar mogen ze er iets moois van maken.
De archiefafdeling zou dat misschien wel willen, maar kent doorgaans het werkproces nauwelijks, dus kan niet anders dan misschien wat correcties in de map aanbrengen, de beduimelde map vervangen door een nieuwe en bepalen of de zaak voor bewaring of vernietiging in aanmerking komt. Voor meer is ook geen tijd, want het dagelijkse werk -registratie van de inkomende post- gaat voor, en dat kost al veel meer tijd omdat daar meer handelingen bij gekomen zijn, en meer stukken om te registreren: wat niet is geregistreerd, is niet terug te vinden in het digitale archief, vandaar.

Het archief raakt dus overvol, en dan wordt de schoning van dat archief aanbesteed, of wordt een archiefprojectenbureau opgezet. Er worden offertes aangevraagd en de goedkoopste krijgt de opdracht.

Het externe bedrijf dat de opdracht kreeg moet werken onder zeer hoge druk, want archiefzorg mag weinig kosten: de centrale inkoop is onverbiddelijk en gunt aan de laagste prijs. Waar tot tien jaar geleden de norm was 1 meter per dag per selecteur, worden nu offertes gegund waar de norm ligt op vijf meter per dag of zelfs meer.
Hoe haal je dat als selecteur? Wel, archiefbureaus zijn de afgelopen jaren gaan selecteren op het laagste bewerkingsniveau conform de eisen van het LOPAI. Dat betekent dat in een map wordt gekeken of er te bewaren stukken in zitten. Is dit niet het geval, dan wordt de vernietigingstermijn van de map bepaald. Is het wel zo, al is het maar één stuk, dan wordt de map op bewaren afgesteld en opgenomen in de bewaarserie.
Wie controleert het archiefbureau? Een goede vraag….

Archieven verkeren in deplorabele staat, was de conclusie van een forum van journalisten (zie deplorabele archieven van 2 oktober).
Het zou goed zijn wanneer archiefinspecties zich eens zouden buigen over de vraag of de huidige systematiek van archiefbewerking leidt tot archieven in goede, geordende en toegankelijke staat. Wat uiteraard het hele traject inhoudt vanaf de vorming tot de uiteindelijke selectie. En als de conclusie is dat het er allemaal niet toe doet, laten we dan helemaal stoppen met archiefselectie en ook hier de illusie van kwaliteit opgeven.

Het Postorderbedrijf Publieke Service

Het nieuwe werken…. Is dat nou zo veel anders dan het oude werken?

Onlangs zag ik een burgemeester op YouTube uitleggen dat zijn gemeente gaat werken als een postorderbedrijf.
Wat een mooie vergelijking!
Hoe mooi is het voor de klant om te kunnen zien hoe je pakje wordt ingepakt, verzonden, aankomt en gretig uit de handen van de postbesteller wordt gerukt….
Ook de gemeentediensten gaan die weg op.
“andere klanten die een paspoort afnamen kochten ook een rijbewijs…”
“De vijf meest verkochte producten op dit moment zijn……”

Okee, laten we de gedachte van het postorderpakket eens dóórdenken.
We gaan werken aan Postorderbedrijf Publieke Services!
Onze diensten en producten vragen we dus aan bij één centraal overheidsnummer op website www.nl
Een jaartje Postbus 51-reclames en het zit geheid even goed in het collectieve bewustzijn geramd als: “eerst de Kamer van Koophandel bellen”.
Niemand die dat doet overigens hoor, maar iedereen kent de kreet.

Alle gegevens van mensen, objecten, gebeurtenissen stoppen we in een grote overheidsdatabase, de Databank Publiek.
Daarnaast een grote database van wetten, richtlijnen, verordeningen, keuren en traktaten (die is er overigens al!).
Dat verknopen we zodat een aanvraag toetsbaar wordt aan de wetgeving. Kan een vergunning, ontheffing of wat dan ook worden verleend, dan hanteren we daar een eenheidsprijs voor.

Dit zou je heel goed kunnen centraliseren. Of een ambtenaar nou achter de voordeur op zijn beeldscherm kijkt, negen hoog of kilometers ver weg- het maakt toch niks meer uit?
Neem eens een proef voor de meest eenvoudige handelingen. Ontwikkel bijvoorbeeld een Lokale Overheidswebsite in plaats van alle gemeenten een eigen productencatalogus te laten bouwen.
Werk het Overheidsloket voor de Omgevingsvergunning nu eens goed uit, met een centrale archiveringsfunctie en het begin is er.
Centrale, objectieve toetsing door geautomatiseerde business rules, met desnoods nog een persoonlijke check door een plaatselijk handhaver…

Als je dat dan toch gecentraliseerd hebt en geautomatiseerd, kun je heel wat besparen.
Beleid kun je in deze tijden met gemak landelijk maken, met regionale nuances.
Uitvoering kun je automatiseren, als je beslisregels maar goed zijn.
Handhaving doe je vanuit een nieuwe, bredere politietaak die veel meer blauw op straat brengt doordat allerlei instanties nu ook dat ene uniform aanhebben.

Wat een besparing is dan mogelijk! Postorderbedrijf Publieke Services- ik zou er voor tekenen om dit snel in te voeren, en als streefdatum 2020 te hanteren, het moment waarop er nog drie van de tien ambtenaren over zijn. Een mooi kantelmoment!

En van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten maken we het Ministerie voor Regionale Aangelegenheden.

Deplorabele archiefzorg

Laten we het zaakgericht werken eens bekijken.

Een document komt binnen in de organisatie. Daarmee gaat, volgens de zaakadepten, een zaak lopen.
Is dat anders dan wanneer je zegt: dit document moet worden afgehandeld, zo spoedig mogelijk?

Er worden statussen bepaald voor de afhandeling.
Is dat zo anders dan een ontvangstbevestiging sturen, daarin aangeven hoe lang de afhandeling in beslag gaat nemen en je aan die termijn houden?

Er wordt managementinformatie geleverd uit het zaaksysteem.
Is dat zo anders dan wanneer je in je takenlijst bijhoudt dat je de zaak afhandelt binnen de afgesproken termijn?
Welke managementinformatie heb je eigenlijk nodig. Als een medewerker gewoon zijn werk doet zoals het hoort, is dan al die verantwoording vooraf, tijdens en achteraf niet overbodig? Wie zich niet houdt aan de taken, die komt in aanmerking voor een stevige schobbering.

Medewerkers –in zorg, onderwijs, administratie- raken gedemotiveerd van de toenemende verantwoording die zij moeten afleggen. Een onderwijzer is steeds meer tijd kwijt aan de horizontale verantwoording aan begeleiders en specialisten en aan verticale verantwoording aan het management en, wat wordt geregeerd door Cito-toetsen die de school een plaats opleveren ergens tussen beste en slechtste.
We administreren meer; we registreren meer. We raken steeds meer kwantitatief gefocust in plaats van op de kwaliteit van het werk. Steeds vaker hoor ik van ambtenaren: “de ziel verdwijnt uit wat ik doe”.

Verantwoording aan de manager hoort verantwoording aan de burger te zijn. De Wet Openbaarheid van Bestuur wordt slecht toegepast, beantwoording van vragen kost “buitenproportioneel veel tijd”(volgens Minister Donner), en om die reden moet de wet volgens hem dan maar worden afgeschaft.
De oorzaak van die moeite wordt door Donner helaas niet geanalyseerd. In ARGOS van 1 oktober http://weblogs.vpro.nl/argos/2011/09/30/1-oktober-2011-de-wob-op-de-schop/ wordt door journalisten op niet mis te verstane wijze gesproken over de deplorabele staat waarin de Nederlandse overheidsarchieven zich bevinden- wat de oorzaak is van de gebrekkige informatieverstrekking.

We zijn o zo bezig met zogenaamde efficiencybevorderende windowdressing klantinformatiesystemen, maar voor een verantwoord, systematisch en zorgvuldig archiefbeheer is geen plaats. Digitale archieven dijen uit en digitale documenten worden gedumpt in een digitale chaos, waarover optimistische futurologen zichzelf tot goeroestatus fabuleren met ideeën over tagging, googling, crowdsourcing en open clouds.

Een zaak is een eindigend complex van handelingen, gericht op een specifiek doel. Zo een zaak kent vele facetten en kan jaren duren. Het is geen hoeveelheid werk waarvan de voortgang moet worden gevolgd in een zaaksysteem. Dit laatste doet het zaakbegrip ernstig tekort.
Archiveren is vooral het hoofd koel houden in dwaze tijden en structuur aanbrengen in informatie. Voordat de gegevensbrij de werkelijk relevante feiten, meningen en conclusies heeft bedolven en een informatie-archeoloog de documenten moet delven uit een vuilnisbak van het digitale verleden- met veel geduld, moeite en kosten.

Het Nieuwe werken objectief bekeken

HNW zet organisaties in beweging.
Grenzen tussen privé en werk vervagen!
Het is verbluffend hoe sociale media de samenleving veranderen.

Dat gaat natuurlijk niet op stel en sprong. Van twitteraars lees ik wat ze op hun boodschappenlijstje hebben staan, dat ze een klacht hebben ingediend bij de kinderopvang omdat hun kind niet op tijd is verschoond, dat ze een gerookte makreel hebben gescoord, dat het te koud is voor de tijd van het jaar, dat ze over de reling hangen tijdens een personeelstochtje op de Noordzee bij windkracht twaalf. Hun hele maaginhoud komt eruit en wordt in mijn brievenbus getwittert, met aanschouwelijke en smartelijke fotoserie via Facebook, Hyves of LinkedIn.

Maar ik lees ook heel interessante nieuwtjes die ik zonder Twitter niet geweten zou hebben, over nieuwe rapporten die uitkomen, over leveranciers die aan het werk zijn bij klanten, over successen en irritaties die voorkomen in projecten, ik lees presentaties die ik nooit gezien zou hebben wanneer ik geen gebruik zou maken van sociale media, die me aan het denken zetten, die me stimuleren.

Ja, die sociale media: wacht maar af, dat gaat het worden!

Er is sprake van een revolutie en daarbij hoort gekakel. Maar even wat feiten op een rijtje:
- Steeds meer mensen hebben snel en goedkoop toegang tot informatie, en gebruiken de kennis en ervaring van anderen. Kennis wordt gedeeld- dit wordt de norm.
- Intermediaire functies die gebaseerd waren op “kennis is macht”, waaronder óók adviesbureaus, verdwijnen. Mensen vinden de kennis zelf wel, alleen of met andere belangstellenden/hebbenden.
- Steeds rijker wordt het net, daaraan bijgedragen door talloze deskundigen. Wikipedia is de norm voor encyclopedische kennis, Slideshare.net is de norm voor actuele kennis over presentaties.
- Web 2.0 verbindt mensen, ze zoeken elkaar op rondom thema’s . Het zijn de loosely connected communities die door allerlei organisaties heen, samenwerken.
- Organisaties democratiseren. De medewerker is aan zet. Hij (of zij) bepaalt waar hij werkt , wanneer, en spreekt een prestatie af. Dit betekent dat een hele managementlaag in de organisatie zal verdwijnen en dat samenwerking heel nieuwe vormen zal krijgen.
- Verschillen in leeftijd, status, plaats in de organisatie vormen niet langer barrières in het communiceren. Iedereen praat mee, en ieders mening is zinvol.
- Klanten praten mee over ontwikkelingen. Voorbeeld is het (inmiddels niet meer zo nieuwe) driehoekige theezakje van Lipton.
- Persoonsgemak staat voorop. Niet meer OneSize Fits All, maar: My Size fits Me.

Een groot probleem vormen momenteel nog de verdienmodellen. Wie verdient er geld aan het organiseren van de samenwerking? Als kennis gedistribueerd wordt langs democratische weg, wat doet dan de uitgever, de adviseur in de toekomst? Hoe gaan zij geld verdienen als alle informatie toegankelijk is, vrij benaderbaar? Boeken- en mediawinkels gaan failliet, tussenpersonen vallen uit omdat mensen zelf op het internet wel hun informatie zoeken. En dat terwijl weer nieuwe fabrieken worden opgericht om analoge langspeelplaten uit te brengen in een ongelooflijk mooie kwaliteit.

Een uitstekend boekje over deze materie is Het nieuwe werken ontrafeld- Over bricks, Bytes en Behaviour van Ruurd Baane, Patrick Houtkamp en Marcel Knotter, uitgebracht in een reeks van de Stichting Management Studies. En geloof me: dit is écht een aanrader om te begrijpen wat er bezig is. De tweet over de makreel staat ineens in een heel ander licht.

geen peil op te trekken- pijltjes gooien?

Kunnen we de toekomst voorspellen, of laten we beter een aap pijltjes gooien?
Het is een vraag die gesteld wordt in een van de bladen die ik steeds weer met aandacht lees, Ode. Het blad laat me nadenken en helpt me een mening te vormen over veel zaken.

Hélpt me een mening te vormen, want dat doe ik nog altijd zelf, zoals zoveel mensen. Mijn lijfspreuk is immers: I wasn't born to follow (Byrds, Easy Rider).

Ik denk er vaak over na waar -wat nu documentaire informatievoorziening heet- naar toe gaat. Maar meer nog waar het vandaan komt en waarom iets, wat begonnen is door nota bene een Zaanse gemeentesecretaris, Zaalberg, zo weinig interesse heeft bij het management.

Als ik bij de Geitenfokvereniging kom, draait alles om productieverbetering. Kom ik bij het Genootschap van Bierbrouwers, dan draait alles om de verbetering van het bierproductieproces.

Waar draait het om bij de documentaire informatievoorziening?

Laten we eens kort terugkijken. Enkele jaren geleden is door de Records Management Conventie een set beroepsprofielen opgesteld. Later zijn die overgenomen door het A&O-fonds. Nooit heb ik van vakgenoten gehoord dat ze kloppen of, na tien jaar, toch eens aangepast moeten worden.
Hebben de profielen de bestuurstafels bereikt?
Zijn ze overgenomen door functiewaardeerders?

Heeft u die profielen wel eens gelezen en besproken met uw manager, die op haar beurt...

Je mist inmiddels wel het functioneel (applicatie)beheer van het DMS en het metadatamodel. Je mist het totaaloverzicht van de informatiearchitectuur. Maar toch, handige praatstukken zijn het wel!

En de Baseline, nog zoiets. Heeft u hem ooit wel gelezen?
Informatie op orde? Al eens over nagedacht?
Kunnen we daar de komende vijf jaar mee vooruit, hebben we een toekomstvisie?

Misschien moeten we een aap eens pijltjes laten gooien.

Uit: Sited 126, beperkt aangepast.

Het Nieuwe Werken

TNT - sinds kort PostNL, merkwaardigerwijs zonder punt ertussen - verwacht dat er over tien jaar geen briefpost meer wordt bezorgd. Negen op de tien mensen hebben inmiddels toegang tot internet. Dat is zo veel, dat gevreesd wordt voor de toekomst van bibliotheken. Er worden inmiddels in de VS meer e-books gedownload dan papieren boeken verkocht. De boekenkast verdwijnt als statussymbool of warm element in het interieur, waar je een dromerig je blik kon laten glijden over al die titels die je al gelezen had of had willen lezen. Er komt zelfs een Spotify voor boeken, waar je toegang krijgt tot alle e-books en ze als stream kunt lezen.

Die ontwikkelingen gaan snel en leiden tot een andere manier van werken. In het rapport "Van het oude werken, de dingen die voorbijgaan- het nieuwe werken bij het Rijk" wordt op deze ontwikkelingen ingegaan.

Het rapport bevat een mooie definitie van het nieuwe werken: “Het samenspel tussen het ontwikkelen van nieuwe managementvaardigheden (dynamisch managen), het hanteren van innovatieve principes (flexibel organiseren) en het realiseren van hoogwaardige arbeidsvormen (slimmer werken) om het concurrentievermogen en de productiviteit te verbeteren”. De definitie is van professor H.W. Volberda van de Erasmus Universiteit.

Een andere manier van werken wordt uitgelegd in het nieuwe boek van Denise Hulst, Het betere Werken. In dit boek vat ze eigenlijk al haar vorige boeken samen in een nieuwe methodiek, met werkboekdeel. Ik neem even een citaat over van Bol.com:

“Je neemt het je regelmatig voor: orde aanbrengen in je werk. Maar de dagelijkse praktijk is weerbarstig. Door de druk van dagelijkse deadlines verschuift je voornemen naar volgende week. Met als gevolg: stress en chaos.

Herken je jezelf in: een gevoel van werkdruk? Een teveel aan informatie? Te veel tijd aan e-mail besteden? Veel te doen en te weinig tijd? Werkachterstanden? Veel ad hoc werkzaamheden? Veel onderbrekingen?

En zou je liever…meer overzicht op je feitelijke werklast hebben? Meer vanuit rust willen werken? De regie over je tijd en taken terug willen? Je Postvak In blijvend op orde hebben?

Ga dan nu aan de slag met Het betere werken. Want het kan: met rust en overzicht aan de slag gaan."

Hoeveel van je collega's hebben hier last van, waarde informatiespecialist? En: wat doe jij eraan om het deze mensen gemakkelijker te maken?

Een grondregel voor bibliothecarissen, documentalisten en archivarissen zou moeten zijn de vijfde regel van Ranganathan, één van de belangrijke denkers over ons vakgebied: save the time of the reader. Als wij tijd kunnen winnen voor de vele mensen die zich dagelijks door de rijstebrijberg aan informatie doorploeteren om zo in het land van kennis aan te komen, dan leveren wij ons geld dubbel en dik op.

Al eerder heb ik een berekening gemaakt van hoeveel tijd bespaard kan worden als mensen niet hoeven te zoeken in een organisatie. Stel dat het waar is wat instituten als Diebold zeggen, dat de kenniswerker drie uur van zijn/haar dag besteedt aan het zoeken naar informatie - dan is dat dertig procent van de werktijd die in een organisatie wordt verspild. Deel de loonsom van uw organisatie in drie delen en neem daar de helft van (mensen moeten iets te zoeken houden in het leven, anders ontdekken ze nooit iets nieuws). Dát deel kunt u dus besparen met slim informatiebeheer.

Begin eerst eens je eigen methode van werken onder de loep te nemen, want als je zelf niet gestructureerd werkt, kun je het ook een ander niet leren. Begin dan kleine verbeteringen aan te brengen in procedures, in zoeksystemen, in boomstructuren of in je DMS. Zodat iedereen snel, moeiteloos, als het ware vanzelf de informatie die hij of zij zoekt, kan vinden. Meld elke verbetering aan je management en bereken wat je ermee bespaart. Zit je het eerste jaar op 5% besparing zoektijd, dan is dat al heel wat.

Was niet ooit een definitie van ons vakgebied: alle informatie toegankelijk maken en houden, voor elke gebruiker, op elke plaats, op elk tijdstip, in een authentieke vorm met inachtneming van duurzaamheidsprincipes, uiteraard met inachtneming van autorisaties voor de gebruiker?

Oude waarden blijven in stand. Dit is er zo een.

Gepubliceerd in Sited nr. 125, juni 2011

Timelines

Zoals aangekondigd in i-Facts, zijn we bezig, vanuit VHIC, met het ontwikkelen van timelines. Je vindt ze hier.

de i-overheid en e-governance

In het recent verschenen rapport iOverheid wordt een onderscheid gemaakt tussen twee verschillende perspectieven op de digitale overheid.
In het ene perspectief "denkt en handelt de e-overheid vanuit applicaties, wil hij digitalisering vooral inzetten voor het verbeteren van de dienstverlening, en is hij optimistisch over de mogelijkheden van techniek ten behoeve van beleid en uitvoering", aldus de website.
Het andere perspectief neemt de informatiestromen als uitgangspunt. “Informatiestromen die zich een weg banen binnen en tussen de verschillende overheden. Over de grenzen van beleidsterreinen heen. Over de grenzen ook die publieke en private sector scheiden.”
Dit wordt de i-Overheid genoemd.

Het rapport rapporteert de snelle groei van een kluwen van informatiestromen op alle niveaus van overheden. Deze ontwikkelingen worden door de overheid niet gezien, niet beoordeeld en dus ook niet gestuurd. Zolang de informatiekluwen buiten het zicht van de politiek blijft zal ze zich onbelemmerd voortzetten, mede door de initiatieven van diezelfde politiek in het kader van de e-overheid.

Het rapport signaleert de volgende tendenzen.
1) function creep, waarbij een oorspronkelijke functie van een informatienetwerk zich geleidelijk en ongecontroleerd uitbreid, bijvoorbeeld door systemen met verschillende functies te koppelen.
2) informatiestromen overschrijden grenzen tussen de publieke en private sector.
3) Binnen de overheid vervaagt de scheiding tussen beleidsterreinen en informatie wordt voor andere doeleinden gebruikt dan waarvoor het oorspronkelijk verzameld is.

Bij het delen van informatie wordt deze buiten haar oorspronkelijke context hergebruikt met risico voor de burger en voor de overheid. De verantwoordelijkheid voor de kwaliteit en de betrouwbaarheid van de informatie is achtergebleven bij deze ontwikkelingen.

Ontwikkelingen op het gebied van informatie en systemen worden gemotiveerd vanuit ideeën en verwachtingen over efficiëntie, effectiviteit, veiligheid, privacy en transparantie. De WRR maakt daarbij een onderscheid tussen stuwende, verankerende en procesmatige beginselen.
Stuwende beginselen zoals veiligheid, effectiviteit en efficiency leveren de motivatie om ICT in te zetten. Verankerende beginselen vormen een tegenwicht voor de stuwende principes en moeten vrijheden en individuele autonomie borgen. Transparantie en accountability zijn de procesmatige beginselen die ervoor moeten zorgen dat de afweging tussen de stuwende en verankerende uitgangspunten inzichtelijk en toetsbaar is.
“De opeenstapeling van ad-hocbesluiten over nieuwe technieken, het ontbreken van een besef van het ontstaan van een iOverheid en het gebrek aan debat daarover, maken dat de iOverheid zich als het ware ‘grenzeloos’ ontwikkelt.” Er worden geen grenzen aan deze ontwikkeling gesteld ‘omdat niemand zich de hoeder voelt van dit geheel'. Door de ongebreidelde onderlinge verknoping van informatie(netwerken) is het niet meer altijd duidelijk wie welke verantwoordelijkheid heeft en kunnen burgers en organisaties waaronder de overheid zelf verstrikt raken in de kluwen.

In het rapport iOverheid -op 15 maart aangeboden aan minister Donner- analyseert de WRR de verhouding tussen burger en overheid tegen de achtergrond van de informatisering van de samenleving en de overheid. Wat betekent de inzet van ICT in beleid en beleidsuitvoering voor deze relatie en wat zijn de gevolgen voor het functioneren van de overheid zelf? De Verwijsindex Risicojongeren, het Elektronisch Patiëntendossier, het biometrisch paspoort, gegevensuitwisseling tussen organisaties én over de landgrenzen en het gebruik van digitale profielen van burgers in beleid: allemaal nieuwe mogelijkheden voor beleidsmakers dankzij de inzet van ICT. Ten gevolge van deze inzet is een digitale realiteit ontstaan die invloed heeft op de bestaande structuur en de verantwoordelijkheden van de overheid.

Het rapport signaleert dat ‘het bredere perspectief van de iOverheid en een zorgvuldige toetsbare afweging tussen de verschillende beginselen ontbreekt binnen het Nederlandse politiek-bestuurlijke debat’.

De volgende ontwikkelingen vereisen volgens de WRR specifieke aandacht: 1) het vernetwerken van informatie. 2) het samenstellen en verrijken van informatie, en 3) het voeren van preventief beleid op basis van informatie.
De zorgvuldige en toetsbare afweging tussen de stuwende, verankerende en procesmatige principes moet zo expliciet mogelijk plaatsvinden op alle niveaus, met betrekking tot aanschaf van een applicatie, maar ook in het kader van het NUP en de basisregistraties.
Het probleem is echter dat de kern van de iOverheid schuilt in de samenhang van informatiestromen en netwerken, en juist op dat punt geldt dat er geen organisaties zijn die zich om het geheel (kunnen) bekommeren.

Tijd voor e-governance.

het nieuwe......

Er zijn fantastische mogelijkheden om data op een vernieuwende manier te presenteren: het Nieuwe Vinden (alles is immers nieuw tegenwoordig).
Neem Flickr. Je neemt een foto, plaatst die op Flickr met de coördinaten erbij. Anderen doen dat ook en zo ontstaat een deken van foto’s over interessante plaatsen op aarde.
Funda.nl, op hetzelfde principe gebaseerd. Geografische informatiesystemen, gebaseerd op Google Maps. Wat een mogelijkheden biedt dit om demografische gegevens in te voeren, alle vergunningen die ooit zijn verleend en nog geldig te koppelen per pand.
Google Maps waarin elk huis gefotografeerd lijkt lanceerde onlangs een explorer voor open data, www.google.com/publicdata Moet je eens proberen, je kijkt je ogen uit wat er kan.
Spotify.com- steeds meer muziek online beschikbaar. Je hoeft maar een naam in te toetsen en je hebt de muziek te pakken. Ik schreef er al eerder over: waarom zou ik nog iets willen hebben als ik het zo kan beluisteren? Kopen blijft mogelijk voor de hebberds, tegen prijzen die met de iTunes Store concurreren.
www.Yindo.com - hetzelfde principe. Dit zou de grootste openbare bibliotheek van Nederland kunnen worden, want sommige ontwikkelingen gaan snel, als ze maar worden opgepikt. Het is een Spotify voor boeken. Je kunt een boek online lenen en lezen op je e-reader.
YouTube- er ontstaan nieuwe academies waarop mensen bereid zijn elkaar nieuwe dingen te leren. Toets een woord in en een keur aan filmpjes openbaart zich, bijvoorbeeld hoe je een t-shirt vouwt in 2 seconden http://www.youtube.com/watch?v=An0mFZ3enhM.
Slideshare.net nog zo een goudmijn: presentaties over de gekste onderwerpen vind je daar. Het kaf wordt van het koren gescheiden door de waarderingen die kijkers hebben gegeven.
De manier van ordenen van iTunes. Snel en eenvoudig. Al je liedjes worden in een database geplaatst. Je kunt ze ordenen in afspeellijsten. De software is gratis te downloaden en ook in diverse kopievormen beschikbaar, zoals in de Windows Media Player.
De manier van ordenen van www.delicous.com Je voegt trefwoorden [tags] toe aan een favoriete website, maar kunt ook van de tags van anderen gebruik maken.
Sites waarop je je hele boekenverzameling in kaart kunt brengen, zoals www.thelibrarything.com of www.Goodreads.com - het zijn de mooiste bibliotheekcatalogi die er zijn. Samengesteld door talloze mensen die hun boektitels belangeloos op het internet plaatsen en elkaar recensies geven.

De tijd van scepsis zou inmiddels achter u moeten liggen, waarde lezer. Met e-readers gaat het heel snel: in de VS worden al meer boeken gedownload en elektronisch gelezen dan dat er papieren boeken worden verkocht. Als je eenmaal met elektronische inkt hebt kennisgemaakt, dan ben je verknocht aan je leesapparaat, dit los van alle sentimenten over verdwijnende boekenwinkeltjes waar het zo lekker rondsnuffelen was naar verrassende vondsten. Meer is minder geworden in je koffer, als je op vakantie gaat.

De digitale revolutie is in volle gang. Functies vervallen en veranderen. Er zijn bedreigingen, maar ook volop nieuwe kansen. Als je ze wilt zien en als je durft te experimenteren, buiten je kaders treden.

Documentatie, documentalisme, documentalist

Ons vakgebied is voortgekomen uit de werkzaamheden van de illustere Paul Otlet. Otlet gaf een nieuw vakgebied gestalte wat hij een nieuwe naam gaf: de documentatie. Hij zag dat er problemen waren in de toegankelijkheid van informatie en begon deze te classificeren, toegankelijk te maken. Dat deed hij door documenten samen te vatten: boeken en artikelen. Hij noemde zichzelf documentalist.

Otlet klasseerde en maakte daarmee toegankelijk. Ordenen, rubriceren, verbanden leggen. Documenten (boeken, artikelen) hebben een bepaalde kennis-context. Die context beschreef hij.
Hij maakte neveningangen. Hij documenteerde.

Een neveningang is een overzicht waarin de informatie nóg een keer wordt geordend, maar dan op een andere manier. Veel neveningangen worden gemaakt als je werkt met een geautomatiseerd systeem: je kunt op allerlei metagegevens zoeken, sorteren en terugvinden, bijvoorbeeld op plaats, object, subject.

Maar niet alleen neveningangen maakte hij, ook tijdlijnen. Chronologische overzichten van belangrijke gebeurtenissen: in één oogopslag zag je hoe een dossier (de schriftelijke afwikkeling van een zaak) zich ontwikkeld had, of de kennis binnen een bepaald vakgebied, hoe documenten zich tot elkaar verhielden.
En als laatste: schema’s. Het werk van Otlet uit 1934 “Traité de documentation- Le livre sur le livre” geeft hij aan dat ook schema’s begrippen inzichtelijker maken. Zegt een plaatje niet meer dan 1000 woorden?

Documenteren doen we om tijd te winnen, indachtig de uitspraak van Ranganathan, nóg een grote Voorganger in het vakgebied: save the time of te reader.
Documenteren is volgens Van Dale: met bewijsstukken staven, motiveren. Zorgen dat de organisatie zich kan verantwoorden; de focus ligt op bewijsdocumenten. Procesgebonden bewijsdocumenten vooral.
Documentalisten hadden een belangrijke functie. Ze waren niet alleen bezig met deze bewijsdocumenten in de organisatie, maar hadden ook een speurneus voor belangrijke ontwikkelingen. Daarom had een documentalist ook dezelfde basisopleiding als de mensen waarvoor hij of zij werkte. Hij kende de behoeften van zijn gebruikers.

De bewijs- en verantwoordingsdocumenten bewaken en in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en houden is één. De kennis die heeft geleid tot deze documenten is twee.