inforoads

Voor wie doen we het eigenlijk?

2012-02-08T08:45:00.003+01:00

Als we spreken over de digitale burger, die behandeld wil worden alsof hij of zij zaken doet met een webwinkel, is enige relativering zeker op zijn plaats: in een rapport "de e-overheid vanuit gebruikersperspectief" van de Universiteit Twente, verschenen in juli 2011, staat te lezen dat –op het gebied van de digitale ontwikkelingen- onder burgers een kopgroep is van 10 à 20% (hoofdzakelijk mannen tussen de 35 en 55 jaar, dat daarna een peloton volgt van 70% van aarzelende volgers en uiteindelijk een groep van 10 à 20% die weigert gebruik te maken van een elektronische overheid. Er is dus nog tijd voordat de gehele maatschappij de digitale mogelijkheden zal omarmen (De overheid vanuit gebruikersperspectief, Center for e-Governmentstudies). Overigens stijgt het gebruik van Internet wel heel sterk, zoals mag blijken uit het in november verschenen rapport "Nederland eet, drinkt en internet" van hetzelfde onderzoeksinstituut.

Interoperabiliteit

2012-02-07T21:33:00.004+01:00

Naast het prachtige boekwerk van Forum Standaardisatie -het tweede alweer, Interoperabel Nederland, is een mooie animatie over dit onderwerp verschenen. Je moet er wel even elf minuten de tijd voor nemen, maar dan begrijp je ook echt waar het om gaat....

De zin van opleiding

2012-02-05T08:40:00.001+01:00

Wanneer iemand gitaar wil leren spelen, zal hij een gitaar kopen.
Maar dan?
Hoe stem je zo een ding?
Hoe krijg je er muziek uit die aangenaam klinkt?

Dus zal hij (of zij, maar voor het gemak…) misschien op zoek gaan naar lessen. Een vriend of vriendin opzoeken die al gitaar speelt en de vaardigheden leren. Een boekje kopen met cd “speel gitaar in vijf minuten per dag”.
Een muziekschool bezoeken. Elke dag een uurtje oefenen om het instrument in de vingers te krijgen.
En langzaam maar zeker komer er steeds mooiere klanken uit de gitaar! Terwijl het lijkt alsof het de speler geen moeite kost.

Kom je verder in je kennis en vaardigheden, dan zie je dat mensen die écht talent hebben, naar meesterspelers gaan om daar de kunst verder af te kijken.

Om instrumenten te kunnen gebruiken heb je kennis en vaardigheden nodig. Je moet elk instrument leren gebruiken, of het nu een troffel is, een zaag of een broodbakmachine.

Dat geldt ook voor informatiesystemen zoals een CMS, een DMS, of een Office suite. Die horen immers je productiviteit op te voeren?
En daar doet zich iets merkwaardigs voor.
Doorgaans koopt een organisatie een systeem en wordt aan training of opleiding, aan de kennis- zowel als aan de vaardighedenkant, nauwelijks aandacht besteed. Want ja, het systeem kost al zo veel, nu nog iedereen opleiden- dat is nadelig voor de productie en kost te veel geld, tijd dus: productie.
Als iemand al met twee vingers op een toetsenbord kan rammen, heeft ie genoeg kennis, lijkt het wel. De rest leert ie wel gaandeweg bij.

Een informatiespecialist krijgt hooguit een week opleiding om een systeem, wat tonnen kost, te leren bedienen. Of hij daarna nog veel doet om die kennis uit te breiden?

Oja, en de mensen op de Werkvloer, die er dagelijks mee gaan werken? Die mensen, die nauwelijks de functies van Office kennen, of Word, laat staan Excel of Powerpoint, die krijgen in een uurtje of twee te horen hoe het nieuwe DMS werkt, en daar moeten ze het mee doen.

Het wordt hoog tijd dat organisaties een visie op opleiden ontwikkelen. Bij instrumenten horen kennis en vaardigheden, anders heb je er niets aan. En, zo zijn we dan ook weer, het systeem krijgt dan de schuld.
Een tandarts die nooit een vulling heeft geplaatst, heb ik liever niet aan mijn gebit. Doet hij het verkeerd, dan ligt het echt niet aan zijn tandartsstoel hoor.

Ik hoor in organisaties heel veel mensen valse klanken voortbrengen uit hun instrumenten, en ze hebben het zelf niet in de gaten.
Tijd voor een nieuwe visie op een permanent vorm van opleiden….. wij denken graag met u mee.

lessen aan IDM Erasmus

2012-02-05T08:13:00.003+01:00

We hebben de doelstellingen en inhoud van de lessen aan de postdoctorale opleiding IDM van de Erasmus Universiteit weer eens opgeschud...

Over dossiers

2012-01-04T08:37:00.005+01:00

Met de archiefzorg gaat het niet goed, zo is mijn stellige overtuiging.
Organisaties maken nog steeds niet de keuze voor in principe éénvormige digitale opslag. Dossiers zijn er in papieren en in digitale vorm. De papieren dossiers zijn incompleet, de digitale ook.
Belangrijke documenten die onderdeel uitmaken van een dossier staan in mailboxen, op persoonlijke schijven, in g-mail en andere buitenbestanden en cloudoplossingen, op afdelingsschijven, maar niet waar ze horen- in het archief.

Ik gebruik met opzet het woord dossier, omdat de uitleg van informatici van het begrip zaak mij archieftechnisch met afkeer vervult. Een dossier is voor mij duidelijk: het is de schriftelijke neerslag van een complex (= een set) van handelingen, gericht op het realiseren van een bepaald doel. In die complexiteit is ordening aangebracht: het dossier als weergave van de werkelijkheid. De essentie van de informatie is gevangen in zo weinig mogelijk documenten, die samen –als een keten- het verhaal vertellen van de gebeurtenis. Er is compleetheid en de informatie presenteert zich als vanzelf, doordat het dossier een volledige en juiste titel heeft meegekregen. Niet een bepaalde hoeveelheid werk (het afhandelen van één vergunning, dat is zaakgericht werken), maar het eindresultaat (bijvoorbeeld: alle vergunningen voor de ontwikkeling van een winkelstraat). Dossiervorming is dus voor mij een methode van meta-tagging van documenten die een unieke combinatie oplevert van alle elementen die in een gebeurtenis, ten aanzien van een persoon of een object, hebben gespeeld. Wat die combinatie uniek maakt is het gebruik van de informatie en het doel waarvoor deze werd samengebracht. Uiteindelijk geschoond van alle niet-relevante documenten blijft een waardevolle kern over van informatie-objecten, die in de loop der tijd opnieuw kan worden gebruikt en daarmee –onder andere- tijd en kosten bespaart.Het goede dossier leest als een boek, is verdeeld in hoofdstukken en voorzien van de nodige indexen en kruisverwijzingen.

Daar moet ik nog eens goed over nadenken, over die definitie. Denkt u mee?

Informatiebeheerders die hun werk serieus nemen –het zo compleet mogelijk maken van de dossiers die door beleidsafdelingen onvolledig worden opgeleverd, als deze dat al doen- staan vaak met de rug tegen de muur. Ze worden uitgelachen door hun collega’s, want dat is toch niet meer van deze tijd, documenteren. Jazeker, zo heette het vroeger, de documentaire informatievoorziening: het zorgen dat de juiste informatie op het juiste moment wordt geleverd aan de juiste persoon of personen, en dat tegen een redelijke inspanning. Ik verzon de definitie ooit voor SOD-studiedagen, geinspireerd door een televisieuitzending over Deming.

Ik wens u allen een strijdbaar jaar toe waarin het belang van archiveren van informatie wordt ingezien. En waarin moeite wordt gedaan, door de hele organisatie, om dossiers compleet te krijgen. Waarin u als een terriër aan de broek hangt van iedereen die de dossiervorming aan zijn of haar laars lapt. Daarin gesteund door uw management en door het bestuur van de organisatie, die morele waarden hoog acht- en dus ook de neerslag van het morele handelen.
Want complete dossiers, een solide schriftelijke neerslag, dat is de kern van overheidshandelen. Het is een belangrijke toegevoegde waarde van de democratie.

2012- Een nieuw jaar, nieuwe voornemens

2012-01-01T09:31:00.006+01:00

In De Volkskrant van zaterdag jl. stond een artikel over Ricardo Semler, nog steeds een groot inspiratiebron voor me. Naar aanleiding daarvan zocht ik bijgaand artikel op in Management Team. Als je bezig bent met vernieuwing, verandering, aanpassing, met een nieuwe vorm van werken die niet is gedreven door hypes maar die serieus iets toevoegt, is het zeker de moeite waard om te lezen: geef mensen de ruimte.
Om even aan te halen waar het bij Semler in zijn bedrijf om gaat:
- Weg met de bureaucratie
- Werknemers bepalen zelf salaris, werktijden, wie hun leidinggevende is;
- Managers moeten controle loslaten om creativiteit te sturen;
- Leidinggevenden krijgen geen speciale behandeling: geen eigen werkplek, geen secretaresse, geen parkeerplek;
- Elk half jaar worden leidinggevenden anoniem geëvalueerd;
- Voortdurend afvragen waarom vanzelfsprekendheden goed voor het bedrijf zouden zijn;
- Een leider moet geregeld afstand nemen van zijn bedrijf en onbereikbaar zijn;
- Leiderschap heeft niets met hiërarchie te maken, want iedereen kan leiderschap ontwikkelen.

Als dat niet een betere vorm van werken verwelkomt.....
Heb je trouwens ook het idee dat dit plaatje scheef staat, of is het mijn gemankeerde timmermansoog?

Archiefselectie is mappen verwisselen

2011-10-30T07:41:00.003+01:00

Het is niet best gesteld met de archiefzorg in Nederland.

Ambtenaren handelen zaken af en het papier dat bij die zaken hoort, stoppen ze in een map. Vaak is dat een papieren map, maar ook worden digitale documenten gemaakt, die ergens op een schijf worden geplaatst. Soms is er alleen een digitale map, of zijn er digitale documenten verspreid over verschillende bronnen.
Hebben ze de digitale map niet meer nodig, dan wordt deze gewoon niet meer gebruikt.
Wordt die papieren map overbodig, dan wordt deze gestuurd naar –wat de ambtenaar zelf noemt- het archief. Daar mogen ze er iets moois van maken.
De archiefafdeling zou dat misschien wel willen, maar kent doorgaans het werkproces nauwelijks, dus kan niet anders dan misschien wat correcties in de map aanbrengen, de beduimelde map vervangen door een nieuwe en bepalen of de zaak voor bewaring of vernietiging in aanmerking komt. Voor meer is ook geen tijd, want het dagelijkse werk -registratie van de inkomende post- gaat voor, en dat kost al veel meer tijd omdat daar meer handelingen bij gekomen zijn, en meer stukken om te registreren: wat niet is geregistreerd, is niet terug te vinden in het digitale archief, vandaar.

Het archief raakt dus overvol, en dan wordt de schoning van dat archief aanbesteed, of wordt een archiefprojectenbureau opgezet. Er worden offertes aangevraagd en de goedkoopste krijgt de opdracht.

Het externe bedrijf dat de opdracht kreeg moet werken onder zeer hoge druk, want archiefzorg mag weinig kosten: de centrale inkoop is onverbiddelijk en gunt aan de laagste prijs. Waar tot tien jaar geleden de norm was 1 meter per dag per selecteur, worden nu offertes gegund waar de norm ligt op vijf meter per dag of zelfs meer.
Hoe haal je dat als selecteur? Wel, archiefbureaus zijn de afgelopen jaren gaan selecteren op het laagste bewerkingsniveau conform de eisen van het LOPAI. Dat betekent dat in een map wordt gekeken of er te bewaren stukken in zitten. Is dit niet het geval, dan wordt de vernietigingstermijn van de map bepaald. Is het wel zo, al is het maar één stuk, dan wordt de map op bewaren afgesteld en opgenomen in de bewaarserie.
Wie controleert het archiefbureau? Een goede vraag….

Archieven verkeren in deplorabele staat, was de conclusie van een forum van journalisten (zie deplorabele archieven van 2 oktober).
Het zou goed zijn wanneer archiefinspecties zich eens zouden buigen over de vraag of de huidige systematiek van archiefbewerking leidt tot archieven in goede, geordende en toegankelijke staat. Wat uiteraard het hele traject inhoudt vanaf de vorming tot de uiteindelijke selectie. En als de conclusie is dat het er allemaal niet toe doet, laten we dan helemaal stoppen met archiefselectie en ook hier de illusie van kwaliteit opgeven.

Het Postorderbedrijf Publieke Service

2011-10-05T14:56:00.001+02:00

Het nieuwe werken…. Is dat nou zo veel anders dan het oude werken?

Onlangs zag ik een burgemeester op YouTube uitleggen dat zijn gemeente gaat werken als een postorderbedrijf.
Wat een mooie vergelijking!
Hoe mooi is het voor de klant om te kunnen zien hoe je pakje wordt ingepakt, verzonden, aankomt en gretig uit de handen van de postbesteller wordt gerukt….
Ook de gemeentediensten gaan die weg op.
“andere klanten die een paspoort afnamen kochten ook een rijbewijs…”
“De vijf meest verkochte producten op dit moment zijn……”

Okee, laten we de gedachte van het postorderpakket eens dóórdenken.
We gaan werken aan Postorderbedrijf Publieke Services!
Onze diensten en producten vragen we dus aan bij één centraal overheidsnummer op website www.nl
Een jaartje Postbus 51-reclames en het zit geheid even goed in het collectieve bewustzijn geramd als: “eerst de Kamer van Koophandel bellen”.
Niemand die dat doet overigens hoor, maar iedereen kent de kreet.

Alle gegevens van mensen, objecten, gebeurtenissen stoppen we in een grote overheidsdatabase, de Databank Publiek.
Daarnaast een grote database van wetten, richtlijnen, verordeningen, keuren en traktaten (die is er overigens al!).
Dat verknopen we zodat een aanvraag toetsbaar wordt aan de wetgeving. Kan een vergunning, ontheffing of wat dan ook worden verleend, dan hanteren we daar een eenheidsprijs voor.

Dit zou je heel goed kunnen centraliseren. Of een ambtenaar nou achter de voordeur op zijn beeldscherm kijkt, negen hoog of kilometers ver weg- het maakt toch niks meer uit?
Neem eens een proef voor de meest eenvoudige handelingen. Ontwikkel bijvoorbeeld een Lokale Overheidswebsite in plaats van alle gemeenten een eigen productencatalogus te laten bouwen.
Werk het Overheidsloket voor de Omgevingsvergunning nu eens goed uit, met een centrale archiveringsfunctie en het begin is er.
Centrale, objectieve toetsing door geautomatiseerde business rules, met desnoods nog een persoonlijke check door een plaatselijk handhaver…

Als je dat dan toch gecentraliseerd hebt en geautomatiseerd, kun je heel wat besparen.
Beleid kun je in deze tijden met gemak landelijk maken, met regionale nuances.
Uitvoering kun je automatiseren, als je beslisregels maar goed zijn.
Handhaving doe je vanuit een nieuwe, bredere politietaak die veel meer blauw op straat brengt doordat allerlei instanties nu ook dat ene uniform aanhebben.

Wat een besparing is dan mogelijk! Postorderbedrijf Publieke Services- ik zou er voor tekenen om dit snel in te voeren, en als streefdatum 2020 te hanteren, het moment waarop er nog drie van de tien ambtenaren over zijn. Een mooi kantelmoment!

En van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten maken we het Ministerie voor Regionale Aangelegenheden.

Deplorabele archiefzorg

2011-10-02T11:55:00.001+02:00

Laten we het zaakgericht werken eens bekijken.

Een document komt binnen in de organisatie. Daarmee gaat, volgens de zaakadepten, een zaak lopen.
Is dat anders dan wanneer je zegt: dit document moet worden afgehandeld, zo spoedig mogelijk?

Er worden statussen bepaald voor de afhandeling.
Is dat zo anders dan een ontvangstbevestiging sturen, daarin aangeven hoe lang de afhandeling in beslag gaat nemen en je aan die termijn houden?

Er wordt managementinformatie geleverd uit het zaaksysteem.
Is dat zo anders dan wanneer je in je takenlijst bijhoudt dat je de zaak afhandelt binnen de afgesproken termijn?
Welke managementinformatie heb je eigenlijk nodig. Als een medewerker gewoon zijn werk doet zoals het hoort, is dan al die verantwoording vooraf, tijdens en achteraf niet overbodig? Wie zich niet houdt aan de taken, die komt in aanmerking voor een stevige schobbering.

Medewerkers –in zorg, onderwijs, administratie- raken gedemotiveerd van de toenemende verantwoording die zij moeten afleggen. Een onderwijzer is steeds meer tijd kwijt aan de horizontale verantwoording aan begeleiders en specialisten en aan verticale verantwoording aan het management en, wat wordt geregeerd door Cito-toetsen die de school een plaats opleveren ergens tussen beste en slechtste.
We administreren meer; we registreren meer. We raken steeds meer kwantitatief gefocust in plaats van op de kwaliteit van het werk. Steeds vaker hoor ik van ambtenaren: “de ziel verdwijnt uit wat ik doe”.

Verantwoording aan de manager hoort verantwoording aan de burger te zijn. De Wet Openbaarheid van Bestuur wordt slecht toegepast, beantwoording van vragen kost “buitenproportioneel veel tijd”(volgens Minister Donner), en om die reden moet de wet volgens hem dan maar worden afgeschaft.
De oorzaak van die moeite wordt door Donner helaas niet geanalyseerd. In ARGOS van 1 oktober http://weblogs.vpro.nl/argos/2011/09/30/1-oktober-2011-de-wob-op-de-schop/ wordt door journalisten op niet mis te verstane wijze gesproken over de deplorabele staat waarin de Nederlandse overheidsarchieven zich bevinden- wat de oorzaak is van de gebrekkige informatieverstrekking.

We zijn o zo bezig met zogenaamde efficiencybevorderende windowdressing klantinformatiesystemen, maar voor een verantwoord, systematisch en zorgvuldig archiefbeheer is geen plaats. Digitale archieven dijen uit en digitale documenten worden gedumpt in een digitale chaos, waarover optimistische futurologen zichzelf tot goeroestatus fabuleren met ideeën over tagging, googling, crowdsourcing en open clouds.

Een zaak is een eindigend complex van handelingen, gericht op een specifiek doel. Zo een zaak kent vele facetten en kan jaren duren. Het is geen hoeveelheid werk waarvan de voortgang moet worden gevolgd in een zaaksysteem. Dit laatste doet het zaakbegrip ernstig tekort.
Archiveren is vooral het hoofd koel houden in dwaze tijden en structuur aanbrengen in informatie. Voordat de gegevensbrij de werkelijk relevante feiten, meningen en conclusies heeft bedolven en een informatie-archeoloog de documenten moet delven uit een vuilnisbak van het digitale verleden- met veel geduld, moeite en kosten.

Het Nieuwe werken objectief bekeken

2011-09-04T08:21:00.000+02:00

HNW zet organisaties in beweging.
Grenzen tussen privé en werk vervagen!
Het is verbluffend hoe sociale media de samenleving veranderen.

Dat gaat natuurlijk niet op stel en sprong. Van twitteraars lees ik wat ze op hun boodschappenlijstje hebben staan, dat ze een klacht hebben ingediend bij de kinderopvang omdat hun kind niet op tijd is verschoond, dat ze een gerookte makreel hebben gescoord, dat het te koud is voor de tijd van het jaar, dat ze over de reling hangen tijdens een personeelstochtje op de Noordzee bij windkracht twaalf. Hun hele maaginhoud komt eruit en wordt in mijn brievenbus getwittert, met aanschouwelijke en smartelijke fotoserie via Facebook, Hyves of LinkedIn.

Maar ik lees ook heel interessante nieuwtjes die ik zonder Twitter niet geweten zou hebben, over nieuwe rapporten die uitkomen, over leveranciers die aan het werk zijn bij klanten, over successen en irritaties die voorkomen in projecten, ik lees presentaties die ik nooit gezien zou hebben wanneer ik geen gebruik zou maken van sociale media, die me aan het denken zetten, die me stimuleren.

Ja, die sociale media: wacht maar af, dat gaat het worden!

Er is sprake van een revolutie en daarbij hoort gekakel. Maar even wat feiten op een rijtje:
- Steeds meer mensen hebben snel en goedkoop toegang tot informatie, en gebruiken de kennis en ervaring van anderen. Kennis wordt gedeeld- dit wordt de norm.
- Intermediaire functies die gebaseerd waren op “kennis is macht”, waaronder óók adviesbureaus, verdwijnen. Mensen vinden de kennis zelf wel, alleen of met andere belangstellenden/hebbenden.
- Steeds rijker wordt het net, daaraan bijgedragen door talloze deskundigen. Wikipedia is de norm voor encyclopedische kennis, Slideshare.net is de norm voor actuele kennis over presentaties.
- Web 2.0 verbindt mensen, ze zoeken elkaar op rondom thema’s . Het zijn de loosely connected communities die door allerlei organisaties heen, samenwerken.
- Organisaties democratiseren. De medewerker is aan zet. Hij (of zij) bepaalt waar hij werkt , wanneer, en spreekt een prestatie af. Dit betekent dat een hele managementlaag in de organisatie zal verdwijnen en dat samenwerking heel nieuwe vormen zal krijgen.
- Verschillen in leeftijd, status, plaats in de organisatie vormen niet langer barrières in het communiceren. Iedereen praat mee, en ieders mening is zinvol.
- Klanten praten mee over ontwikkelingen. Voorbeeld is het (inmiddels niet meer zo nieuwe) driehoekige theezakje van Lipton.
- Persoonsgemak staat voorop. Niet meer OneSize Fits All, maar: My Size fits Me.

Een groot probleem vormen momenteel nog de verdienmodellen. Wie verdient er geld aan het organiseren van de samenwerking? Als kennis gedistribueerd wordt langs democratische weg, wat doet dan de uitgever, de adviseur in de toekomst? Hoe gaan zij geld verdienen als alle informatie toegankelijk is, vrij benaderbaar? Boeken- en mediawinkels gaan failliet, tussenpersonen vallen uit omdat mensen zelf op het internet wel hun informatie zoeken. En dat terwijl weer nieuwe fabrieken worden opgericht om analoge langspeelplaten uit te brengen in een ongelooflijk mooie kwaliteit.

Een uitstekend boekje over deze materie is Het nieuwe werken ontrafeld- Over bricks, Bytes en Behaviour van Ruurd Baane, Patrick Houtkamp en Marcel Knotter, uitgebracht in een reeks van de Stichting Management Studies. En geloof me: dit is écht een aanrader om te begrijpen wat er bezig is. De tweet over de makreel staat ineens in een heel ander licht.

geen peil op te trekken- pijltjes gooien?

2011-07-09T10:06:00.002+02:00

Kunnen we de toekomst voorspellen, of laten we beter een aap pijltjes gooien?
Het is een vraag die gesteld wordt in een van de bladen die ik steeds weer met aandacht lees, Ode. Het blad laat me nadenken en helpt me een mening te vormen over veel zaken.

Hélpt me een mening te vormen, want dat doe ik nog altijd zelf, zoals zoveel mensen. Mijn lijfspreuk is immers: I wasn't born to follow (Byrds, Easy Rider).

Ik denk er vaak over na waar -wat nu documentaire informatievoorziening heet- naar toe gaat. Maar meer nog waar het vandaan komt en waarom iets, wat begonnen is door nota bene een Zaanse gemeentesecretaris, Zaalberg, zo weinig interesse heeft bij het management.

Als ik bij de Geitenfokvereniging kom, draait alles om productieverbetering. Kom ik bij het Genootschap van Bierbrouwers, dan draait alles om de verbetering van het bierproductieproces.

Waar draait het om bij de documentaire informatievoorziening?

Laten we eens kort terugkijken. Enkele jaren geleden is door de Records Management Conventie een set beroepsprofielen opgesteld. Later zijn die overgenomen door het A&O-fonds. Nooit heb ik van vakgenoten gehoord dat ze kloppen of, na tien jaar, toch eens aangepast moeten worden.
Hebben de profielen de bestuurstafels bereikt?
Zijn ze overgenomen door functiewaardeerders?

Heeft u die profielen wel eens gelezen en besproken met uw manager, die op haar beurt...

Je mist inmiddels wel het functioneel (applicatie)beheer van het DMS en het metadatamodel. Je mist het totaaloverzicht van de informatiearchitectuur. Maar toch, handige praatstukken zijn het wel!

En de Baseline, nog zoiets. Heeft u hem ooit wel gelezen?
Informatie op orde? Al eens over nagedacht?
Kunnen we daar de komende vijf jaar mee vooruit, hebben we een toekomstvisie?

Misschien moeten we een aap eens pijltjes laten gooien.

Uit: Sited 126, beperkt aangepast.

Het Nieuwe Werken

2011-06-22T20:05:00.002+02:00

TNT - sinds kort PostNL, merkwaardigerwijs zonder punt ertussen - verwacht dat er over tien jaar geen briefpost meer wordt bezorgd. Negen op de tien mensen hebben inmiddels toegang tot internet. Dat is zo veel, dat gevreesd wordt voor de toekomst van bibliotheken. Er worden inmiddels in de VS meer e-books gedownload dan papieren boeken verkocht. De boekenkast verdwijnt als statussymbool of warm element in het interieur, waar je een dromerig je blik kon laten glijden over al die titels die je al gelezen had of had willen lezen. Er komt zelfs een Spotify voor boeken, waar je toegang krijgt tot alle e-books en ze als stream kunt lezen.

Die ontwikkelingen gaan snel en leiden tot een andere manier van werken. In het rapport "Van het oude werken, de dingen die voorbijgaan- het nieuwe werken bij het Rijk" wordt op deze ontwikkelingen ingegaan.

Het rapport bevat een mooie definitie van het nieuwe werken: “Het samenspel tussen het ontwikkelen van nieuwe managementvaardigheden (dynamisch managen), het hanteren van innovatieve principes (flexibel organiseren) en het realiseren van hoogwaardige arbeidsvormen (slimmer werken) om het concurrentievermogen en de productiviteit te verbeteren”. De definitie is van professor H.W. Volberda van de Erasmus Universiteit.

Een andere manier van werken wordt uitgelegd in het nieuwe boek van Denise Hulst, Het betere Werken. In dit boek vat ze eigenlijk al haar vorige boeken samen in een nieuwe methodiek, met werkboekdeel. Ik neem even een citaat over van Bol.com:

“Je neemt het je regelmatig voor: orde aanbrengen in je werk. Maar de dagelijkse praktijk is weerbarstig. Door de druk van dagelijkse deadlines verschuift je voornemen naar volgende week. Met als gevolg: stress en chaos.

Herken je jezelf in: een gevoel van werkdruk? Een teveel aan informatie? Te veel tijd aan e-mail besteden? Veel te doen en te weinig tijd? Werkachterstanden? Veel ad hoc werkzaamheden? Veel onderbrekingen?

En zou je liever…meer overzicht op je feitelijke werklast hebben? Meer vanuit rust willen werken? De regie over je tijd en taken terug willen? Je Postvak In blijvend op orde hebben?

Ga dan nu aan de slag met Het betere werken. Want het kan: met rust en overzicht aan de slag gaan."

Hoeveel van je collega's hebben hier last van, waarde informatiespecialist? En: wat doe jij eraan om het deze mensen gemakkelijker te maken?

Een grondregel voor bibliothecarissen, documentalisten en archivarissen zou moeten zijn de vijfde regel van Ranganathan, één van de belangrijke denkers over ons vakgebied: save the time of the reader. Als wij tijd kunnen winnen voor de vele mensen die zich dagelijks door de rijstebrijberg aan informatie doorploeteren om zo in het land van kennis aan te komen, dan leveren wij ons geld dubbel en dik op.

Al eerder heb ik een berekening gemaakt van hoeveel tijd bespaard kan worden als mensen niet hoeven te zoeken in een organisatie. Stel dat het waar is wat instituten als Diebold zeggen, dat de kenniswerker drie uur van zijn/haar dag besteedt aan het zoeken naar informatie - dan is dat dertig procent van de werktijd die in een organisatie wordt verspild. Deel de loonsom van uw organisatie in drie delen en neem daar de helft van (mensen moeten iets te zoeken houden in het leven, anders ontdekken ze nooit iets nieuws). Dát deel kunt u dus besparen met slim informatiebeheer.

Begin eerst eens je eigen methode van werken onder de loep te nemen, want als je zelf niet gestructureerd werkt, kun je het ook een ander niet leren. Begin dan kleine verbeteringen aan te brengen in procedures, in zoeksystemen, in boomstructuren of in je DMS. Zodat iedereen snel, moeiteloos, als het ware vanzelf de informatie die hij of zij zoekt, kan vinden. Meld elke verbetering aan je management en bereken wat je ermee bespaart. Zit je het eerste jaar op 5% besparing zoektijd, dan is dat al heel wat.

Was niet ooit een definitie van ons vakgebied: alle informatie toegankelijk maken en houden, voor elke gebruiker, op elke plaats, op elk tijdstip, in een authentieke vorm met inachtneming van duurzaamheidsprincipes, uiteraard met inachtneming van autorisaties voor de gebruiker?

Oude waarden blijven in stand. Dit is er zo een.

Gepubliceerd in Sited nr. 125, juni 2011

Timelines

2011-06-21T14:03:00.002+02:00

Zoals aangekondigd in i-Facts, zijn we bezig, vanuit VHIC, met het ontwikkelen van timelines. Je vindt ze hier.

de i-overheid en e-governance

2011-06-17T11:03:00.005+02:00

In het recent verschenen rapport iOverheid wordt een onderscheid gemaakt tussen twee verschillende perspectieven op de digitale overheid.
In het ene perspectief "denkt en handelt de e-overheid vanuit applicaties, wil hij digitalisering vooral inzetten voor het verbeteren van de dienstverlening, en is hij optimistisch over de mogelijkheden van techniek ten behoeve van beleid en uitvoering", aldus de website.
Het andere perspectief neemt de informatiestromen als uitgangspunt. “Informatiestromen die zich een weg banen binnen en tussen de verschillende overheden. Over de grenzen van beleidsterreinen heen. Over de grenzen ook die publieke en private sector scheiden.”
Dit wordt de i-Overheid genoemd.

Het rapport rapporteert de snelle groei van een kluwen van informatiestromen op alle niveaus van overheden. Deze ontwikkelingen worden door de overheid niet gezien, niet beoordeeld en dus ook niet gestuurd. Zolang de informatiekluwen buiten het zicht van de politiek blijft zal ze zich onbelemmerd voortzetten, mede door de initiatieven van diezelfde politiek in het kader van de e-overheid.

Het rapport signaleert de volgende tendenzen.
1) function creep, waarbij een oorspronkelijke functie van een informatienetwerk zich geleidelijk en ongecontroleerd uitbreid, bijvoorbeeld door systemen met verschillende functies te koppelen.
2) informatiestromen overschrijden grenzen tussen de publieke en private sector.
3) Binnen de overheid vervaagt de scheiding tussen beleidsterreinen en informatie wordt voor andere doeleinden gebruikt dan waarvoor het oorspronkelijk verzameld is.

Bij het delen van informatie wordt deze buiten haar oorspronkelijke context hergebruikt met risico voor de burger en voor de overheid. De verantwoordelijkheid voor de kwaliteit en de betrouwbaarheid van de informatie is achtergebleven bij deze ontwikkelingen.

Ontwikkelingen op het gebied van informatie en systemen worden gemotiveerd vanuit ideeën en verwachtingen over efficiëntie, effectiviteit, veiligheid, privacy en transparantie. De WRR maakt daarbij een onderscheid tussen stuwende, verankerende en procesmatige beginselen.
Stuwende beginselen zoals veiligheid, effectiviteit en efficiency leveren de motivatie om ICT in te zetten. Verankerende beginselen vormen een tegenwicht voor de stuwende principes en moeten vrijheden en individuele autonomie borgen. Transparantie en accountability zijn de procesmatige beginselen die ervoor moeten zorgen dat de afweging tussen de stuwende en verankerende uitgangspunten inzichtelijk en toetsbaar is.
“De opeenstapeling van ad-hocbesluiten over nieuwe technieken, het ontbreken van een besef van het ontstaan van een iOverheid en het gebrek aan debat daarover, maken dat de iOverheid zich als het ware ‘grenzeloos’ ontwikkelt.” Er worden geen grenzen aan deze ontwikkeling gesteld ‘omdat niemand zich de hoeder voelt van dit geheel'. Door de ongebreidelde onderlinge verknoping van informatie(netwerken) is het niet meer altijd duidelijk wie welke verantwoordelijkheid heeft en kunnen burgers en organisaties waaronder de overheid zelf verstrikt raken in de kluwen.

In het rapport iOverheid -op 15 maart aangeboden aan minister Donner- analyseert de WRR de verhouding tussen burger en overheid tegen de achtergrond van de informatisering van de samenleving en de overheid. Wat betekent de inzet van ICT in beleid en beleidsuitvoering voor deze relatie en wat zijn de gevolgen voor het functioneren van de overheid zelf? De Verwijsindex Risicojongeren, het Elektronisch Patiëntendossier, het biometrisch paspoort, gegevensuitwisseling tussen organisaties én over de landgrenzen en het gebruik van digitale profielen van burgers in beleid: allemaal nieuwe mogelijkheden voor beleidsmakers dankzij de inzet van ICT. Ten gevolge van deze inzet is een digitale realiteit ontstaan die invloed heeft op de bestaande structuur en de verantwoordelijkheden van de overheid.

Het rapport signaleert dat ‘het bredere perspectief van de iOverheid en een zorgvuldige toetsbare afweging tussen de verschillende beginselen ontbreekt binnen het Nederlandse politiek-bestuurlijke debat’.

De volgende ontwikkelingen vereisen volgens de WRR specifieke aandacht: 1) het vernetwerken van informatie. 2) het samenstellen en verrijken van informatie, en 3) het voeren van preventief beleid op basis van informatie.
De zorgvuldige en toetsbare afweging tussen de stuwende, verankerende en procesmatige principes moet zo expliciet mogelijk plaatsvinden op alle niveaus, met betrekking tot aanschaf van een applicatie, maar ook in het kader van het NUP en de basisregistraties.
Het probleem is echter dat de kern van de iOverheid schuilt in de samenhang van informatiestromen en netwerken, en juist op dat punt geldt dat er geen organisaties zijn die zich om het geheel (kunnen) bekommeren.

Tijd voor e-governance.

het nieuwe......

2011-06-17T06:49:00.003+02:00

Er zijn fantastische mogelijkheden om data op een vernieuwende manier te presenteren: het Nieuwe Vinden (alles is immers nieuw tegenwoordig).
Neem Flickr. Je neemt een foto, plaatst die op Flickr met de coördinaten erbij. Anderen doen dat ook en zo ontstaat een deken van foto’s over interessante plaatsen op aarde.
Funda.nl, op hetzelfde principe gebaseerd. Geografische informatiesystemen, gebaseerd op Google Maps. Wat een mogelijkheden biedt dit om demografische gegevens in te voeren, alle vergunningen die ooit zijn verleend en nog geldig te koppelen per pand.
Google Maps waarin elk huis gefotografeerd lijkt lanceerde onlangs een explorer voor open data, www.google.com/publicdata Moet je eens proberen, je kijkt je ogen uit wat er kan.
Spotify.com- steeds meer muziek online beschikbaar. Je hoeft maar een naam in te toetsen en je hebt de muziek te pakken. Ik schreef er al eerder over: waarom zou ik nog iets willen hebben als ik het zo kan beluisteren? Kopen blijft mogelijk voor de hebberds, tegen prijzen die met de iTunes Store concurreren.
www.Yindo.com - hetzelfde principe. Dit zou de grootste openbare bibliotheek van Nederland kunnen worden, want sommige ontwikkelingen gaan snel, als ze maar worden opgepikt. Het is een Spotify voor boeken. Je kunt een boek online lenen en lezen op je e-reader.
YouTube- er ontstaan nieuwe academies waarop mensen bereid zijn elkaar nieuwe dingen te leren. Toets een woord in en een keur aan filmpjes openbaart zich, bijvoorbeeld hoe je een t-shirt vouwt in 2 seconden http://www.youtube.com/watch?v=An0mFZ3enhM.
Slideshare.net nog zo een goudmijn: presentaties over de gekste onderwerpen vind je daar. Het kaf wordt van het koren gescheiden door de waarderingen die kijkers hebben gegeven.
De manier van ordenen van iTunes. Snel en eenvoudig. Al je liedjes worden in een database geplaatst. Je kunt ze ordenen in afspeellijsten. De software is gratis te downloaden en ook in diverse kopievormen beschikbaar, zoals in de Windows Media Player.
De manier van ordenen van www.delicous.com Je voegt trefwoorden [tags] toe aan een favoriete website, maar kunt ook van de tags van anderen gebruik maken.
Sites waarop je je hele boekenverzameling in kaart kunt brengen, zoals www.thelibrarything.com of www.Goodreads.com - het zijn de mooiste bibliotheekcatalogi die er zijn. Samengesteld door talloze mensen die hun boektitels belangeloos op het internet plaatsen en elkaar recensies geven.

De tijd van scepsis zou inmiddels achter u moeten liggen, waarde lezer. Met e-readers gaat het heel snel: in de VS worden al meer boeken gedownload en elektronisch gelezen dan dat er papieren boeken worden verkocht. Als je eenmaal met elektronische inkt hebt kennisgemaakt, dan ben je verknocht aan je leesapparaat, dit los van alle sentimenten over verdwijnende boekenwinkeltjes waar het zo lekker rondsnuffelen was naar verrassende vondsten. Meer is minder geworden in je koffer, als je op vakantie gaat.

De digitale revolutie is in volle gang. Functies vervallen en veranderen. Er zijn bedreigingen, maar ook volop nieuwe kansen. Als je ze wilt zien en als je durft te experimenteren, buiten je kaders treden.

Documentatie, documentalisme, documentalist

2011-05-18T11:10:00.003+02:00

Ons vakgebied is voortgekomen uit de werkzaamheden van de illustere Paul Otlet. Otlet gaf een nieuw vakgebied gestalte wat hij een nieuwe naam gaf: de documentatie. Hij zag dat er problemen waren in de toegankelijkheid van informatie en begon deze te classificeren, toegankelijk te maken. Dat deed hij door documenten samen te vatten: boeken en artikelen. Hij noemde zichzelf documentalist.

Otlet klasseerde en maakte daarmee toegankelijk. Ordenen, rubriceren, verbanden leggen. Documenten (boeken, artikelen) hebben een bepaalde kennis-context. Die context beschreef hij.
Hij maakte neveningangen. Hij documenteerde.

Een neveningang is een overzicht waarin de informatie nóg een keer wordt geordend, maar dan op een andere manier. Veel neveningangen worden gemaakt als je werkt met een geautomatiseerd systeem: je kunt op allerlei metagegevens zoeken, sorteren en terugvinden, bijvoorbeeld op plaats, object, subject.

Maar niet alleen neveningangen maakte hij, ook tijdlijnen. Chronologische overzichten van belangrijke gebeurtenissen: in één oogopslag zag je hoe een dossier (de schriftelijke afwikkeling van een zaak) zich ontwikkeld had, of de kennis binnen een bepaald vakgebied, hoe documenten zich tot elkaar verhielden.
En als laatste: schema’s. Het werk van Otlet uit 1934 “Traité de documentation- Le livre sur le livre” geeft hij aan dat ook schema’s begrippen inzichtelijker maken. Zegt een plaatje niet meer dan 1000 woorden?

Documenteren doen we om tijd te winnen, indachtig de uitspraak van Ranganathan, nóg een grote Voorganger in het vakgebied: save the time of te reader.
Documenteren is volgens Van Dale: met bewijsstukken staven, motiveren. Zorgen dat de organisatie zich kan verantwoorden; de focus ligt op bewijsdocumenten. Procesgebonden bewijsdocumenten vooral.
Documentalisten hadden een belangrijke functie. Ze waren niet alleen bezig met deze bewijsdocumenten in de organisatie, maar hadden ook een speurneus voor belangrijke ontwikkelingen. Daarom had een documentalist ook dezelfde basisopleiding als de mensen waarvoor hij of zij werkte. Hij kende de behoeften van zijn gebruikers.

De bewijs- en verantwoordingsdocumenten bewaken en in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en houden is één. De kennis die heeft geleid tot deze documenten is twee.

Verandermanagement in de gezondheidszorg

2011-05-11T18:06:00.004+02:00

Met plezier lees ik elke maand het blad Ode,dat zich een blad voor intelligente optimisten noemt (www.ode.nl, een proefnummer van drie exemplaren voor € 10,-). Onderwerpen waarover het blad handelt: gezondheid, spirituele ontwikkeling, duurzaamheid, innovatie en leven.
In het aprilnummer van 2011 staat een interview met Ivan Wolffers, buitengewoon hoogleraar Gezondheidszorg en Cultuur aan de Vrije Universiteit van Amsterdam en auteur van het boek Gezond: De mens, zijn gezondheid en de gezondheidszorg. Hij geeft -over de gezondhiedszorg- opmerkelijke feiten over hoe informatie uiteindelijk wel of niet bij de belanghebbende aankomt.

Sommige deskundigen maken zich zorgen over de overvloed van tegengestelde informatie, die mensen in de war brengt. Ontvangers van informatie vormen hun eigen beeld: niet alleen het gegeven dat longkanker hartfalen kan veroorzaken, maar ook dat iemand een grootvader heeft gehad die zijn hele leven lang heeft gerookt en 'nooit iets heeft gehad' wordt onthouden; ieder maakt een eigen mix van deze gegevens.
Informatie alleen leidt dus op gezondheidsgebied niet tot de gewenste gedragsverandering, daar zijn andere prikkels voor nodig. Geen wonder dus dat campagnes mislukken waarin alleen informatie wordt verstrekt: het is vaak de foute informatie voor de beoogde doelgroep.
Informatie moet bij je hele levensstijl en culturele achtergrond passen. "de informatie die ik krijg is niet voor mij bestemd, maar voor anderen" is het idee. Informatie moet volgens Ivan horen bij de beleving van de eigen autobiografie. De meeste boodschappen die mensen krijgen vinden ze niet voor hen bedoeld en worden daarom genegeerd. "En als ze toch voor hen bedoeld lijken te zijn, voelen ze zich beledigd, geïntimideerd, gediscrimineerd." De meeste campagnes bereiken mensen die het al lang weten, niet degene die een gezondheidsrisico loopt.

Belangrijk is daarom te weten wat mensen ertoe beweegt om slechte voedingsgewoonten te veranderen. Wolffers noemt de volgende motivaties: het resultaat van gedragsveranderingen moet zichtbaar worden, het gevoel van eigenwaarde moet worden gestimuleerd en snel resultaat zorgt ervoor dat mensen zorgen dat ze nog beter hun best gaan doen: je moet jezelf wijsmaken dat je het kunt en daar steeds zelfbevestiging in vinden.
Verder moet je nieuwe gedragselementen zorgvuldig inpassen in je eigen autobiografie. Je moet het evenwicht verschuiven in je leefstijl en dat kost veel moeite en tijd. Het levert een voortdurende strijd op met de omgeving waarin we leven.
Wanneer je partner meeverandert is een enorme stimulans voor het slagen van verandering. Je ontwikkelt zo zelfs een eigen, nieuw netwerk. Binnen dat nieuwe netwerk kun je jezelf een nieuwe identiteit geven. Je hoort bij een nieuwe groep, terwijl je het idee hebt dat er niet eens zo veel verandert: je bent immers altijd een hardloper geweest (en als ik niet kan rennen voel ik me rusteloos, nutteloos en compleet waardeloos). Je zult daarom ook de leefomgeving moeten beïnvloeden: daar vinden de veranderingen blijvend plaats. Dus is de volgorde: laat de mens eerst zijn gedrag veranderen en verander dan de leefomgeving om de ingeslagen weg te kunnen volhouden.
Gezond zijn zou dus moeten worden voorgesteld als vanzelfsprekendheid. De omgeving dient daarom gezonde keuzes voor de hand te laten liggen. Steden moeten zo ingericht worden dat het bewegen wordt gestimuleerd. We moeten zorgzamer worden, meer aandacht krijgen voor de manier waarop producten worden gemaakt: mindfullness op het gebied van de gezondheid.

Informatievoorziening, gedragsveranderingen..... zie je de overeenkomsten met dit verhaal?

Kort over Deming

2011-02-20T08:33:00.005+01:00

Veranderingen realiseren is niet eenvoudig. Je moet de nodige beweging in een organisatie krijgen. Beweegt het te weinig, dan gebeurt er niets; beweegt het te veel, dan ontstaat rumoer en contraproductiviteit. Veel hangt af van de noodzaak, het leiderschap, de cultuur en de mensen die de verandering begeleiden. Dit wordt verwoord in onderstaande principes:

Veranderen is een mix van meten (Plan, Do, Check, Act) en bewegen. Om de medewerker in actie te krijgen is de Deming-cyclus uitgebreid met de IMWR-cirkel. Deze geeft de acties naar het personeel weer.

• Om van Plan naar Do te komen, moet je de medewerkers Mobiliseren.
• Om van Do naar Check te komen, moet je Waarderen.
• OM van Check naar Act te komen, moet je Reflecteren.
• Om van Act naar plan te komen, moet je Inspireren.

Inspireren is het prikkelen, het genereren van nieuwe ideeën, het creëren van betrokkenheid en uitdaging. Elkaar enthousiast maken voor de bestaansreden(en) van de organisatie, haar positie en kracht. Het ontwikkelen van toekomstperspectief en het ontdekken van mogelijkheden tot verbeteren en vernieuwen.

Mobiliseren is het benutten van inspiratie; het aanwenden en ontwikkelen van de capaciteiten en kwaliteiten van alle betrokkenen in en rond de organisatie (medewerkers, klanten, partners en bestuurders) om het toekomstperspectief, de doelstellingen en plannen van de organisatie te realiseren.

Waarderen betekent dat de leiders in overleg met medewerkers en andere betrokkenen bepalen wat werkelijk van waarde is in het licht van haar missie en visie. Waarderen betekent ook:
• Oog en respect hebben voor elkaars rol en bijdrage.
• Het beantwoorden van de behoeften van medewerkers aan erkenning voor gepleegde inspanningen.
• Behaalde resultaten in lijn met de doelstellingen van de organisatie.

Reflecteren betekent de tijd nemen om terug te kijken op de resultaten die zijn behaald en de manier waarop dat is gebeurd. Het doel is daarvan leren. Reflectie kan plaatsvinden op diverse niveaus: het individu, het team of de organisatie als geheel. Reflecteren omvat ook het spiegelen met anderen en de tijd nemen om met elkaar te overdenken en te bespreken waar het nu eigenlijk allemaal om ging, waar het goed gaat, waar de zorgen zitten, wat er mogelijk of moeilijk was of zal worden. Het vraagt om een open cultuur waarin de dialoog hierover kan worden gevoerd.

(uit een werkstuk van een cursist van de Leergang Informatie- en Procesbeheer over de invoering van een zaaksysteem in de organisatie).

Het document: de kern van de zaak

2011-02-17T09:46:00.002+01:00

Zaakgericht werken is een goed hulpmiddel voor het controleren van acties, als vervanging van eerdere rappélsystemen. In de huidige signaleringssystemen kan de burger meekijken en de wetgever ook, die een tegemoetkoming in het vooruitzicht stelt aan de burger wanneer zijn aanvrage of klacht niet binnen bepaalde termijn is behandeld.
De vraag blijft echter wat te doen met de zaak wanneer deze publieksvriendelijk is afgehandeld.

Een voorbeeld: iemand vraagt om een erfpachtovereenkomst. Die gelden in een stad als Amsterdam voor een periode van honderd jaar. De aanvrage komt in het zaakafhandelingssysteem en verdwijnt daaruit na afhandeling (de erfpachtovereenkomst is gesloten), dat zal zijn na enkele weken.

Een aantal documenten zijn op dat moment niet meer relevant, of worden op korte termijn minder relevant: de behandelingsverslagen (zoals: bericht van ontvangst, tussentijdse voortgangsberichten). Wat op termijn belangrijk is, zijn de informatie-objecten/is het informatie-object over de overeenkomst. Dat zal een document zijn, door beide partijen ondertekend.

Die overeenkomst moet dus gedurende de looptijd worden bewaard en tijdig vóórdat deze vervalt, moet de overeenkomst weer worden gesignaleerd, zodat tussen partijen kan worden gesproken over verlenging of beëindiging.

Tussentijds zullen misschien rechthebbenden wijzigen en zal dus ook de overeenkomst worden gewijzigd.

Dat kan niet in het zaaksysteem, waar de vergunning op dat moment al uit verwijderd zal zijn (anders hou ik in het zaaksysteem niet een goed overzicht van de werkzaamheden die ik nog moet uitvoeren). Het wijzigen van de overeenkomst zal echter als nieuwe zaak worden vastgelegd en bewaakt in het zaaksysteem.

De overeenkomst zal dus bewaard moeten worden. Waar? In een archiefsysteem oftewel een RMA, met een bewaking op de termijn waarop de overeenkomst verloopt. Dat geldt voor alle contracten. Ooit al eens de termijn van een verzekering of zakelijke huurovereenkomst laten verlopen en de consequenties daarvan onder ogen gezien?

Zaaksystemen- goed voor de publieke dienstverlening. Ik noem ze daarom vaak publiekzakensystemen. Burgers, buitenlui en ambtenaren blijven op de hoogte van de voortgang van zaken al betwijfel ik echt of de burger en behoefte aan heeft om te horen dat zijn bericht is ontvangen (ja, dat wel), in behandeling is genomen (dat mag ik als burger toch wel hopen), dat er een besluit wordt genomen of is genomen en dat de zaak is gearchiveerd.... Het enige waar ik als burger in geïnteresseerd ben is: krijg ik mijn vergunning en zo ja, wanneer.

Zaaksystemen- niet geschikt voor duurzame archivering. Daar heb ik een meer robuuste oplossing voor nodig.

Overigens, al eens gekeken naar de DMsystemen van tegenwoordig? Ik kom systemen tegen met daarin duizenden documenten die door de behandelend medewerker niet zijn afgevinkt als afgedaan, en die dus ook niet definitief kunnen worden gearchiveerd.....Geen informatiespecialist die daar naar kijkt.

Archief- en informatievisie gevraagd!

2011-02-12T11:30:00.006+01:00

De Vereniging van Nederlandse Gemeenten schreef op 11 november 2010 een brief aan mr. J.P.H. Donner, Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties waarin namens de gemeenten wordt gevraagd om een archief- en informatievisie. De VNG geeft in deze brief haar zienswijze op het archiefwerk en de documentaire informatievoorziening. Puntsgewijze betreft de zienswijze het volgende:

1. er is een brede archief- en informatiewet nodig. Er is al wel een voorontwerp dat dateert uit 2006 en de VNG zou hierin graag onderdelen van de Wet openbaarheid van bestuur opgenomen zien. De dienstverlening dient uitgangspunt te zijn bij de organisatie van de overheidsinformatie. Overheden hanteren hiervoor verschillende standaarden en dat maakt het voor de maatschappij lastig om de informatie te doorgronden. De VNG denkt hierbij onder andere aan het harmoniseren van selectielijsten. Harmonisatie van archiefterminologie en de terminologie uit het digitale documentaire domein is nodig.

2. Digitalisering: de Archiefwet 1995 is verouderd. Verkorting van de overbrengingstermijn van digitale bescheiden naar e-depots en herijking van de archiefstandaarden is mogelijk. De VNG verwacht samenhang tussen Archiefvisie, de aanpak van de e-overheid, het Nationaal Uitvoeringsprogramma, het concept van zaakgericht/klantgericht werken en geo-informatie. De VNG wil samen met KING een vertaling van de Baseline Informatiehuishouding en zaakgericht werken naar de gemeentelijke praktijk ontwikkelen.

3. De verantwoordelijkheid van het Rijk over de Rijksprovinciale en provinciale archieven in de Regionale Historische Centra wordt gedecentraliseerd naar de provincies. Dit gaat gepaard met een bezuiniging van 25%, wat de ontwikkeling van RHC's in gevaar brengt.

4. Veel gemeenten willen een gezamenlijk e-depot om zo kosten te besparen. De VNG vraagt om een onderzoek hoe het e-depot het beste vorm kan krijgen en vraagt het Rijk om te investeren in gezamenlijke e-depots.

5. Kwaliteitsimpuls. De VNG heeft behoefte aan een goede inhoudelijke ondersteuning, met stimulansen en verankering van de kwaliteit van het archiefwerk en de documentaire informatievoorziening. Archiefinstellingen zouden gecertificeerd moeten worden en de eisen aan het gemeentelijk beheer en de inspectie dienen te worden heroverwogen. BRAIN zou hierin een belangrijke rol kunnen vervullen volgens de VNG.

6. Toezicht en regelgeving: gedetailleerde regelgeving en toezicht vanuit de archiefwereld past niet bij moderne opvattingen over kaderstelling. De VNG is tevreden over de initiatieven om het verticale toezichtmodel in de Archiefwet te vervangen door een horizontaal model. De VNG ontwikkelde hiervoor key performance indicators die in een pilot worden getoetst.

7. Er is een majeure innovatieslag nodig om te komen tot toekomstgericht en duurzaam archiefwerk. Het Rijk zou hier de regie moeten nemen, uitgaande van de centralisatie van bedrijfsvoering van het Rijk.

8. Er worden enkele aanbevelingen gegeven om te komen tot een haalbare implementatie. Deze zijn:
- bundelen van capaciteit om de inhoud van de implementatie goed in beeld te krijgen;
- architectuurmodellen beter met elkaar verbinden;
- samenhang creëeren tussen informatiebeveiliging, documentaire informatievoorziening, archivering, kwaliteit van gegevens en beheer van metadata;
- ontwikkelingen bundelen onder de noemer kwaliteit van de informatievoorziening;
- kies voor een plateauaanpak;
- toets tussentijds of de visie in de juiste richting gaat.

Samengevat is er behoefte aan een toekomstbestendige visie op informatie en archivering die rekening houdt met het gehele informatieveld.

Hoe archiveer ik een teddybeer?

2011-01-23T14:21:00.001+01:00

Teddyberen, snaarinstrumenten, grammofoonplaten, cd's.... hoe hou ik die in optimale conditie? Deze site van de Canadian Archives helpt je daarbij.

Information Governance- informatiehuishouding als borging van behoorlijk bestuur

2011-01-14T17:47:00.003+01:00

Organisaties van vandaag maken stormachtige ontwikkelingen door die de manier waarop we met informatie omgaan drastisch zullen veranderen. Er zijn twee stromingen die met elkaar botsen: het verantwoordingsmodel zoals dit door Angelsaksische landen wordt gebruikt en het Rijnlandse model, wat gerepresenteerd wordt in het Nieuwe Werken.

De Angelsaksische manier van werken is gebaseerd op werkprocesbeschrijvingen, protocollen, handleidingen, functiebeschrijvingen, werkverdeling met gedetailleerde instructies, die zich vertalen in geautomatiseerde business rules, lopende banden van werkprocessen en in het semi-automatische, zaakgerichte werken, waarin documenten voorzien worden van een zaaknummer, zodat zij als zaak zijn terug te roepen en te volgen. In deze manier van werken wordt alle toeval zo veel mogelijk uitgesloten, worden de handboeken daarom alsmaar dikker en raakt de organisatie steeds meer geformaliseerd.

Deze manier van werken is in strijd met de Europese –Rijnlandse- traditie die wordt gerepresenteerd in een manier van werken die flexibiliteit zoekt, de medewerker zelfsturing belooft en hem of haar opleidt tot taakvolwassenheid. Informatie is nodig om het werk te kunnen uitvoeren. Dit stelt uiteraard eisen aan die informatie.

Het is geen echte strijd tussen twee modellen, waar elke organisatie al onderdelen van de twee modellen in zich draagt en dat zal blijven doen. Zwart-wit gesproken is het Angelsaksische model gebaseerd op wantrouwen, met managers die beslissen op basis van spreadsheets, waar targets worden gesteld en waar continue gemeten wordt aan de hand van boekhoudkundige prognoses, waar voortdurende verantwoording wordt verwacht, waar bevelen zonder protest uitgevoerd dienen te worden en waarin geen plaats is voor creativiteit, omdat creativiteit onzekerheid met zich meebrengt.

In het Rijnlandse model echter geven managers vertrouwen aan hun medewerkers, leiden hen op tot zelfsturende teams van taakvolwassen professionals die zichzelf kunnen ontplooien en bevorderen zij creativiteit en vernieuwing.

Information Governance zou wel eens de brug kunnen slaan tussen de twee modellen. Het Angelsaksische model past niet goed op de Nederlandse organisatie en maakt werken minder aantrekkelijk.
Dit alles dient in het toekomstperspectief geplaatst te worden, waarbij van de tien huidige ambtenaren er tot 2020 drie zullen uitstromen wegens pensionering, en nog eens vier zullen afvloeien wegens andere redenen. Er komen aanzienlijk minder krachten op de arbeidsmarkt, die een keuze maken uit een divers aanbod aan organisaties. Daarom moeten deze aantrekkelijk blijven voor de toekomstige werknemer. Dit betekent dat alle routinewerkzaamheden worden geautomatiseerd en de creatieve factor steeds belangrijker zal worden: zo blijft werk een uitdaging. De grote uittocht van overheidspersoneel kan goed met automatisering worden opgevangen.

Het is een wisselwerking: nieuwe businessmodellen komen op, zie bijvoorbeeld de opmars van de internetwinkels. Hierdoor verandert het gebruik van informatie. De manier waarop informatie wordt aangeboden, verwerkt en gebruikt verandert op haar beurt de organisatie. Sociale media hebben een grote impact op de manier van werken. Dit werd in 2005 ingezet door Bill Gates in zijn boek The Road Ahead.

Er bestaat een toenemende behoefte om de waarde van informatie beter tot uitdrukking te brengen. Bedrijven zullen informatie meer en meer als kapitaalfactor gaan zien en zullen informatie uiteindelijk ook op de balans gaan brengen, omdat deze cruciaal is voor het functioneren en waarde vertegenwoordigt.
Dit dient echter met de nodige omzichtigheid te geschieden. In het vorige decennium zijn grove fouten gemaakt met het waarderen van goodwill en is informatie gemanipuleerd, met name in het Amerikaanse bedrijfsleven zijn mensen ernstig benadeeld doordat doelbewust de waarde van een onderneming werd opgevijzeld.

Informatie en de systemen waarin informatie wordt behandeld zijn kritische succesfactoren geworden voor nagenoeg alle organisaties, ook voor overheden. Gemeenten worden in 2015 hét overheidsloket, reden om versneld de informatiehuishouding te moderniseren. Zo wordt ook de vergrijzing opgevangen. Toegang tot betrouwbare informatie is een onmisbaar onderdeel geworden van de bedrijfsvoering, in steeds meer organisaties is informatie de bedrijfsvoering.

De waarde van het product informatie is de laatste jaren sterk gegroeid. We worden er steeds afhankelijker van. Willen organisaties competitief blijven in de wereldmarkt dan zullen zij constant hun informatiehuishouding moeten verbeteren, maar tegelijkertijd kosten moeten terugdringen. Dit betekent dat in de toekomst het aantal informatiesystemen teruggebracht zal moeten worden, terwijl management en medewerkers van deze systemen steeds afhankelijker worden. Extra complicerend is dat de systemen zelf steeds meer blootgesteld worden aan risico’s die het voortbestaan van ondernemingen in gevaar kan brengen.

Om die reden is het belangrijk om de kwaliteit van de informatiehuishouding te verbeteren. Wij presenteren hiervoor een handzaam kader dat we information governance noemen. Het gaat daarbij om meer dan alleen risicobeheersing binnen de informatiehuishouding en het brengen van de organisatie in overeenstemming met wet- en regelgeving, al is het inrichten van de huishouding, met alle normen, regels en procedures van dien, een basisvoorwaarde om mee te beginnen.

Zaakgericht of documentgewijs?

2010-12-10T16:59:00.002+01:00

Ik ben de laatste tijd intensief bezig met Sharepoint 2010 en ben danig onder de indruk van dit platform en de mogelijkheden die het heeft voor records management. De Amerikaanse wijze van denken is, met een beetje wil, ook goed toe te passen in de Nederlandse situatie. Wel heeft dit tot consequentie dat we af moeten van ideeën als zaakgericht werken met de zaak als uitgangspunt en moeten we het document, of de documentsoort [het documenttype] weer recht doen.

Zaakgericht werken is in mijn ogen een geldverslindend monster dat weinig oplevert. Zeg nou eerlijk, wat heb je straks aan de statussen van de zaak, wanneer je weet dat een zaak is ontvangen, in behandeling genomen (dat mag je als klant toch wel hopen), een besluit is genomen en dat het is gearchiveerd..... terwijl je mettertijd zoekt naar de overeenkomst, dat éne document waarin de rechten en verplichtingen vastliggen en wat je nu niet vindt, omdat je de zaak als uitgangspunt hebt genomen?.... Heeft een klant er echt iets aan of is het de zoveelste vorm van non-informatie die ons overspoelt en verstikt?
Nee, we zijn volgens mij in Nederland met records management op de verkeerde weg. En daar worden weer dure systemen voor aangeschaft, moeten mensen worden omgeschoold.... terwijl we straks, als de Nederlandse overheid ook Sharepoint gebruikt, weer terug gaan naar documentgericht werken.
Document, zaak, werkproces, project: het zijn belangrijke metadata. Maar de basis blijft het document, waarin we al deze metadata opnemen. En dat, op die manier, systeemonafhenkelijk kan worden gebruikt door welke zoekmachine dan ook.

Pu-Yi

2010-09-04T15:08:00.002+02:00

Vier jaar ouder dan ik is Pu-Yi
hij werkt op het archief
van de Raad van State van China
waar hijongeveer 100 gulden verdient
maar dat zegt niet zoveel
want wat wij niet weten
is, hoeveel rijstpapier en penselen
hij daarvoor kan kopen,
maar hij voelt zich in dit werk
voor het eerst echt gelukkig, zegt hij
Vroeger was hij keizer van China.
Ha die Pu! En weg met alle keizers,
dat mensonterend beroep.

J.B. Charles
uit: Gedichten 1963 tot 1965 (1966)

Hoe lang blijft gratis gratis?

2010-08-04T11:19:00.002+02:00

Wat organisaties -en wij allemaal eigenlijk- ons onvoldoende realiseren is dat de kosten van het beheer van digitale informatie de komende jaren explosief zullen groeien. De trend is om software en informatiebestanden “in de cloud” te brengen. De vraag hierbij is of gratis wel gratis gaat blijven. Kranten en uitgevers hebben inmiddels afscheid genomen van het gratis model en wij verwachten dat meer partijen dit zullen doen.
Leveranciers van blog- en andere sociale systemen zullen dan een grote macht hebben.
Wat doet iemand die al zijn connecties na vele uren arbeid op LinkedIn heeft verzameld op het moment dat LinkedIn geld gaat vragen voor het deelnemen aan de dienstverlening? De eerste tekenen dienen zich aan: NING als netwerk vraagt nu aan de grotere gebruikers een financiële bijdrage; kranten vragen per artikel een geldbedrag. Een kleine bijdrage van een dollar per maand aan alle gebruikers aan Facebook (een half miljard gebruikers inmiddels) zorgt voor dit bedrijf voor een triljardentoename aan beurskracht.

Zodra de business het businessmodel wijzigt, zijn er twee mogelijkheden: betalen of switchen naar een ander gratis medium. De kosten van switching worden echter hoger naarmate meer tijd is geinvesteerd in het verbeteren van het medium. Op dat moment dat u denkt: overstappen loont de moeite niet vergeleken die het aan arbeid kost om te veranderen, hangt u. Wellicht voor een klein bedrag per maand, maar dat zal steeds hoger worden.
Illusie? Last.fm rekent nu al 3 dollar per maand.....

Microsoft Sharepoint 2010

2010-07-27T07:42:00.004+02:00

Uitgebreid met nieuwe features, DoD-5015 gecertificeerd.... een cursus over Microsoft Sharepoint voor wie meer wil weten over de verbeterde recordsmanagementfunctionaliteiten.

Toekomst voor een vakgebied?

2010-03-12T14:28:00.003+01:00

De afgelopen week heb ik heel wat discussies gevoerd met mensen die bezorgd zijn over de toekomst van het vakgebied "documentaire informatievoorziening". Je zou kunnen zeggen dat het vakgebied in een identiteitscrisis zit. Dat heeft te maken met een duidelijk beroepsprofiel en beroepstrots.

De informatiespecialist vervult een complex van taken, wat in de ene organisatie anders ligt dan in de andere. Zo hebben wij binnen het VHIC opleidingsinstituut een onderscheid in verschillende leerlijnen. Ik leg deze uit, niet om reclame te maken, maar om het beeld helder te krijgen.

Alle leerlijnen hebben uiteindelijk het doel deelnemers zo ver te krijgen dat zij het hele traject Bedrijfskundige informatievoorziening volgen bij het NOVI. Wij werken hiervoor samen met het NOVI en de Stichting Deeltijdopleidingen. De leerlijn was tot voor kort helder: we leiden op tot records manager. Wat een records manager is valt te lezen in de daarvoor ontwikkelde beroepsprofielen, eerst door de Record Management Conventie, later overgenomen door het A+O-fonds, weer later door de Baseline Informatiehuishouding in de Beroepsprofielen, zie website http://www.e-overheid.nl/sites/kennislab/competenties_en_opleiding/competenties_en_opleiding.html > we zijn inmiddels gecertificeerd om opleidingen, die uit de Baseline voorkomen, te verzorgen.

De leerlijn was in twee delen gesplitst: de leergang aankomend records manager [LARM]die nu opleidt tot records beheerder en de leergang records manager [LRM] die opleidt tot records coördinator of records manager. Voor deze leergangen krijgt de student ECTS- studiepunten, volgens een Europees studiepuntensysteem, waarbij deze punten vrijstellingen geven in verdere opleidingen op dit gebied, zoals de hbo- IDM, de hbo facilitaire dienstverlening en de hbo bestuurlijke informatievoorziening, de hbo bedrijfskundige informatievoorziening en de hbo bedrijfskundige informatica.
Doorgroeimogelijkheden volop, zou je dus zeggen.

Begin vorig jaar startten we een andere opleiding, de hbo-leergang Informatie- en Procesbeheer. Reden hiervan was dat organisaties die al wat verder waren in hun denken, kwamen tot samenvoeging van ICT, Administratieve Organisatie en DIV. Het waren met name de organisaties die via ons advies deze afdeling hadden ingesteld die de opleiding volgden in eerste instantie, op dit moment is er een tweede groep bezig waarin veel nieuwe cursisten die nieuwsgierig zijn naar de opzet van een dergelijke procesingerichte afdeling. De IPB staat op het niveau van de LARM, dus zijn er twee mogelijkheden om de Leergang Records Management nu te starten. De IPB kan weer gevolgd worden door de LRM.

Aangezien het vakgebied danig in beweging is hebben we een nieuwe module gelanceerd, aansluitend op de LRM: de leergang Information Governance en Records management [IGR]. Daarmee lopen we vooruit op de komende ontwikkelingen, waarbij we voorzien dat information governance de kapstok wordt waaraan de informatiehuishouding wordt opgehangen. Er is immers ook al HRM-governance, ICT-governance en meerdere aftakingen (Ricoh kwam onlangs uit met een document over document governance, met overigens behoorlijk opmerkelijke cijfers! Governance zal steeds belangrijker worden in organisaties en informatievoorziening heeft de instrumenten ervoor in de vorm van solide ISO-standaarden: Records management kan in organisaties enorm veel geld besparen, mits dit strak wordt georganiseerd, met ondersteuning van het management. Nog steeds in de leerlijn voor Records manager, we gaan geen Information Governor opleiden alhoewel: een mooie naam is het wel...

Vanuit klanten kwam de vraag of we ook een leergang e-overheid konden ontwikkelen. Ook die leergang is inmiddels gestart en wordt met veel succes gegeven onder de vlag van de hbo-leergang specialist elektronische overheid [LeO]. Deze leergang staat qua inhoudsniveau gelijk aan de LRM.

Aan het succes ligt het niet dat ik nu aan het schrijven ben. Waar het om gaat is dat het vakgebied aan het uitwaaieren is. Er is een Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid, die vier basisfuncties geeft. In die basisfuncties zien we de waaier aan ontwikkelingen maar met moeite terug.
Daar komen nog alle nieuwe ontwikkelingen bij die op web 2.0-gebied ontstaan en waar ik enorm enthousiast over ben, maar die ook een danig beheersprobleem zullen gaan opleveren. Alle social networking gebeurt buiten organisaties. Hoe beheersen we dat, en hoe beheren we de informatie? Hoe kunnen we hier vanuit het records management sturing aan geven?

Hoe wij het hebben opgelost? Door een herstructurering van de opleidingen. Onze opleidingen bestaan uit blokken. Na elk blok dient de student een werkstuk te maken, wat hij of zij op haar CV kan plaatsen. Er is een praktisch probleem in de organisatie bestudeerd en daarvan is getuigenis afgelegd.

Maar wat ik mis is trots. Trots op hetgeen men heeft gepresteerd. Trots in het uitdragen van de opleiding die men heeft gevolgd. De trots van het vertellen over de kennis die men heeft en die anderen zeker kan helpen. Beroepstrots.
En dat komt misschien omdat er door afdelingen P&O nog zeer traditioneel over het vakgebied van ons als papierschuivers wordt gedacht.
Daar ga ik me de komende tijd eens mee bezighouden, om dat beeld te veranderen.
Doe je mee? Reageer dan op dit bericht.

Dienstverlening, is dat een elektronisch loket?

2010-01-09T10:55:00.006+01:00

Administratieve dienstverlening van de overheid? Die kan vele malen beter, daarover zijn we het toch wel eens. Er is over dit onderwerp een interessant e-boek uitgekomen, Ontvangen of Meedoen, van Charles Leadbeater, vertaald door en gratis te downloaden via http//www.erikvanbeek.com/personalisering. Dit boek laat zien, door op verschillende niveaus burgers op een andere manier te betrekken bij de dienstverlening, dat een radicale verbetering kan optreden in overheidsdiensten, zoals gezondheidszorg, het onderwijs en onze veiligheid. Het boek beschrijft op toegankelijke wijze welke rol er voor de overheid is weggelegd.

Geschiedenis van de documentatieleer

2009-12-30T20:54:00.010+01:00

Alles begint bij definities. Wat is een document? Wat is documentatie? Waar komt het vandaan? Definities vinden we onder meer in Wikipedia, waar wordt ingegaan op de vraag wat een document is, wat de functionele karakteristieken zijn van een document, de klassieke rollen binnen de keten van auteur tot doelgroep, een korte geschiedenis van de productietechnieken, en het document life cycle management.
Michael K. Buckland beantwoordt de vraag “wat is een document” door terug te keren naar de bron, naar de beginjaren van de documentatie, het einde van de negentiende eeuw, met de opkomst van Paul Otlet en de Fédération International de Bibliographie. Otlet was degene die experimenteerde met microfilm, die de Dewey Decimal Classification van Melvil Dewey naar Europa haalde en vertaalde tot de Universele Decimale Classificatie.
Tot 1920 heette het vakgebied van de informatievoorziening bibliografie. Vanaf 1920 ontstond mede door toedoen van Paul Otlet het begrip documentatie, wat een verzamelbegrip was voor:
a. bibliografie (het verzamelen, organiseren/ordenen/rangschikken, bewaren en behouden, beschrijven, indexeren en catalogiseren, selecteren en terugzoeken en reproduceren/kopiëren en vermenigvuldigen van informatie;
b. informatiedienstverlening van wetenschappelijke, vaktechnische informatie;
c. records management en
d. archiefwetenschap.

Er zijn in de loop der decennia verschillende definities geweest van het begrip documentatie. In het begin werden hieronder uitsluitend het beheer van gedrukte teksten verstaan. Otlet stelde in zijn Traité de Documentation (1934) dat objecten zelf als document kunnen worden beschouwd: ook archeologische vondsten, modellen, maquettes, objecten die sporen dragen van menselijke activiteit, spellen, kunstwerken zijn documenten, want zij informeren ons. Suzanne Briët gaat op deze gedachte verder en stelt dat “un document est une preuve à l’appui d’un fait. Zij doet dat in het boek “Qu’est-ce que la documentation? uit 1951.

Een filmpje zegt soms meer dan duizend woorden. Alex Wright geeft een les over The Web That Wasn't, waarin hij de geschiedenis van de documentatie behandelt.

Veranderen is niet moeilijk, als je het samen doet

2009-12-30T13:01:00.002+01:00

Onlangs is –naar aanleiding van een grondige studie- een interessant artikel verschenen van Aiken en Keller over veranderingen en hoe je deze het beste in gang zet. Slechts één derde van de verandertrajecten is succesvol, en dat geeft te denken! Als je de resultaten van de studie goed tot je laat doordringen dan begrijp je waarom veranderingen mislukken, zoals de invoering van digitaal archiefbeheer, van papier naar digitaal en van een afdelingsgerichte naar een werkprocesgerichte organisatie. Eigenlijk is het kinderlijk eenvoudig en komt het neer op het bekende adagium: wat gij niet wil dat u geschiedt, doe dat ook een ander niet. Het geeft ook meteen inzicht in de problemen die zich voordoen in het veranderen van grotere groepen: hoe groter de groep, des te moeilijker de verandering. Het keren van een mammoettanker is nu eenmaal moeilijker dan van een roeibootje.

In 1996 benoemde John Kotter de volgende vier condities om een verandering krachtig neer te zetten:
1. vertel een pakkend, aannemelijk verhaal;
2. zorg voor nieuwe rolmodellen in de organisatie;
3. versterk de mechanismen in de organisatie en
4. zorg dat mensen nieuwe vaardigheden kunnen ontwikkelen.

Op zich klinken de condities aannemelijk. Vaak worden ze echter verkeerd toegepast vanuit het management. De verandering wordt door de strot geduwd als bij ganzen die lijden onder het productieproces van foie gras, of er wordt aangenomen dat veranderen vanzelf gaat als bij de sprookjes waar een goede fee met haar vingers knipt en de wereld er ineens heel anders uitziet.

De onderzoekers noemen de volgende elementen die doorgaans fout gaan. De eerste drie fouten horen bij het aannemelijke verhaal. De manager vertelt een verhaal wat hij zelf aannemelijk vindt, maar wat niet aansluit op wat medewerkers vinden. Met andere woorden: hij is zich er niet bewust van wat zijn medewerkers motiveert, maar gaat uit van de verkeerde vooronderstellingen dat wat hem motiveert, ook de medewerkers zal motiveren. Dat pakt nogal eens anders uit.
Vervolgens geeft de manager de medewerkers geen tijd om zelf te ontdekken wat de voordelen zijn van een nieuwe manier van werken. Hij vertelt zijn boodschap, en zo moet het dan gebeuren. Terwijl medewerkers in hun denken helemaal nog niet zover zijn om zich de verandering eigen te maken. De manager loopt in zijn ideeën heel ver voor de muziek uit, en is zijn medewerkers volledig kwijt.
Als laatste vertelt de manager een veel te rooskleurig verhaal en vergeet voor het gemak eventjes de zaken die in het begin moeilijk zullen gaan, of die nadelig zijn in de nieuwe manier van werken. Nadelen zijn er natuurlijk altijd. Je hoeft ze niet te overdrijven, maar noem ze wel. Zorg dat mensen een positieve houding krijgen ten opzichte van de verandering. Laat ze zelf ontdekken wat het beste is, droom met ze over wat mogelijk is, praat erover hoe dit vorm te geven en vertel hoe de toekomst zal zijn.
De nieuwe rolmodellen worden ook niet goed neergezet. Doorgaans is de manager het enige rolmodel dat er is. Managers denken dat zij zelf de verandering zijn, maar natuurlijk is dat niet zo. Maar daardoor gaat het wel vaak mis. Is de boodschap verkocht, dan is de verandering compleet, zo denkt de manager. Dit terwijl het veranderproces moet beginnen in de harten van mensen, niet in de toespraak van de manager. Mensen verkeren in verwarring: er zijn geen nieuwe functies benoemd, er is geen duidelijk beeld hoe de organisatie eruit zal zien en hoe het werk geregeld gaat worden.
Ook wordt in het kader van nieuwe rolmodellen vaak een invloedrijke manager aantrokken, die dan als Haarlemmer wonderolie moet dienen om een verandering mogelijk te maken. De stroom aan trainers die wel even een team tot grote hoogten zullen brengen is daar een voorbeeld van. Velen slagen niet in hun missie, omdat ze het team om welke reden dan ook niet aanspreken. Wanneer succes uitblijft, ligt het natuurlijk aan de spelers want ja, met zulk materiaal kun je natuurlijk niet de oorlog winnen….
Bij de nieuwe mechanismen gaat veel fout doordat de symboliek in de organisatie niet wordt veranderd. Het juiste gedrag wordt niet beloond met een schouderklopje, fout gedrag wordt niet afgestraft. Er wordt veel lippendienst bewezen en ondertussen gaan mensen gewoon hun eigen, vertrouwde gangetje, ongecontroleerd of ze wel de juiste dingen doen.
Maar het gaat ook vaak mis doordat het proces en de uitkomsten niet fair zijn. Noemen we dat niet transparantie tegenwoordig? Er wordt informatie achtergehouden, er spelen verborgen agenda’s. Verder wordt alleen een geldelijke beloning gebruikt om mensen te motiveren, een dure manier die maar heel kort werkt….
Als laatste wordt steeds gezegd dat mensen nieuwe vaardigheden moeten kunnen ontwikkelen. Daarbij blijkt dat goede bedoelingen hierbij niet genoeg zijn. Je moet mensen wel de kans geven om de nieuwe vaardigheden ook te oefenen, fouten te maken (want van fouten kun je leren). Mensen zijn geen robotjes waar je een nieuwe chip in duwt en die daardoor ineens heel andere dingen gaan doen.

Kijk, veel van wat in het artikel staat weten we inmiddels al wel. Toch blijkt dat verandertrajecten steeds te snel moeten gebeuren, te optimistisch worden gestart, te positief worden gebudgetteerd, dat er met een verborgen agenda wordt gewerkt (het nieuwe systeem moet zich toch terugverdienen?) en dat wordt aangenomen dat mensen als bij toverslag zich nieuwe vaardigheden, kennis en houdingsaspecten aanmeten. Alsof je bij de kapper een permanentje besteld en je haar laat verven!
Dit onderzoek toont eens te meer aan dat de wereld zo –gelukkig- niet in elkaar steekt. Dus bent u bezig met een verandertraject of gaat u dat binnenkort starten –van analoog naar digitaal bijvoorbeeld- lees dan dit artikel en knoop de conclusies daaruit goed in uw oren. Het zal u goed doen.

The irrational side of change management. Carolyn Aiken en Scott Keller. McKinsey Quarterly, september 2008. De condities komen van John Kotter, Harvarddocent, deze publiceerde in 1996 het boek Leading Change.

Kaders voor informatie- en recordsmanagement

2009-12-30T12:54:00.003+01:00

Een norm voor archiveren die door alle overheden en bedrijven overal ter wereld wordt gebruikt? Het lijkt een droom, maar is werkelijkheid. De kwaliteitsnorm voor informatie- en archiefmanagement heet nen-iso 15489.
De norm (gepubliceerd in 2001) werd ontwikkeld om de beste werkmethoden op het gebied van records management vast te leggen. Laat ons een kijken welke inhoud deze norm heeft en welke consequenties deze kan hebben voor het werkgebied van de informatiebeheerder.
Laten we beginnen met het begrip record nader te beschouwen. In Angelsaksische landen wordt onderscheid gemaakt tussen documenten, records en archives. Naar Nederlandse begrippen staan records gelijk aan archiefbescheiden en wordt records management vertaald met documentaire informatievoorziening, al zou het beter zijn hiervoor het begrip informatiebeheer in te voeren. Informatiebeheer staat wat beter dan al die termen die momenteel de toevoeging “management” of “specialist” krijgen. We hebben al een visspecialist, een keukenspecialist, een fietsspecialist, moet daar dan ook nog een informatiespecialist bij? En managers zijn er ook voldoende, dus laat mij het maar houden bij beheer. En of we beheren of voorzien in informatie: het laatste wordt door het beheer omsloten.

De term record is op zich een hele mooie benaming voor iets wat is “recorded” oftewel vastgelegd en wat later moet dienen voor bewijs of verantwoording. Dus alle vastleggingen die moeten dienen tot bewijs leggen we vast in records, onafhankelijk de vorm. Het kan dat je bewijs moet leveren door een brief, een mail, een opname van een bewakingscamera, een foto die op een onbewaakt moment is genomen.
Er zijn records en non-records. Dit onderscheid is van groot belang. Onder de laatste categorie worden verstaan de documentatie (voorbeelden die in de organisatie gebruikt worden, blanco formulieren die op voorraad worden gehouden) dubbelen, kopieën, kladstukken, afschriften en concepten van documenten die geen “officieel” karakter hebben, maar die tijdelijk worden bewaard op werkniveau. Natuurlijk kunnen deze documenten ook de status van record krijgen, wanneer zijhet enige zijn aan de hand waarvan bewijs kan worden geleverd: beter half bewijs dan geen bewijs. Dat maakt ons werk ook zo mooi: waar een origineel, officieel tot record verklaard gegeven ontbreekt, moeten we zoeken naar vervangend bewijs.
Non-records mogen worden vernietigd indien daaraan geen belang meer wordt gehecht én er een record aanwezig is. Zodra bepaald is dat van de stukken een bewaarde versie aanwezig is in een beheerde omgeving, kunnen overtollige exemplaren worden verwijderd.
Records blijven bewaard tot het moment dat zij niet meer nodig zijn voor de administratieve verslaglegging en de recht- en bewijsvoering. Bepaalde records hebben echter ook andere waarde en zijn van historisch belang. Zij worden uiteindelijk opgenomen in de Archives, het Archief oftewel de archiefbewaarplaats en zijn dan in principe openbaar, tenzij beperkende bepalingen zijn gesteld.

Records zijn dus de informatie-objecten die omwille van dat bewijs in de organisatie worden bewaard. Taak van de informatiebeheerder (in Engelstalige landen de records manager, in Nederland wel de recordmanager genoemd) is om deze stukken te beheren en ze in een zo vroeg mogelijk stadium te scheiden van non-records. Het beheer dient te geschieden op een zo doelgericht en efficiënt mogelijke manier: de zoektocht naar records mag zo weinig mogelijk zoektijd kosten, zo weinig mogelijk ruimte en werkinspanning opleveren en daarom dienen bewijsstukken direct wanneer dit mogelijk of noodzakelijk is, te worden vernietigd. Zo worden de kosten van het beheer nu en in de toekomst tot het minimum beperkt. Wanneer we weten welke kosten gepaard gaan met geautomatiseerde en handmatig bijgehouden systemen dan zien we al snel de noodzaak van een effectief en zo economisch mogelijk informatiebeheer.

De standaard NEN ISO 15489 is mede bedoeld om het informatiebeheer te brengen binnen het raamwerk van het kwaliteitsmanagement, de ISO-standaarden 9001, 9002 en 14001. De standaard vormt een algemeen kader voor het informatie- en archiefmanagement in een totale organisatie. Het is een norm die de totale informatiehuishouding van een organisatie omvat, en dus gaat over alle systemen waarin gegevens worden beheerd die dienen voor bewijs en verantwoording. Het begrip systeem dient hierbij breed te worden opgevat: er zijn zowel papieren informatiedragers die als bewijs dienen als digitale. De nadruk ligt de laatste jaren echte rop het volledig digitaal maken van het informatiecircuit, van de communicatie binnen de organisatie zowel als de communicatie met andere organisaties. Om te kunnen onderscheiden of een systeem inderdaad voldoet aan de vereisten om betrouwbare gegevens te kunnen leveren, zijn raamwerken opgesteld waaraan de systemen kunenn worden getoetst. Een heel belangrijk toetsingskader is afkomstig van de Amerikaanse overheid, de DoD 5015-2 Standaard. In Nederland is ook een standaard ontwikkeld om software te toetsen, dit is de NEN 2082-norm.

NEN ISO 15489 werd ontwikkeld naar het voorbeeld van de Australische archiefnorm AS 4390, waaruit dan ook vele herkenbare elementen zijn overgenomen. De norm bestaat uit een beschrijvend deel en een aanhangsel, het Technical Report. De standaard moet helpen bij de invoering van een recordkeeping systeem. Zo een systeem omvat alle elementen die nodig zijn voor de invoering van archiefbeheer: mensen, middelen, opleiding en kennis, software, documentatie van de systemen, wetgeving, regelgeving en procedures. In Nederland werd het voor het eerst beschreven door Peter Horsman in zijn boekje [naam volgt].
De standaard is niet alleen voor overheden bedoeld, maar voor iedereen die een taak heeft bij de vorming en het onderhoud van records. Vooral voor multinationals –privaatrechtelijke organisaties- is het nodig om een archiveringsstandaard te hebben, zodat waar ook ter wereld op dezelfde manier documenten worden beheerd. Hierdoor kunnen éénduidige systemen worden beheerd, kunnen audits op de archivering worden uitgevoerd en blijft het voor de organisatie mogelijk zich te verantwoorden.
De Standaard is grotendeels beschrijvend. Zo worden de voordelen van een adequaat records management opgenoemd. Het geeft, zoals AS 4390 ook al deed, een opsomming van al datgene wat records management omvat: het vaststellen van richtlijnen en procedures en het bewaken van de geldigheid daarvan, het toekennen van verantwoordelijkheden en vaststellen van gezagsverhoudingen, het ontwerp, de invoering en het beheren van gespecialiseerde systemen voor records, maar ook het invoeren van recordkeeping in alle administratieve systemen en processen die in een organisatie worden toegepast en het ontwikkelen van dienstverlening op het gebied van archiefbeheer. Ziehier de wijze waarop het informatiebeheer bij de meeste overheidsinstellingen in het Engelstalige vakgebied is georganiseerd: de recordkeeping handleidingen van Amerikaanse universiteiten zijn hier getuige van en dankzij Internet vrij te raadplegen. De norm geeft aan hoe belangrijk records zijn voor de bedrijfsvoering, redenen die vakgenoten doorgaans wel kennen maar zo vanzelfsprekend vinden dat we ze onvoldoende onder de aandacht van het management brengen. We weten immers dat records helpen om de bedrijfsvoering gesmeerd te laten verlopen, dat continuïteit wordt geleverd wanneer zich een ramp voordoet, dat hierdoor bewijsvoering mogelijk is, rechten en plichten worden vastgelegd en het bedrijfsgeheugen wordt ondersteund.
Volgens de norm moeten alle organisaties nagaan welke regels er zijn die het nodig maken om hun activiteiten te documenteren. Voor Nederlandstalige bedrijven is dit bij voorbeeld de Belastingwetgeving, maar ook zijn er diverse wetten en besluiten die voorschrijven dat dossiers worden aangelegd. Zo dient een ondernemer een personeelsadministratie bij te houden, met kopieën van identiteitsbewijzen van de werknemers. Bedrijven dienen in sommige gevallen een milieulogboek bij te houden en zo zijn er tal van regels die leiden tot archiefvorming: indien deze regels worden overtreden, kan dit tot boetes leiden. Een organisatie dient volgens de norm adequaat bewijs te leveren dat zij in overeenstemming met wet- en regelgeving functioneert bij het vastleggen van haar activiteiten.
Wanneer een organisatie de internationale standaard wil volgen, dient zij beleid te ontwikkelen met procedures en praktische richtlijnen voor het records management om er zo voor te zorgen dat steeds bewijs kan worden geleverd van alle activiteiten die worden uitgevoerd. Dit beleid dient door het hoogste managementniveau binnen de organisatie te worden ondersteund en in de hele organisatie bekend te worden gemaakt; iedereen dient ernaar te handelen.
Ditzelfde geldt eigenlijk voor de verantwoordelijkheden. Deze dienen te worden vastgelegd, zodat duidelijk is wie verantwoordelijk is voor bepaalde activiteiten. Een voorbeeld:
- de proceseigenaren zijn verantwoordelijk voor het goed documenteren van de door hun uitgevoerde activiteiten. Zij moeten daarin worden getraind en bijgestaan, want het is een nieuwe activiteit die zij moeten leren. Er zullen bijvoorbeeld afspraken moeten worden gemaakt hoe documenten een naam wordt gegeven, wanneer een document “rijp” is om te dienen als bewijsstuk en dus moet worden vastgelegd zodat het terug te vinden is, hoe documenten aan elkaar gerelateerd worden;
- de informatiebeheerder is verantwoordelijk voor alle aspecten van het records management, zoals het ontwerp, de invoering en het onderhoud van de records systemen en de activiteiten die met het records management samenhangen;
- ICT is verantwoordelijk dat de infrastructuur op orde is en dat gegevens op elk moment kunnen worden teruggevonden als bewijs; en
- het management ziet er op toe dat dit alles goed gebeurt volgens het beleid, dat op het hoogste niveau in de organisatie is vastgesteld.

Dit betekent eigenlijk dat de hele organisatie, van hoog tot laag, in informatiebeheer getraind moet worden. Voorwaar een hele opgave om bij kantoormedewerkers interesse voor archivering op te wekken!

Informatiespecialisten verdienen geld voor de organisatie

2009-12-30T12:53:00.005+01:00

Welke toegevoegde waarde levert de informatiespecialist aan het stroomlijnen van de organisatie? Hoe zorgen de activiteiten van de informatiebeheerder ervoor dat anderen in de organisatie werk uit handen wordt genomen, dat informatie steeds optimaal toegankelijk is? Eis daarvoor de beste instrumenten en overtuig uw management hoe u met de beste, de modernste werkmethoden inclusief de bijbehorende hard- en software de organisatie beter, sneller en betrouwbaarder kunt laten functioneren.
Enkele van de bekende voordelen die steeds genoemd worden als reden om informatie- en archiefmanagement in te voeren, worden in de nen-iso 15489 (kwaliteitsnorm voor informatiebeheer) genoemd. Wij citeren:
- dat taken op een methodische, efficiënte en verantwoorde manier kunnen worden uitgevoerd;
- dat diensten kunnen worden verleend op een consistente en onpartijdige manier (voor overheden erg belangrijk);
- dat beleidsvorming en managementbeslissingen kunnen worden ondersteund en gedocumenteerd;
- dat voorzien wordt in consistentie, continuïteit en productiviteit in management en beheer;
- dat bescherming en ondersteuning wordt gevonden bij rechtzaken;
- dat rechten worden beschermd en dat
- een organisatorisch, persoonlijk en collectief geheugen in stand wordt gehouden.

Wanneer een organisatie zich aan de norm wil conformeren, dan zal zij beleid, procedures en werkwijzen voor informatiebeheer moeten vaststellen. Bij dat vaststellen hoort uiteraard het documenteren, het onderhoud en de bekendmaking van het beleid. Dit beleid moet niet alleen worden vastgesteld, maar iedereen binnen de organisatie hoort ernaar te handelen. Dus moet het van de daken worden geschreeuwd, elke ochtend door de huistelecominstallatie worden voorgelezen, opgenomen te zijn in het lijflied van de organisatie, voorop de T-shirts te staan van de voetbalclub. Tot de medewerkers er goed van doordrongen zijn, op dat moment mag het iets minder.

De verantwoordelijkheden van de diverse disciplines die zich met informatiebeheer bezighouden, worden in de norm goed beschreven. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen informatiespecialisten en systeembeheerders. De eerste worden verantwoordelijk gesteld voor “alle aspecten van het informatie- en archiefmanagement, inclusief het ontwerp, de implementatie en het onderhoud van archiefsystemen en de werking ervan, en voor de opleiding van gebruikers”. Systeembeheerders zijn verantwoordelijk voor de zorg dat alle documentatie accuraat, beschikbaar en leesbaar is voor de medewerkers, indien vereist. De medewerkers in een organisatie zijn verantwoordelijk en rekenschap verschuldigd voor het creëren en beheren van accurate en complete archiefbescheiden van hun activiteiten. Leidinggevenden wordt geen andere rol toebedacht dan te stimuleren en te ondersteunen bij de toepassing van beleid voor informatie- en archiefmanagement in de totale organisatie.
Duidelijk dus: de medewerker is verantwoordelijk voor de aanmaak van bewijsstukken, de systeembeheerder dat het netwerk goed draait, de informatiespecialist voor het beheer van de inhoud en de leidinggevende stimuleert het beleid.
En dan is er toch ineens die archivaris: “Archiefinstellingen kunnen betrokken zijn bij het plannings- en implementatieproces van het beleid inzake informatie- en archiefmanagement en procedures. Een bescheiden, naar mijn mening té bescheiden rol, die me wat te Australisch aandoet, waar archivaris en informatiespecialist als functie in elkaar over vloeien (vgl. het records contiuüm model). Een ontwikkeling waarop een kritische reactie nodig is: naar onze mening dient er een spanningsveld te bestaan tussen archivaris en records manager, waarbij de een toeziet op het historisch belang van gegevens en de ander op het bedrijfsbelang. Bedrijfsbelang is dat de gegevens die daarvoor in aanmerking komen volgens de wettelijke regelgeving, binnen zo kort mogelijke termijn worden vernietigd, historisch belang betekent dat soms meer dan de essentiële zaken worden bewaard. Waarom een strenge selectie een bedrijfsbelang is, wordt duidelijk uit de conserveringsproblematiek die digitale archiefbescheiden met zich meebrengt: elk te lang bewaard archiefstuk moet ook worden toegankelijk gehouden, overgezet naar nieuwe softwareversies, geplaatst in andere omgevingen, toegankelijk gemaakt met nieuwe software. Een goed opgezet vernietigingsbeleid gaat juist in de digitale omgeving sterk kostenbesparend werken. Door dit goed te organiseren verdient de informatiebheerder zijn geld vele malen terug.

Documenten zijn gegevensobjecten

2009-12-30T12:51:00.000+01:00

Doorgaans wordt binnen het vakgebied verschil gemaakt tussen gegevens of data, informatie, documenten en archiefdocumenten. De gegevens zijn daarbij de totaalverzameling, informatie, documenten en archiefdocumenten zijn daar steeds deelverzamelingen uit, gedefinieerd door een regel, waarmee we een beperking stellen.
De gegevens hebben niet per definitie voor iedereen betekenis. Pas wanneer gegevens deze betekenis hebben, is er sprake van informatie. Informatie is dus subjectief bepaald: wat voor de een informatie is, is voor de ander een onbelangrijk gegeven.
De betekenis wordt gegeven door drie elementen: vorm, structuur en inhoud. Deze elementen zullen meegegeven moeten worden aan gegevens om ze betekenisvolle informatie te laten zijn.
Informatie kan zijn neergelegd in een document. Een document is een informatieobject dat bestaat uit betekenisvolle, samenhangende gegevens die dienen voor de overdracht van informatie. De gegevens hebben door hun context betekenis.
Wordt een document gebruikt als bewijs, dan is het een archiefdocument.

Digitale documenten vormen hierbij een probleem, omdat niet onomstotelijk vaststaat of zij authentiek zijn, dat wil zeggen: overeenkomstig de manier waarop zij zijn opgemaakt en in de tijd niet gewijzigd. Elementen van een elektronisch document zijn inhoud, structuur, vorm, context en gedrag. Bij ‘gedrag’ gaat het bijvoorbeeld om formules in de cellen van een spreadsheet, de manier waarop een filmpje wordt afgespeeld, hoe een diapresentatie verloopt of de links die in een document zijn aangebracht, waarmee weer andere documenten worden opgeroepen. De context is de manier waarop het document met andere documenten is verbonden.

Maar wat is nu een document? Wij sluiten daarbij toch aan op de ideeën van Suzanne Briët (zie hiervoor: waar het allemaal begint, ook geplaatst in de categorie documentatiewetenschap). Er zijn immers ook vele bibliotheek- en museale documenten!.
Wij noemen documenten liever gegevensobjecten. Volgens ons zijn daar vele vormen van. In de meerderheid van de gevallen is de drager daarbij nog steeds zeer belangrijk: denk maar eens aan een schilderij, dat met een slechte kwaliteit verf is vervaardigd door een beroemd schilder en waarbij men alle moeite doet om dit te verdoeken en in optimale staat te houden. Elektronische documenten die via beeldscherm, magnetische drager en magnetisch transportmiddel tot een organisatie komen, zullen tot officieel bewijs (archiefdocument) worden verklaard (niet voor niets luidt de uitdrukking in Amerika “ to declare a record” : een document tot archiefstuk verklaren). Een document wordt dus tot archiefdocument omdat het als zodanig wordt gewaardeerd. Het gegevensobject, de gegevensdrager, wordt geplaatst in een georganiseerde, betekenisvolle relatie tot ander bewijs, in een context. Dit laatste is erg belangrijk, omdat we deze context steeds zullen tegenkomen: gegevens worden immers pas informatie binnen de context waarin ze worden of zijn gebruikt.
Zelf definiëren wij het document als: een authentiek vastgelegde samenhangende hoeveelheid reproduceerbare gegevens, op een bepaalde wijze gepresenteerd,voorzien van een inhoudelijke context met als doelstelling een boodschap te communiceren, te informeren en/of bewijs te leveren.

Het is een definitie die aangeeft dat er sprake is van:
- Een vastlegging die datgene is wat hij beweert te zijn, authentiek is;
- Een functie die strekt tot communicatie, bewijs, studie of lering;
- Een werkelijkheid die door een model wordt gerepresenteerd;
- Een context, waarin het document is of wordt gebruikt en
- Reproduceerbaarheid in dezelfde vorm als waarin het is vastgelegd.
Op dit gegevensobject kunnen dan weer documentaire handelingen worden toegepast, zoals: klasseren, ordenen, selecteren, beschikbaar stellen.

Hiermee gaan wij dus voorbij aan een indeling in gestructureerde en ongestructureerde gegevens, digitale of niet-digitale vorm, omdat deze niet relevant is: het is de context die bepaalt of iets als document wordt beschouwd, tot document wordt verklaard: de mededeling is bepalend, naast de vorm. Zo zal een notitie met verwarrend gekrabbel bij een rechter als bewijs kunnen dienen dat degene wiens handschrift het betreft, handelingsonbekwaam is, terwijl het op een kleuterschool aantoont dat iemand de eerste beginselen van de schrijfkunst machtig is geworden. Een transactie die via e-mail wordt uitgevoerd kan dus pas een document zijn, indien de gegevens een rol spelen binnen een context. Dit kan zijn de serie elektronische berichten in een mailbox of een bepaald elektronisch dossier.
Een tweede belangrijk onderscheidend punt is dat van de vastlegging. In onze visie kan er zonder vastlegging geen sprake van een document. Wanneer een gegeven niet is vastgelegd op enige wijze, in een fixatiemoment, dan kan er geen bewijs worden geleverd. Dit betekent dat een virtueel document niet bestaat, ook het onderscheid tussen documenten en virtuele documenten bestaat niet. Virtueel geeft aan dat iets ongrijpbaar is en niet wordt gefixeerd. Zonder fixatie is er in onze visie geen document. Met andere woorden: een virtueel document is geen document.

Een virtueel document is een document dat primair geen fysieke vorm meer heeft, maar deze secundair als kopie of print wel toegekend kan krijgen. In deze optiek zijn tekstblokken virtuele documenten, maar ook de records, samengesteld uit één of meerdere databases.
R.M. Kessner, ‘The changing face of office documentation: electronic/optical information technologies. An analytical framework for the review of trends in office’ in: A. Menne-Haritz (ed.), Information handling in offices and archives (München- London 1993).

Digitaal informatiebeheer- kansen en bedreigingen

2009-12-30T12:26:00.000+01:00

Kantoren worden automatiseringsfabrieken. Werkprocessen worden geautomatiseerd en de klant heeft thuis een digitaal venster op de wereld waarmee hij met elke organisatie verbinding kan maken. De klant roept een bepaalde organisatie aan, krijgt informatie, vult gegevens in voor een aanvrage, die worden doorgestuurd en afgehandeld via een werkstroom. Zo wordt elektronisch gebankierd, worden bestellingen gedaan en wordt de barbecuevergunning voor het buurtfeest aangevraagd.

Om dit alles te realiseren moet achter de schermen veel georganiseerd worden. Werkprocessen moeten in kaart worden gebracht en stap voor stap geautomatiseerd.
Wie gaat dat allemaal doen? En wie gaat ervoor zorgen dat dit proces zo verloopt, dat het te reconstrueren is, dat we kunnen nagaan hoe het proces is verlopen?

Informatiebeheer is meer dan uitsluitend archiefmanagement of, zoals de Engelstaligen zeggen, records management. Het wordt belangrijk om aan te geven waar bepaalde informatie is te vinden, onafhankelijk van de bron, maar wel met medeweten welke de bronnen zijn.
Een voorbeeld. Onlangs las ik uittreksels van artikelen die tien jaar terug verschenen. Van de meeste excerpten werkten de links naar het artikel niet meer.
Wie regelt het behoud van deze informatie? Wie bepaalt welke informatie belangrijk is voor toekomstig gebruik? Wie zorgt voor het behoud van, wat we noemen, de context?

Informatiebeheer is dus tot een samengaan van bibliotheek-, documentatie- en archiefkennis met nieuwe kennis over gebruik van techniek: de techniek van het internet. Daar hoort dan nog bij de kennis van welke informatie belangrijk is voor de organisatie. Dus: specialistische, inhoudelijke kennis van een bepaald vakgebied.
Het informatiebeheer heeft daarbij een aantal troeven in handen.
a. het is een discipline die gewend is de groei van bestanden te beheersen met behulp van instrumenten, zoals selectielijsten. Informatiebeheerders kunnen bewaartermijnen van documenten vaststellen en weten uit ervaring welke informatie belangrijk is om te bewaren, omdat ze de zoekvragen van organisaties kennen. Deze kennis ontbreekt bij IT-specialisten. De waarde van archivistische documenten overstijgt de levensduur van elektronische media, wat een probleem op zich is.
b. Informatiebeheerders hebben ervaring met de juridische aspecten van informatiebeheer, maar niet met alle: zo zijn onderwerpen op het gebied van copyright doorgaans beter bekend bij bibliothecarissen dan bij archivarissen
c. Informatiebeheerders hebben een solide expertise in indexeringsconcepten en zoektechnieken. Deze ontbreekt doorgaans bij IT-mensen
d. Geen andere professie dan het informatiebeheer weet zoveel over het beheer van gegevensbestanden. De hierin gehanteerde principes dateren al van vóór de jaartelling en komen in elke cultuur voor. Hun kennis en vaardigheden zijn goed over te brengen op de elektronische documentomgeving.

Maar ook zijn er een aantal zwakheden te overwinnen:
- in het algemeen is het informatiebeheer binnen organisaties er onvoldoende in geslaagd om aan te tonen dat zij waarde toevoegt aan bedrijfsprocessen. Dat is ook de reden waarom binnen organisaties slechts beperkt in het informatiebeheer wordt geïnvesteerd, terwijl er zulke belangrijke voordelen te behalen zijn in het voorkómen van dubbelwerk, het correct kunnen voeren van een juridische procedure enz.
- Het informatiebeheer wordt nog te vaan geassocieerd met de zorg voor papieren informatie. Het vakgebied heeft geen hoog imago en wordt minder gezien als van strategisch belang voor het bedrijf of de organisatie. Elektronische informatiesystemen hebben dat imago wel.
- Alhoewel vooruitgang is gemaakt heeft de meerderheid van de informatieverzorgers nog geen succesvolle overgang gemaakt naar elektronische documentaire systemen. Te vaak wordt de huidige papieren situatie in de elektronische omgeving nagebootst.
- De meeste informatiebeheerders hebben (nog?) niet de technische vaardigheden om een rol te spelen op het gebied van elektronisch documentenbeheer. Erger vinden wij dat het lijkt alsof ze er ook niet erg in zijn geïnteresseerd.
- Het informatiebeheer heeft verschillende nieuwe interessegebieden waarin het kan groeien: het beheer van elektronische formulieren, elektronisch berichtenverkeer, de uitwisseling van elektronische documenten binnen het bedrijf zowel als met andere bedrijven, inter- en intranettoepassingen, werkstroombeheersing, software voor het beheer van documenten op PC’s, de archiverings- en selectiemogelijkheden van kantoorautomatiseringstoepassingen, software voor het terugvinden van teksten en voor de opslag van informatie.

Het informatiebeheer zal zich moeten ontwikkelen in digitale richting. Voor de een een bedreiging, voor wie durft een nieuwe uitdaging.

Electronische handtekening- nog weinig reden tot juichen

2009-12-30T12:25:00.000+01:00

dit is een herbewerking van een serie artikelen, zoals deze verschenen in Sited, het e-zine van www.vhic.nl, door Frans Dondorp en Ad van Heijst, in de loop van de jaren sinds 2003.

In 2002 werd de Europese richtlijn elektronische handtekeningen (1999/93/EG) al vastgesteld. Het duurde daarna nog ruim een jaar voordat de Wet Elektronische Handtekeningen door de Eerste Kamer werd goedgekeurd. Maar sinds 21 mei van dat jaar is de nieuwe wet van kracht. De wet geeft de elektronische handtekening een wettelijke status en maakt het mogelijk dat elektronische handtekeningen dezelfde functie vervullen voor elektronische documenten als de handgeschreven handtekening voor een papieren document. Met de elektronische handtekening geeft u dus net als met een “traditionele” handtekening aan dat u de inhoud van het document onderschrijft.

Maar wat is nu het voordeel van de elektronische ten opzichte van de handgeschreven handtekening? Het belangrijkste voordeel is dat de elektronische handtekening beter bestemd is tegen fraude. Een elektronische handtekening is niet na te maken, terwijl een papieren handtekening relatief eenvoudig te vervalsen is. Het geheim zit in de private handtekeningsleutel die uniek en geheim is.

Een ander voordeel is dat straks de enorme papierstroom in bedrijven verdwijnt omdat steeds meer zaken digitaal kunnen worden afgehandeld. Hierdoor worden de administratieve lasten beperkt en dit leidt uiteindelijk tot kostenbesparing.

Om aan een elektronische handtekening dezelfde rechten te ontlenen als aan een handtekening op papier moet wel aan een aantal kwaliteitseisen worden voldaan. Zo dient de handtekening
- op unieke wijze aan de ondertekenaar verbonden te zijn;
- het mogelijk te maken om de ondertekenaar te identificeren;
- tot stand te komen met middelen die de ondertekenaar onder zijn uitsluitende controle kan houden;
- op zodanige wijze aan het elektronisch bestand waarop zij betrekking heeft te zijn verbonden, dat elke wijziging achteraf van de gegevens kan worden opgespoord;
- te zijn gebaseerd op een gekwalificeerd certificaat als bedoeld in artikel 1.1., onderdeel dd van de Telecommunicatiewet;
- te zijn gegenereerd door een veilig middel voor het aanmaken van elektronische handtekeningen.
Als aan deze eisen worden voldaan spreekt men van een gekwalificeerde elektronische handtekening.

Een gekwalificeerde elektronische handtekening mag alleen worden afgegeven door een certificatiedienstverlener (een zogenaamde Certification Service Provider oftewel CSP). De CSP garandeert dat het bericht daadwerkelijk afkomstig is van een bepaald bedrijf of bepaalde persoon en dat het bericht onderweg niet is gewijzigd. Wat de CSP eigenlijk doet is dat ze een unieke code koppelt aan een persoon en dit vastlegt in een digitaal certificaat. Dit certificaat verbindt de gegevens voor het verifiëren van een handtekening aan een bepaalde persoon en bevestigt de identiteit van die persoon. Een CSP moet wel aan bepaalde kwaliteitseisen voldoen voordat hij een gekwalificeerd certificaat (zoals vereist is in de nieuwe wet) mag afgeven. De OPTA, de toezichthouder voor post en telecommunicatie controleert de CSP’s.

Toch zal het nog enige tijd duren voordat de elektronische handtekening ook in de praktijk algemeen gangbaar is. De kosten voor het aanschaffen van een smartcard kunnen behoorlijk in de papieren lopen. Bovendien moet je om gebruik te kunnen maken van de smartcard een bijbehorend leesapparaat aanschaffen en in het bezit zijn van de benodigde software. Een andere belemmering is de overheid. Volgens het artikel is de overheid nog niet klaar voor de digitale krabbel, omdat zij wacht met het klaarstomen van de processen tot er voldoende animo voor is (en dit wordt weer tegengehouden door de hoge kosten).

Toch hoeft een elektronische handtekening niet zo veel te kosten. Volgens de wet elektronisch bestuurlijk verkeer heeft een ingescande handtekening door art. 3:15a lid 1 BW hetzelfde rechtsgevolg als een traditionele, indien voor het specifieke doel de handtekening voldoende betrouwbaar wordt geacht.

Bij een digitaal bewijsdocument zijn vijf componenten te onderscheiden, te weten inhoud, structuur, context, opmaak en gedrag. De eerste drie kenmerken zijn essentiële componenten, de laatste twee niet. Digitale documenten hebben geen vaste verschijningsvorm. Dit houdt in dat de vorm waarin het digitale bewijsdocument wordt geprint en verstuurd, niet overeen hoeft te komen met het digitale origineel. Als de inhoud, structuur en context maar gewaarborgd worden, en de finaliteit van het stuk niet gewijzigd is.

Als gewenning aan het toekomstige digitale berichtenverkeer is het gebruik van de ingescande handtekening zeker aan te raden. Voor documenten die minder dan tien jaar bewaard hoeven te worden, volstaat het om enkel het digitale stuk te bewaren. Zelfs deze originelen mogen al vernietigd worden als het stuk ingescand is.

Een gebruikt postsysteem biedt nog niet waterdichte bewijskracht met betrekking tot het aantonen van authenticiteit. We raden daarom aan het stuk in PDF-format op te slaan. Wordt er gekozen voor Word, let er dan in elk geval op dat de datum bevroren wordt op moment van aanmaak!

1. De ingescande handtekening is juridisch gezien een geldige elektronische handtekening. U kiest dan voor de ‘gewone’ elektronische handtekening, die in een juridische procedure geen dwingende bewijskracht bezit (i.t.t. de ‘geavanceerde’ die binnen een PKI wordt gebruikt: die heeft wel dwingende bewijskracht vanwege de veelheid aan eisen waaraan hij moet voldoen). Dit betekent dat in een dergelijke procedure de betrouwbaarheid van de handtekening niet op voorhand vaststaat en in twijfel getrokken kan worden door een tegenpartij. De wet vereist een vorm van handtekening die gezien de omstandigheden van het geval en het doel van het bericht ‘voldoende betrouwbaar’ is. Voor een mededeling of een antwoord op een vraag zal uw methode dus waarschijnlijk geen probleem zijn. Dat zal mogelijk anders liggen als het gaat om een vergunning met grote (financiële) gevolgen, als de rechter van u kan verwachten meer veiligheidsmaatregelen te treffen.

2. Aangezien de elektronische handtekening hetzelfde rechtsgevolg heeft als een conventionele, zou het in juridische zin geen verschil moeten maken of u een conventioneel getekende papieren brief archiveert of een elektronisch getekende digitale brief.

3. Een besluit van een bestuursorgaan hoeft niet te worden getekend om juridisch geldig te zijn. Het bestuursrecht vereist niet van besluiten (en dus ook niet van beschikkingen) dat zij getekend zijn. Dit is een verschil met een bericht van een burger aan een bestuursorgaan: een aanvraag voor een beschikking, een bezwaarschrift en een klaagschrift moet wel ondertekend zijn. Als weerslag van een formele handeling (het nemen van een besluit), volstaat dus de brief zonder handtekening: dit verandert niet als die weerslag een bewijsbescheid wordt.

4. Als we dit samenvatten, komen we tot de volgende conclusie:
- Als het gaat om brieven waarin formele besluiten (zoals beschikkingen) staan, draagt de handtekening niets bij: u kunt hem gewoon opnemen als u dat wilt.
- Als het niet gaat om een besluit, maar om een toezegging, een antwoord of inlichtingen, is de ingescande handtekening rechtsgeldig. Mocht de betrouwbaarheid ooit voor een rechter in twijfel worden getrokken, moet u wel kunnen aantonen dat de brief ‘echt’ is. Dit zou u kunnen bereiken door uit systeemrapportages te laten zien dat de brief daadwerkelijk door de betrokken persoon op het aangegeven tijdstip is verstuurd en dat het bewijsexemplaar niet naderhand gewijzigd kon worden. Het is sowieso nuttig om dergelijke waarborgen te kunnen leveren, aangezien een conventionele handtekening ook niet absoluut betrouwbaar is. Helaas is er nog geen nuttige jurisprudentie over welke waarborgen precies verwacht worden.
- Als het gaat om een bericht met zulke vergaande gevolgen dat u niet het risico wilt lopen dat de echtheid ooit met succes in twijfel kan worden getrokken, bent u aangewezen op een “zwaardere” PKI-oplossing voor digitale stukken. Aangezien er aan de conventionele handtekening gek genoeg meer betrouwbaarheid wordt gehecht, kunt u ook het handgetekende besluit bewaren – of een scan daarvan. Voor dit soort berichten kunt u dus de huidige situatie laten voortbestaan.

Automatische metadatadatering

2009-12-30T11:56:00.002+01:00

Informatiebeheerders leerden in het verleden een archiefcode zoals de UDC of de Basis Archiefcode, een geheimtaal waarmee documenten voorzien werden van een cijfercombinatie, die de sleutel vormde tot de rijke archiefschatkamer waarin zij werden opgeborgen.
De basis van deze archiefcodes ligt in een werkstuk van Melvil Dewey, het Dewey Classification System, ontwikkeld in 1873. Meer dan een eeuw is het een hulpmiddel geweest om kennis onder te brengen in bepaalde klassen. Specialisten werden getraind in het denken in deze ordeningssystematiek en bij de ontvangst van een document werd door de hersenen bliksemsnel een combinatie gelegd met de plaats, waar het document moest worden opgeborgen. De classificatie was een hulpmiddel om kennis te organiseren en boeken, artikelen en andere documenten te ordenen en rangschikken, een plaats te geven waar ze ook weer konden worden teruggevonden.

De analoge informatiesystemen waren, zoals men dat noemt, ééndimensionaal. Er was doorgaans slechts één plaats geschikt om iets op te bergen, dus ook één plaats om terug te zoeken. Zonder de getrainde specialist was het dan ook vaak moeilijk om een eenmaal opgeborgen document terug te vinden. Er zijn zelfs organisaties waar de informatieverzorgers een andere mening hebben dan die in de archiefcode is aangegeven, en waar het zonder deze specialist dan ook volstrekt onmogelijk is om iets terug te vinden.
Als aanvulling op dit eendimensionale systeem werden vaak hulpindexen gemaakt, die neveningangen werden genoemd. Voor een verzameling bouwvergunningen werden bij voorbeeld indexen vervaardigd op adres en op naam van de aanvrager. Welke vraag dan ook werd gesteld, hij was te beantwoorden als één van deze elementen er deel van uitmaakte. De vergunningen zelf waren op nummer weggezet.

De efficiency in het toekennen van metadata –gegevens over een bepaald document- neemt toe. Steeds meer mogelijkheden dienen zich aan om automatische indexinformatie al in een vroeg stadium op te nemen in een systeem.
Steeds meer van deze informatie wordt door de klant geleverd. Als een gebruiker een website bezoekt en zij vraagt een formulier aan, dan doet zij hetzelfde als bij telebankieren: zij doet het werk van een ambtenaar, vaak van een medewerker die dezelfde registratie uitvoerde, wanneer hij het formulier ontving en de gegevens overnam in een geautomatiseerd systeem.
Zo worden steeds meer indexeringswerkzaamheden uitbesteed aan de klant, of worden opgebouwd door communities van mensen die samen informatie delen en toegankelijk maken. Steeds meer webformulieren worden rechtstreeks door de klant ingevuld. Deze worden rechtstreeks geladen in databases en daarin verwerkt. Waar mogelijk zullen aanvragen direct digitaal worden afgedaan. En heeft een klant geen computer, dan kan hij naar een centraal loket komen, waar hij vriendelijk wordt geholpen bij het invullen van het formulier. Zelfbediening is de boodschap! (zie hierover ook gesignaleerd, elders in dit blad).
Nóg interessanter wordt het, wanneer de klant een digitale identificatie gaat gebruiken. Wanneer de klant deze identificatie gebruikt, worden op dat moment al zijn klantgegevens direct aangeroepen. De klant hoeft dus niet opnieuw NAW- en andere gegevens in te vullen. Eénmaal bekend is altijd bekend.
Deze veranderingen zoudende informatiebeheerders wel aan het denken moeten zetten. De efficiency in het toekennen van metagegevens neemt toe. Er komen steeds meer berichten, maar ook de mogelijkheden om te zoeken en terug te vinden nemen toe- door de zelf toegekende metagegevens.
Tijd voor bezinning dus. De core-business van de informatiebeheerder is het beschikbaar maken en houden van het organisatiegeheugen tegen de laagst mogelijke kosten.
Hoe doe je dat?
Welke kosten kan ik als informatiebeheerder beïnvloeden?
Hoe organiseer ik dat informatie beschikbaar is en blijft gedurende de tijd dat zij nodig zijn?

Zet de denktank aan het denken!

Time management van de koude grond

2009-12-30T11:36:00.000+01:00

In 2004 kwam het Kabinet met plannen om de dagindeling van werkende mensen te verbeteren. Maar liefst 118 miljoen euro zou hiervoor tot 2009 worden uitgetrokken. Uit onderzoeken blijkt dat veel mensen niet bepaald handig met hun tijd omgaan. Bijna dagelijks word je ermee geconfronteerd. Mensen zijn gehaast en hebben het gevoel dat het werk nooit af raakt. Ze werken structureel over, maken te lange werkdagen, hebben het idee dat ze in vijf dagen de productie van zes dagen moeten maken. Dit terwijl er steeds meer werk opgestapeld wordt, doordat met minder mensen een grotere prestatie moet worden geleverd. Een medewerker aannemen kost veel geld en werkgevers verwachten een optimaal rendement uit hun investeringen. Daarbij is het crisis dus vallen er ontslagen- de overgeblevenen moeten dus wel werken.
Er komt steeds meer werk, en er komen geen mensen bij, zo lijkt het althans. Maar is dat ook zo? Vaak zien we in organisaties dat mensen zich heel efficiënt bezig houden met de verkeerde dingen te doen. Met platgetreden paden nòg platter te treden, met oude werkwijzen te blijven hanteren, waar al heel wat gemakkelijker hulpmiddelen beschikbaar zijn. Met diensten te verlenen, waarnaar allang geen behoefte meer bestaat.
Ook zien we dat mensen veel tijd kwijt zijn met communiceren. Juist in deze communicatie worden veel fouten gemaakt, door bij voorbeeld het verkeerde medium te kiezen. Men schrijft een lange e-mail, waar een telefoontje van enkele minuten duidelijkheid had gegeven, of telefoneert met meerdere mensen waar een e-mail aan een groep beter was geweest. Steeds meer mensen worden slaaf van de nieuwe media en worden tijdens hun werk steeds gestoord door piepjes en bliepjes wanneer weer een email binnenkomt, wat meteen de nieuwsgierigheid opwekt om te kijken wat er nu weer binnen is. Geconcentreerd werken is er zo niet meer bij.

Efficiënt werken betekent doelgericht werken. Bij time management hoort vooral het kiezen van je prioriteiten, oftewel je prio-tijden. We hebben allen 24 uur tot onze beschikking en het gaat erom binnen de acht werkuren te bepalen wat we het beste kunnen doen, in overeenstemming met de visie, missie en doelstellingen van de organisatie.
Als we dan weten wat we moeten doen, is het zaak om datgene wat tot onze taak behoort, op een acceptabel niveau uit te voeren. Ook daarin gaat nogal wat mis. Door perfectionisme wordt veel tijd gestoken in details, die er niet toe doen en het product nauwelijks verbeteren. Maar ook doordat we bepaalde routines niet kennen, voeren we ze verkeerd uit en verliezen daardoor heel wat tijd.
Om werkprocedures goed te kunnen uitvoeren, is het nodig dat we tijd nemen om ze te doorgronden. We moeten onszelf dus trainen, ons een werkproces eigen maken.

Doelgericht en effectief werken betekent vooral je eigen werkzaamheden kritisch onder de loupe te nemen. Is het wel nodig dat een bepaald werk wordt gedaan? En als dat dan zo is, kan het dan anders, beter, sneller? Voeren we de werkzaamheden uit volgens een “best practice” of hebben we nauwelijks instructie gehad? Juist die instructie –hoe kan het werk het beste worden uitgevoerd- is vaak heel belangrijk. En “best and worse cases”: archieven zitten er vol van!

Best Practices, de beste manier van werken, kun je leren. En leren doe je onder andere door te experimenteren en te kijken of het anders, beter, sneller kan. Via opleidingen kun je leren hoe anderen werken, wat de beste methode is. Blijf daarbij kritisch: ook de beste methode valt te verbeteren (en vergeet niet: door het vermijden van perfectionisme valt tijdwinst te behalen)!

Onlangs mochten wij bij een organisatie een dergelijk proces begeleiden. Het ging erom de werkmethoden van het informatiebeheer te beoordelen. De afdeling kampte al jarenlang met structurele achterstanden, die steeds werden weggewerkt door een extern bureau. Door te werken aan een duidelijke missie voor de afdeling die werd aanvaard door het management (wat zien wij als onze taak, waarvoor kan men op ons rekenen, maar ook: wat doen wij NIET), door het takenpakket en de werkdruk te meten en verbeteringen aan te brengen in het takenpakket kwamen wij snel tot een mogelijke besparing van 30%. Dit leidde in eerste instantie tot ongeloof en veel “ja maars”. In een voorbeeldbewerking konden we laten zien hoe het anders kon, en geleidelijk aan raakten de medewerkers overtuigd.
Time management is vooral kiezen. Kiezen WAT je doet en HOE je het doet. Schuw daarbij het experiment niet: door steeds de dingen op dezelfde manier te blijven doen, verandert de wereld niet. Dus ook niet je werkdruk!

Over informatie-architectuur

2009-12-30T11:28:00.001+01:00

De informatiearchitectuur beschrijft de samenhang tussen de informatie, de werkprocessen en de communicatie als bedrijfsmiddelen/productiefactoren van een organisatie. De informatiearchitectuur is daarmee een onderdeel van de informatievoorziening binnen een organisatie.
De architectuur bestaat uit modellen en architectuurprincipes. Modellen worden vooral
opgesteld om de informatiestromen te visualiseren. De principes zijn de kaders en
richtlijnen waarmee de architectuur wordt gebruikt om de ontwikkeling en
implementatie te sturen.
Architectuur brengt structuur aan in de vele systemen, die de informatievoorziening inmiddels telt. In het architectuurontwerp wordt de samenhang tussen organisatie, processen, diensten, informatievoorziening en infrastructuren inzichtelijk. Het is gebaseerd op gemeenschappelijke uitgangspunten, richtlijnen en standaarden.

Er is inmiddels een referentiearchitectuur voor de overheid ontwikkeld, de Nederlandse Overheids Referentie Architectuur. NORA-informatiearchitectuur-v2-0-07 bevat ontwerpprincipes,modellen en afspraken voor het (her)inrichten van de elektronische overheid. Ze betreffen onder andere samenwerking voor integrale dienstverlening aan burgers en bedrijven, het koppelen van bedrijfsprocessen tussen overheidsorganen, het elektronische berichtenverkeer en het gezamenlijke gebruik van gegevens en netwerkverbindingen.
Uitgangspunten bij de ontwikkeling van NORA zijn de ideeën die er binnen de ambtenarij leven rondom de dienstverlening aan burgers en bedrijven over hoe de dienstverlening van de overheid er uit zou moeten zien. De klant centraal is daarbij het adagium. Dit uitgangspunt is verwoord in een beperkt aantal fundamentele principes voor de inrichting van de elektronische overheid.

Daarbij is rekening gehouden met de keuzes die zijn gemaakt bij de ontwikkeling van
basisvoorzieningen voor de e-overheid, maar ook met (inter)nationale standaarden en
breed gedragen inzichten uit de wereld van proces- en applicatieontwerp.
NORA is gerealiseerd in samenwerking met architecten uit meerdere
overheidsorganisaties, bestuurslagen en ICT-organisaties.
NORA kent verschillende afleidingen voor specifieke groepen. Zo is er voor gemeenten GEMMA, de Gemeentelijke Mid-office Architectuur. Voor het rijk is er MARIJ, de Mid-office Architectuur voor de Rijksoverheid. Provincies kennen PETRA, de Provinciale EnTerprise Referentie Architectuur een architectuur die nog niet is gepubliceerd en zich bevindt in versie 0.9 . Ook waterschappen kennen een gemeenschappelijke architectuur, de Waterschaps Informatie Architectuur WIA Waterschaps Informatie Architectuur. Zo is er een geaccepteerde referentiearchitectuur voor de overheid ontstaan die als basis kan dienen. Dit is een goede ontwikkeling, omdat nu binnen eenzelfde doelgroep hetzelfde begrippenkader wordt gehanteerd en hetzelfde basisplaatje, wat elke partij weer zelf kan aanvullen.

Ook wij van VHIC hebben een eigen architectuur bedacht. Petra was immers het dochtertje van Mammaloe en Pipo. Onze architectuur heet daarom Model Architectuur voor Moderne Ambitieuze Lokale Overheden en Entiteiten. Natuurlijk draait deze binnen een Perfecte Informatie en Processen Organisatie…

De boom van Krakow

2009-12-30T11:27:00.001+01:00

Het achttiende eeuwse Parijs was een echte informatiesamenleving, zegt Robert Darnston. Belangrijk was de boom van Krakow, een boom bij het Palais Royal. Hier verzamelden mensen zich om de laatste roddels door te nemen. Opmerkelijk is dat in die tijd ook het lied een belangrijk medium was. Veel mensen konden niet lezen, dus werd van roddels, nieuwsfeiten en geruchten een lied gemaakt, vaak op een bestaande melodie. Hieruit ontstond de Farce Majeure, een melodie die iedereen kon meezingen.
Opmerkelijk is dat door Internet het medialandschap overeenkomsten begint te krijgen met dat uit oud Parijs. Mensen verzamelen zich in communities, op forums en op blogs en nemen het laatste nieuws door.
Al ziet u het niet: ook deze blog is, met gemiddeld vijftig bezoekers per dag, zo een plaats aan het worden. Bescheiden, maar het begin is er.
Een nieuwe boom van Krakow waar u in de lommer van de bebladerde kruin heerlijk kunt verpozen.

Tandje hoger- upgrading my life

2009-12-30T11:09:00.000+01:00

Waar ik veel aan gehad heb om de inhoud van mijn computer te herstructureren, om een nieuwe indeling te maken voor de mailboxen van ons bedrijf en een bewaar- en vernietigingspolicy in te voeren (dit omvangrijke werk is inmiddels geklaard: weh hebben van de Belastingdienst zwart op wit dat we de facturen mogen weggooien nadat ze digitaal zijn gemaakt) is het boek Upgrade your Life van Gina Trapani. Het is gratis te downloaden van de website www.lifehacking.nl , waar nog andere heel interessante en motiverende boeken te vinden zijn. Begin niet om het uit te printen, dan kunt u beter een boek kopen, dat is veel goedkoper dan de kosten van papier en uw printkop.
In Upgrade your life vind je veel interessante tips hoe (veelal open source) software in te zetten voor een handiger digitaal leven. Zo maak ik gebruik van Picasa 3 voor het ordenen van mijn foto’s, gebruik ik del.icio.us voor het ordenen van de grote hoeveelheid favorieten, gebruik ik een open workbench en een mindmappingprogramma FreeMind, pas ik RSS-feeds toe, heb ik todolijsten eenvoudig bruikbaar gemaakt, heb ik de map mijn documenten anders ingedeeld, gebruik ik Firefox en veel nieuwe features van Google. Het was even wennen, maar mijn mailbox is nu een prima raadpleegbaar archief geworden, en ik ben afgestapt van de ingenieuze thesaurus- en andere boomstructuren, maak meer gebruik van zoekmachinemogelijkheden. Steeds vaker maak ik documenten in Open Source-toepassingen zoals Write en Calc. Elke avond is mijn mailbox leeg; ik heb geleerd om sneller te beslissen over toegezonden mail en mijn werkdag wordt niet meer door de mail bepaald.

Ik ben nu dus helemaal over. Heb mijn angst overwonnen. Digitaliseren is ook een kwestie van durven, van vertrouwen op de digitale mogelijkheden die je hebt.
Toch heb ik wat extra maatregelen genomen om mijn angsten te overwinnen. Van mijn laptop, waarop veel privégegevens, wordt elke avond een backup gemaakt op een Samsun Gstory Station external hard drive van 1 Tb. Mijn laptop had een schijf van 130 Gb, maar is uitgebreid met een extra schijf van 250 Gb, die permanente backups maakt. Beter dubbele backups dan geen backups....

Ben ik daarin wellicht té voorzichtig? Of gaat het, zoals in de jaren tachtig al in talloze onderzoeken is bewezen, nog steeds om de combinatie van structureren en zoekalgoritme?
Ik denk dat beide methoden elkaar nog steeds aanvullen. Alles bij elkaar leer ik nog steeds, en met veel plezier, de nieuwe technieken en mogelijkheden die automatisering te bieden heeft. Maar toch, aan sommige oude principes hou ik voorlopig nog vast. Je weet maar nooit. Ik stam nog uit de periode Zaalberg, die zaaksgewijze ordening invoerde omdat hij te maken had met numerieke systemen, waaruit steeds de belangrijkste stukken moesten worden opgezocht, met het risico dat er stukken vergeten zouden worden.
Als ik een dossier doorneem, wil ik ook alles bij elkaar hebben. Ik wil zeker weten dat ik alles heb, dat ik mijn oordeel baseer op alle mogelijke beschikbare kennis.
Misschien ben ik daarom zo gaan houden van het vak van documentalist....

Information Governance- een nieuwe richting voor recordsmanagement

2009-12-30T10:58:00.005+01:00

Op het gebied van Governance zijn de volgende boeken aan te bevelen:

Code Cultural Governance- pas toe of leg uit. In dit boek staan de uitgangspunten beschreven voor goed bestuur, adequaat toezicht en transparante verantwoording voor cultuyrele instellingen. Het karakter van de Code Cultural Governance is dat deze in beginsel wordt toegepast en dat eventuele afwijkingen worden gemotiveerd: het “pas toe of leg uit”-beginsel, wat we ook kennen uit de regel waarin organisaties ODF moeten gebruiken, of moeten uitleggen waarom ze dat niet doen. ISBN 90 7545 8339

IT-Governance is een nadere diversificering van het begrip Governance. IT Governance mechanismen is een boekje van prof. dr. Wim van Grembergen en Steven de Haes over IT Governance mechanismen- COBIT en de Balanced Scorecard. Het handelt over auditing in de praktijk. Het boekje levert een bondig overzicht van enkele belangrijke ondersteunende structuren, processen en relationele mechanismen uit de praktijk. Centraal punt in IT Governance is de fusie tussen business en IT, wat moet leiden tot meer waarde voor de organisatie. Deze doelstelling kan bereikt worden door IT Governance deel te laten uitmaken van corporate governance, en door het opzetten van een IT Governance raamwerk met best practices. ISBN 978-90-13-00003-0

Een derde boekje heet Controle is goed- vertrouwen is beter- over bestuurders en corporate governance, geschreven door Kees Cools. Dit boekje gaat vooral over macht. Macht is noodzakelijk en productief, maar moet ook worden gecontroleerd. Hoe je dat doet vind je in dit boekje. ISBN 9 789023 241768.

Dan is er ook al een echt handboek Corporate Governance van dr. S.C. Peij c.s. Het Handboek verscheen al in 2002, in 2007 de derde druk. Dit zeer volledige boekwerk gaat in op ontwikkelingen in de boardroom en de maatschappij, corporate governance in internationaal perspectief, het belanghebbendenperspectief, de rollen van commissarissen, bestuurders en aandeelhouders en de toekomst van corporate governance. Ik ben eigenlijk benieuwd hoe de volgend eherdruk eruit ziet, nadat het rookgordijn van de crisis is opgetrokken, met alle bijbehorende schandalen over beloning van topfunctionarissen. ISBN 978-90-13-04921-3

Meer over information governance leer je op de website over dat onderwerp, die wij ontwikkelden naar aanleiding van een studiedag in november 2009.

Inmiddels is er een leergang rondom information governance en recordsmanagement, de IGR. Deze leergang start in maart in Rotterdam en Zwolle. Meer informatie hierover vind je op www.vhic.nl (ga naar Faculty, kies leergangen).

De nieuwe Archiefregeling ligt ter inzage

2009-12-30T10:57:00.001+01:00

De Archiefregeling 2009, die in 2010 wordt vastgesteld, ligt nu ter inzage bij de Europese Commissie, en is te downloaden. Aangezien de Archiefregeling (net als de huidige archiefwettelijke regelingen) technische producteisen bevat, is notificatie van die voorschriften aan de Europese Commissie voorgeschreven. Notificatie dient ter preventieve controle door de Commissie op nationale regels die handelsbelemmerend kunnen zijn in het kader van de interne Europese markt. Met de notificatie van de Archiefregeling is een wachttermijn van minimaal drie maanden gaan lopen waarbinnen de regeling nog niet in werking mag treden. Dit is de zogenoemde standstill-periode. In beginsel is de tekst van de conceptregeling gedurende de standstill-periode niet openbaar. Na afloop van de standstill-periode zal de Archiefregeling worden gepubliceerd in de Staatscourant. De regeling zal dan overigens niet onmiddellijk van kracht zijn. Voorzien zal worden in een voor de uitvoering adequate implementatietermijn. Begin november 2009 is de tervisietermijn verlopen. Het Nationaal Archief zal de communicatie over de regeling gaan verzorgen.

We denken nog in papieren termen

2009-12-30T10:32:00.000+01:00

Organisaties -en vooral overheidsorganisaties- zijn bezig hun administratieve werkprocessen te automatiseren. Er komen steeds minder papieren documenten door de toename van het elektronisch berichtenverkeer. Mail registreert zichzelf als je de belangrijke regel in acht neemt dat je elk bericht voorziet van een goede inhoudsomschrijving en dit eventueel nog onderbrengt in een specifieke werkmap.
De belangrijkste ontwikkeling in overheidsadministraties zal zijn het digitaal ontvangen van informatie via elektronische webformulieren. Dit betekent eigenlijk dat er een invulscherm is gemaakt, waarin jij je gegevens vastlegt, zoals ook gebeurt als je telebankiert: je denkt de gegevens in te vullen in een kaart, maar dat is natuurlijk niet zo: de gegevens worden opgenomen in een database.
Een organisatie doet er dan ook goed aan om te proberen het aantal te scannen documenten zo veel mogelijk te beperken. Bijna alle documenten, op een enkele brief of tekening na die nog handgeschreven is, worden al elektronisch gemaakt. Het is dus zaak om deze documenten elektronisch te houden en ook het berichtenverkeer waar mogelijk elektronisch te maken. En alles wat elektronisch binnenkomt, behoeft niet te worden overgezet naar een ander medium, dus is er geen vervangingsbesluit op van toepassing!

Maar hoe doe je dat dan, zo veel mogelijk digitale documenten binnenhalen? Er zijn een aantal manieren:

a. Vraag je klanten om digitaal te communiceren met je organisatie, in een algemeen geaccepteerd formaat. De overheid speelt hierop in door sinds 1 januari van dit jaar te kiezen voor het Open Document Formaat. Overheden zijn verplicht dit formaat te gebruiken of aan te geven waarom ze het niet gebruiken! Dit formaat zou gelezen moeten worden door alle systemen die er in de toekomst zijn en het zou dus een platform worden zoals ook PDF een manier is om documenten aan te maken, te transporteren en weer te lezen. Dit PDF is ook een manier om documenten te behandelen.

b. Door in algemene voorwaarden op te nemen dat aanbiedingen en te leveren rapportages bij voorkeur digitaal worden geleverd in een algemeen geaccepteerd formaat. De digitale kopie wordt daarbij als het origineel beschouwd. Offertes, Requests for information/proposal, aanbiedingen: bij voorkeur in digitale vorm;

c. Aan de balie wordt door klanten samen met een ambtenaar een formulier ingevuld, waarbij de ambtenaar even een andere kant uitkijkt wanneer de klant de digitale pincode invult.

d. Komt toch nog een papieren document of boekwerk binnen, neem dan de moeite om de afzender te vragen of dit ook digitaal te ontvangen is. U hoeft dan geen scan te maken. Is het een omvangrijk document in MB’s (rapport, tekening) bel dan de betrokken instantie of persoon en vraag om een digitale kopie;

e. Stimuleer digitaal corresponderen door bijvoorbeeld een korting te geven op dienstverlening wanneer hiervoor elektronische media worden gebruikt.

Het zijn zo maar wat praktische voorbeelden die je het leven gemakkelijker kunnen maken. Het voorkomt discussies over kleurscanning of zwart-witscanning: de andere partij bepaalt -op basis van jouw voorwaarden- hoe het materiaal wordt aangeleverd. De andere partij verrijkt het document eventueel met een extra pagina-indeling, met het aanleggen van bladwijzers, met tekeningen, schema’s en bijbehorende modellen. Maar ook heb je direct digitale originelen in handen waarbij er geen discussie bestaat over vervanging van deze originelen: ze zijn immers al origineel als digitaal document voorhanden!